Proceso sencillo para un eficaz mapeo de procesos
Enviado por Popeye57 • 15 de Julio de 2022 • Trabajos • 2.854 Palabras (12 Páginas) • 50 Visitas
"El que no aplique nuevos remedios
deberá esperar nuevos males,
porque sabrá que el tiempo,
es el máximo innovador"
- Sir Francis Bacon -
Para desarrollarse en la empresa con el personal que realiza las actividades.
1.- PREPARACIÓN
Es necesario comprender varios términos utilizados en el desarrollo de esta actividad. Además, aclarar que existen diferentes métodos para llevar a cabo un adecuado mapeo de procesos según el tamaño, la necesidad y la profundidad o problemática que exista en la organización. Aquí aplicaremos solo una de ellas, para resolver la necesidad específica de Ferretería Guillén.
Existen ocho niveles de/o profundidades de estudio propensos a este análisis y que se enlistan desde el mayor detalle, hasta el detalle preciso. Estos son:
- Macro procesos
- Procesos clave
- Procesos fuente o de apoyo
- Sub procesos
- Actividades
- Procedimientos
- Formas
- Políticas
La necesidad que FG requiere, es que analicemos todos estos puntos, puesto que si bien es cierto vamos a estructurar “todo de nuevo”, la verdad es que ya contamos con áreas, actividades, puestos, personas en cada puesto y un organigrama de tipo funcional y eso nos va a ser referenciar nuestro mapeo de procesos.
2.- MATERIALES
Para realizar nuestra actividad y que se simplifique el momento de ubicar nuestro trabajo es necesario, independiente mente de tener un salón amplio, con paredes libres de cuadros, contar con:
- Hojas de rotafolios (sueltas, 20 aprox.)
- Pizarrón
- Marcadores (para pizarrón blanco y acuacolor para rotafolios)
- Masking Tape (un rollo pequeño, tipo escolar)
- Lápiz (1 para cada participante)
- Goma (1)
- Hojas en blanco tamaño carta (50-100 )
- Post it de colores (100 crema o amarillas; 25-50 rojas o naranja; 100 verdes; 100 azules o rosas, preferentemente que sean los colores tradicionales o tonos al pastel, pero no de las llamadas Neón)
- Estambre (opcional) (4 madejas pequeñas de diferentes colores, preferentemente: azul, verde, roja, amarilla)
- Pritt (1 solo, si se compran los estambres)
- Lap top
- Impresora
- Pantalla (opcional)
- Cañón (opcional)
3. INFORMACIÓN PRELIMINAR
Como paso inicial y fundamental, puesto que ya existen los puestos, es recabar todas las actividades que se llevan a cabo en la empresa, no importando en este momento si es lo que deben de hacer o no, si lo quieren hacer o no, si les gusta o no, si se debe hacer o no. Simplemente se anotan. En el “remoto caso” que se repitan actividades, se anotan como 1), 2), 3) o las veces que se repitan (si es posible anotar en cada actividad que se repita en dónde se repite, ej. 1)XXX actividad en ventas y la misma 2)XXX actividad en patio), también a manera de conocimiento, se anota quién hace cada actividad registrada.
Es decir se hace un listado del sig. Tipo: Matriz de Actividades
No. | Qué | Quién | Cómo | Orden | Revisa | Observ. |
Descripción de la Matriz de Actividades
No. | Orden | Anotamos el número progresivo de las actividades que vamos registrando |
Qué | Hace | Describimos con dos o tres palabras qué actividad realiza |
Quién | Lo hace | Anotar el nombre de quién realiza esta actividad |
Cómo | Lo hace | Describir brevemente cómo realiza la actividad, preferentemente anotarla por pasos |
Orden | Quién lo indica | Anotar el nombre, con puesto de la persona que da la orden para realizar la actividad |
Revisa | Quién lo revisa | Anotar el nombre, con puesto de la persona que supervisa que la actividad se haya llevado a cabo correctamente y a quién le entrega la actividad final. |
Para desarrollarse en sesión estratégica, en retiro (Petit Comitée)
4.- VACIADO DE DATOS
Para tener presente, en todo momento, las actividades, las personas y los procedimientos que ya se llevan a cabo actualmente en FG. Es recomendable hacer lo siguiente:
Pegar en la pared extrema a las paredes donde se trabajará el mapeo de procesos, rotafolios (1 rotafolios para cada dos áreas de actividad, es decir, área de contabilidad y área de ventas en un solo rotafolios, etc).
Vaciar la información de la matriz de actividades en los post it, de la siguiente manera:
[pic 1]
Una vez vaciada toda la información ir pegándola de manera vertical, en el rotafolios, en el área que corresponda, al frente las actividades y atrás el o los cómo.
Rotafolios área 1y2 Rotafolios área 3y4 Rotafolios área 5y6, etc.[pic 2][pic 3][pic 4]
Una vez vaciados estos datos en los rotafolios, nos olvidamos de ellos y procedemos a la siguiente etapa.
5.- ORIENTACIÓN DE MIS PROCESOS
a).-Para iniciar el mapeo de procesos (como si fuera empresa nueva), necesito definir primeramente: cuál es el sistema básico que requiero o necesito para la (NFG) Nueva Ferretería Guillén (sólo por llamarle de alguna manera a este trabajo, así como se le podría llamar modelo PROSIGA con FG, que significaría PROceso de SInergia GAnsos u otro nombre). Entonces, en una hoja de rotafolios anoto la gráfica simple de sistemas:
...