ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

4.4. REGISTROS

Lo registros, necesariamente están ligados a un proceso, una actividad o una tarea. El contenido del registro y los datos allí incluidos, dependerán de la información a registrar. Es necesario que al elaborar un registro, se considere que en los diversos procesos deben ser elaborados de manera tal que la información registrada sea confiable, completa, legible, y asegurar la comprensión de la información allí entregada. Los registros deben proporcionar evidencia de que los procesos y el producto cumplen con los requisitos del cliente.

Todos los registros asociados a la Matriz de Proceso (REG-DRT-SGC-016), deberán identificarse y almacenarse en la Gerencia de área que le corresponda en la Web del SG u otro sistema validado por la DRT, con la finalidad de asegurar su, protección, recuperación, asimismo en el registro REG-DRT-SGC-012, deberá definirse el tiempo de retención y disposición final de este documento.

4.5. ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.

Será responsabilidad de cada área asegurar el control, difusión y la protección de los documentos que ella emita (procedimientos, instructivos, registros u otros), incluidos los registros de origen externos (trazabilidad, resguardo, accesibilidad y disposición final), ingresando su información asociada, al registro REG-DRT-SGC-012 “Control de Documentos”.

Todos los documentos en ambiente PDF que estén ingresados a la página Web del SGC, se darán por oficializados y formalmente comunicados a la organización. Para el uso operativo de los formatos de registros, se deberá disponer además, de un archivo editable. Son las mismas áreas las responsables de subir a esta Web su información.

Todos aquellos documentos disponibles en la Web del SG, se consideran como ORIGINALES O COPIA CONTROLADA. Las impresiones o copias del mismo, constituyen una COPIA NO CONTROLADA. Los Coordinadores o facilitadores del SGC en las áreas, están facultados para generar impresos o copias controladas de los documentos originales, en donde para su control se deberá proceder como Sigue:

a) En la carátula del documento ya impreso, se deberá indicar un correlativo interno del área para el control de la COPIA CONTROLADA, ingresando la fecha de entrega y la firma del Coordinador o Facilitador del SGC.

b) El Coordinador o Facilitador deberá además, mantener en su poder un formulario que registre el control de COPIAS CONTROLADAS, éste formulario debe al menos recoger la siguiente información: Código, Nombre del Documento, Versión, fecha de entrega, Nombre y Firma del Receptor, y ubicación final del documento, se propone el registro REG-DRT-SGC-008 “Control de Copias Controladas” para el uso de control de documentos impresos. No obstante lo anterior, las áreas tendrán libertad para diseñar su propio registro de control, considerando

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