“ACTIVIDAD 3” REPORTE DE INVESTIGACIÓN EN DOCUMENTO WORD

CONSIGNA

Para el desarrollo de la siguiente actividad investiga e identifica en la organización en la que trabajas, si cuentan con un sistema de información. A partir de lo detectado, describe lo siguiente:

a)    Identifica las áreas que conforman la organización y que datos, procesos e información se genera en cada una de ellas.

b)    Seguidamente, con base a la información analizada, elabora un reporte en un documento de Word  que describa los siguientes puntos:

El sistema de información utilizado por la organización;

Los módulos que lo integran;

Las áreas en que se utiliza cada módulo;

La eficiencia y eficacia en cuanto a la ejecución de sus procesos internos de la organización.

c)     Recuerda que es importante que señales a detalle los datos, procesos e información que genera cada área de la organización.

d)    No olvides revisar el material de consulta sugerido para esta actividad, que podrás visualizar en línea.

e)    Al concluir tu actividad, envíala a través de esta plataforma tecnológica, para su oportuna revisión y retroalimentación. No olvides respetar los criterios de evaluación establecidos para esta actividad.

No debes olvidar que estoy para retroalimentar y aclarar cada una de tus inquietudes, por ello es importante que las externes en el foro de dudas y comentarios habilitado para esta unidad.

DESARROLLO

El sistema de información utilizado por la organización;

El sistema que utilizamos en mi centro de trabajo se llama “Magis” el cual fue elaborado especialmente para satisfacer las necesidades de captura ingresos y egresos de la dependencia en la que trabajo. Específicamente la elaboración de pólizas, las cuales tienen como base diferentes catálogos, como son los catálogos de cuentas las cuales son los conceptos de gasto, los catálogos de proveedores, los catálogos de cuentas bancarias y con base a esto comprobar los gastos con sus determinados asientos de cargos y abonos. Dentro del mismo sistema hay diferentes submodulos los cuales tienen funciones para crear ordenes de pago y tirar reportes generales, como balanzas, auxiliar mayor, entre otros estadísticos contables.

Los módulos que lo integran;

• Gastos por comprobar: en este módulo dentro del sistema se utiliza para cargar los gastos específicos de bienes, materiales y servicios adquiridos para darle forma a las pólizas.

• Catálogos: en este módulo se capturan los catálogos de deducciones, proveedores, materiales, obras, proyectos, deudores y acreedores. Además de un catálogo de los trabajadores al servicio de la dependencia.

• Obra pública: este módulo esta creado específicamente para capturar gastos de obra pública y elaborar las pólizas respectivas al gasto a comprobar referente a proyectos de construcción.

• Ordenes de pago: en este módulo se recaba la información que se detalla dentro del módulo de “gastos a comprobar” para emitir un formato que autoriza el pago de ciertos gastos después de ser analizadas meticulosamente.

Las áreas en que se utiliza cada módulo;

• Gastos por comprobar: Este módulo lo utiliza el área de contabilidad quien se encarga de cargar ciertos gastos como son la nómina, impuestos etc.; el área de compras carga específicamente gastos de adquisición de bienes; el área de recursos materiales quien se encarga de cargar los servicios de mantenimiento; todos estos utilizan la clasificación del gasto para que posteriormente dentro del mismo modulo el área de tesorería autorice el gasto y cargue el pago para finalizar con la póliza.
• El módulo de catálogos: lo utiliza el área de tesorería debido a que esta área se encarga de supervisar el proceso de la captura de gastos y por lo tanto manipulan este módulo.

• Módulo de Obra pública: este módulo lo utiliza el área de tesorería, el área de control presupuestal y el área de supervisión de obras.

• Módulo de ordenes de pago: este módulo al cual estoy a cargo lo utilizamos en el área de control presupuestal en el cual revisamos lo tramites y reportes de adquisición de bienes, servicios y gastos para después emitir un formato para comprobar la autorización de estos mismos.

La eficiencia y eficacia en cuanto a la ejecución de sus procesos internos de la organización.

Sinceramente el programa es relativamente nuevo y tiene ciertos detalles, además de que la carga de trabajo y de información que se ingresa es muy grande requiere de un mantenimiento constante y desde mi perspectiva siento que el personal de soporte y mantenimiento no está al cien por ciento capacitado para resolver de manera inmediata las necesidades de corrección de errores y soporte del software. Fuera de todo esto si se utilizara al cien por ciento las herramientas que ofrece el programa nos facilitaría aún más el trabajo en el área contable de cual quiera dependencia pública y además que se podría adaptar a las necesidades de alguna empresa de iniciativa privada.

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