CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Estado Elaborador Revisor Aprobador

En Revision

Stehberg Polonsky Samuel

Ferrada Jaime

Gerente General Division

1. Objetivo:

Establecer la forma de controlar y distribuir los documentos, datos, de origen interno y externo que sustentan el Sistema Integrado de Gestión SIG. Para asegurar que éstos puedan ser ubicados, examinados, revisados, aprobados y estén disponibles para su aplicación.

2. Alcance:

Este procedimiento se aplica a todo el Sistema Integrado de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de la División Los Bronces.

3. Definiciones:

Copias No Controladas: Impresiones o copias de Documentos Controlados y cuya vigencia debe ser verificada por el usuario para la realización de sus actividades.

Documento Controlado: Documento del SIG que esta sometido a las instancias de elaboración, revisión, aprobación, modificación, distribución, obsolescencia y archivo.

Documento Obsoleto: Documento original que ha sido modificado y que se retira rápidamente de todos los puntos de distribución y uso, si se mantiene, sólo para tener un historial de los cambios registrados, se debe indicar su condición mediante una identificación adecuada.

Documento Original: Respaldo firmado de los Documentos Controlados del SIG.

Documentos de Origen Externo: Corresponden a originales o copias de los documentos utilizados por el SIG, elaborados por organismos externos tales como: normas internacionales, manuales, etc.

Documentum: Es una herramienta computacional sobre la cual se desarrollan “Aplicaciones de Gestión Documental”.

Listado Maestro: Corresponde a un compendio de información necesaria para el buen funcionamiento del SIG, organizado informáticamente.

3. Descripción de la Actividad:

El control, vigencia y disponibilidad de los procedimientos estructurales, se encuentran en Intranet/DOCUMENTUM, en la carpeta SIG de la División Los Bronces y su respaldo en poder de la Gerencias S&SO y MAC según aplique..

Cada proceso de la División Los Bronces mantendrá en forma independiente los registros y bancos de datos necesarios para respaldar su gestión del Sistema Integrado de Gestión SIG, utilizando diferentes herramientas de control, tales como Intranet, DOCUMENTUM, discos compartidos de la red, sistemas de control de proceso y/o archivadores.

El responsable del archivo y custodia del Documento Original, como también en el caso de modificaciones o nuevos documentos relacionados con el SIG, es el responsable asignado del proceso al cual pertenece. Cada proceso debe mantener actualizado su Listado maestro de Documentos en Intranet/Documentum..

Cada Proceso debe asegurarse que se identifiquen los documentos de origen externo que son necesarios para la planificación y operación del SIG, controla su distribución, y actualiza con esta información el Listado Maestro de Documentos del Proceso, o mantiene en forma independiente el Listado Maestro de Documentos de la empresa.

La persona que detecte que un documento no es aplicable, debe informar a la instancia de aprobación respectiva, para que esta decida su eliminación del control del SIG.

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