ANACUNA-GPAS-G1-AE1-IAEa

Capítulo destacados

•

Propósito: Este capítulo presenta los métodos y estrategias para la negociación de un contrato de servicios tecnológicos , riesgos para evitar y métodos para llegar a un acuerdo que apoyará una relación exitosa y el éxito del proyecto mutuo probada.

•Puntos clave:

oUn negociador eficaz es bien preparado y conoce los requisitos técnicos y de negocios, así como las fortalezas y debilidades de su / su posición frente a la otra parte negociadora .

oNegociación exitosa comienza con la preparación al inicio de la adquisición , incluso antes del desarrollo de la oferta presentada.

oLas principales áreas de preparación incluyen la comprensión de las necesidades del negocio, la comprensión del mercado y ponerse en contacto con referencias de clientes .

oLa negociación de un contrato de licencias de software presenta algunas consideraciones de negociación únicas.

oPor lo general hay más costos involucrados en una adquisición de tecnología que el precio de venta inicial . Los costos de apoyo y tecnologías anexas son muy superiores a los ahorros de pegatina que pueden parecer atractivos en la compra elemento original.

Tabla de contenido

6.0 Introducción

§2.2-4301 ( b ) del Código de los Estados de Virginia , en parte : "Las negociaciones se llevarán a cabo a continuación, con cada uno de los oferentes que hayan sido seleccionadas . Se considerará precio , pero no tiene por qué ser el único factor determinante . Después de las negociaciones se han llevado a cabo con cada oferente lo selecciona, el organismo público deberá seleccionar al oferente , que , en su opinión, ha hecho la mejor propuesta y se adjudicará el contrato a la oferente. . ".

Contratación mediante negociación es un proceso de llegar a un entendimiento común a través de la negociación sobre los elementos de un contrato , como la entrega , especificaciones , precio , mitigación de riesgos y la asignación y los términos y condiciones. La interrelación de estos factores , junto con los derechos de propiedad de propiedad intelectual , los sistemas heredados existentes, la Commonwealth objetivos estratégicos y / o empresariales, requisitos de arquitectura y de seguridad de la Commonwealth, protección de datos y el acceso de usuarios al software privativo hacen que la negociación de un contrato de tecnología más compleja que no tecnológico contratos.

Un negociador eficaz es bien preparado y conoce los requisitos técnicos y comerciales , así como las fortalezas y debilidades de su / su posición frente a la otra parte negociadora . Sólo a través de la conciencia de la fuerza relativa de negociación será un negociador sabe dónde sea firme y / o donde se pueden hacer concesiones permisivas en precios y condiciones .

Además de la visión de los expertos en tecnología y expertos en la materia (PYME) , los equipos de negociación se benefician de la entrada de asesores legales, compra y / o las unidades de negocio que van a utilizar la tecnología. Expertos de negociación dicen que la causa más común de fracaso de las negociaciones - o en un contrato - es el fallo de uno o ambos lados de definir su parte del trato con claridad. Un equipo de negociación bien redondeado ayuda a asegurar un contrato con éxito mediante el desarrollo de una estrategia clara y completa la negociación.

Negociación exitosa comienza con la preparación al inicio de la adquisición , incluso antes del desarrollo de la oferta presentada. Una solicitud bien preparada delineará las normas o procedimientos de negociación que la agencia espera que los proveedores sigan. Esta estrategia fortalece la posición negociadora de la Comunidad .

26.1 etapas de negociación de contratos

Preparación 26.1.1

Las principales áreas de preparación incluyen la comprensión de las necesidades del negocio, la comprensión del mercado y ponerse en contacto con referencias de clientes . Estos pasos se pueden haber realizado anteriormente en la fase de contratación, pero revisitando ellos en esta etapa te ayudarán en el desarrollo de una estrategia clara y completa la negociación.

Entender las necesidades del negocio. Considere que va a utilizar la solución y por qué lo necesitan . Determinar si la necesidad es crítica o deseado y qué tan pronto se necesita. Evite negociación cuando se tiene prisa o lo que consideran cuestiones contractuales, tales como el precio, pueden verse afectados por las negociaciones apresuradas . Discutir los planes de contingencia para qué hacer si la solución deseada no se puede obtener en el plazo necesario. Determinar cuántos usuarios necesitarán la solución, cómo van a utilizar y qué tipo de uso se anticipa . Prueba o testigos demostraciones de la solución ( s ) propuesto. Lo que unos estados proveedores y lo que la solución propuesta realmente ofrece puede ser muy diferente

Entender el mercado. Las propuestas de los proveedores pueden ser una gran fuente de datos actual del mercado que se relaciona directamente con el proyecto de TI . Busque información sobre los precios. En general, la solución que desea se ha aplicado antes. Esto significa que la información de precios comparables debe estar disponible en el mercado o de otros usuarios. Llevar a cabo un estudio de mercado , si uno no se ha hecho ya . Hay varias fuentes de información ( Gartner , Forrester , las fuentes de Internet , etc. ) para ayudar a comprender mejor el mercado.

Referencias de clientes Contacto . Las previstas por el proveedor probablemente proporcionará

26.1.2 Realizar un análisis de riesgos

Identificar posibles riesgos del proyecto en base a la propuesta ( s ) seleccionado y los requisitos de la RFP . Esto ayudará a asegurarse de que ha cubierto todas las áreas para llevar a la mesa de negociación . Va a incluirlos en la estrategia final de negociación. La segunda pestaña del Apéndice A, Mitigación de Riesgos Hoja de trabajo , proporciona una valiosa herramienta para garantizar una visión integral de las posibles áreas de riesgo del proyecto para negociar alrededor. Tales áreas incluyen, pero no se limitan a lo siguiente:

•

Commonwealth y / o VITA estrategias tecnológicas y dependencias que afectan el éxito del proyecto pueden incluir:

• Red , arquitectura interna , las principales aplicaciones y / o actualizaciones de servidores

• problemas de interfaz

• A falta de requisitos en la declaración de trabajo ( SOW) / funcionalidad / procesos de negocio

• Desarrollo / crecimiento / mejora por fases

• Horario ( interdependencias en otras aplicaciones / sistemas / componentes de hardware / software / subcontratistas / socios / disponibilidad de datos, etc. )

• Precio ( análisis de requerimientos / personalización / conversión de datos / alcance fluencia)

• Riesgos de gastos / presupuestos outyear

• Cambios

• La rendición de cuentas de proveedores / viabilidad

• Experiencia de servicio al cliente del proveedor de referencias

• Proveedor de productos / limitaciones del servicio

• Restricciones de licencia / cuestiones

• Supuestos Proveedor / excepciones a los requisitos técnicos / funcionales / negocio

• Supuestos Proveedor / excepciones a los términos y condiciones

• Supuestos Proveedor / excepciones a otras áreas

• Declaraciones de propuestas poco claras

26.1.3 Desarrollar la estrategia de negociación

  Determinar definitiva alcance / funcionalidad de RFP y propuesta seleccionada ( s ) y / o cualquier "ahora vs. posteriores " o elementos activos .

  Resolver cualquier estándar plataforma / Arquitectura internos o requeridas - VITA o problemas de dependencia legado.

  Confirmar presupuesto máximo .

  Identificar los elementos de la solicitud de propuesta y propuesta ( s ) seleccionada en la que se lo puede permitir un cierto grado de flexibilidad de negociación y aquellos en los que no se puede.

  Definir " clave", no negociable , primaria (propuesto vs. objetivo) , secundaria (propuesto vs. objetivo) y los factores de "walk -away " de negociación. Determine cómo granular quieres ir . Estos factores deben incluir , pero no están limitados a:

  Precio

  Alcance

  Horario

  Hitos / entregables

  Nivel de Rendimiento de Medición / Servicio Acuerdos / remedios o Incentivos

  Licencia de software

  Código fuente / Depósito en Garantía

  Negocios / funcional

  técnico

  Prueba de FUNCIONAMIENTO / Rendimiento

  Criterios de aceptación definitiva

  El Período de Garantía

  Garantía

  Formación / Documentación

  Mantenimiento y Soporte

  Los Servicios de Transición

  Proceso de Cambio / Administración

  Gestión de Proyectos

  El personal clave , en su Caso

  Requisitos de Informes

  Gestión de los Recursos de Tecnología de Seguridad / Información ( ITRM ) Requisitos De la política

  Facturación / pago

  Horario de ALEJAR el pago , en su Caso

  Términos y Condiciones



...