ANALISIS DE SISTEMAS FASE 1

CASO DE ANALISIS:

Una gran empresa familiar de tapetes persas y otras alfombras importadas plantea instalar un sistema automatizado de inventario en sus cuatro tiendas. El sistema permitirá el monitoreo continuo de las alfombras en bodega, ordenadas y por surtir, así como la captura rápida de los artículos recién recibidos en el registro de inventario.

Actualmente, un sistema de computadora central, localizado en la tienda principal, guarda toda la información. Las sucursales se conectaran al sistema mediante terminales. El personal recupera la información introduciendo datos acerca de la alfombra específica deseada o la clase de alfombras que sean de interés. Si el usuario quiere buscar una clase de artículos (por ejemplo, alfombras persas antiguas), el monitor muestra una pantalla llena de información y entonces hace una pausa hasta que el usuario oprima una tecla, pidiendo la siguiente pantalla de información.

Un aspecto particularmente importante de las operaciones es que cada tienda mantenga su propio inventario de alfombras únicas. Todos los artículos tienen su propio número de serie, clasificados por tipo (tales como persa, china o india), estilo, tamaño y edad (en años). Se mantienen registros separados para los artículos que tiene cada tienda por lo que en el sistema manual actual, en cada almacén se tienen cuatro libros de inventario por separado, uno por cada tienda. Si un cliente está buscando un tipo particular de alfombra, el vendedor primero le muestra las alfombras disponibles en esa tienda. Si el cliente desea saber de otras alfombras o si la tienda no tiene la alfombra que el cliente quiere, entonces el vendedor telefonea a las otras tiendas y les pregunta si cuentan con el artículo deseado. Al recibir el pedido telefónico, el personal de ventas debe dejar de hacer lo que estaba realizando y verificar sus registros. (A veces pueden responder de memoria, sin verificar los registros de existencias, aunque en ocasiones ocurren errores cuando se procede de esta manera.)

PROBLEMAS DETECTADOS:

- No hay control de los productos almacenados, el inventario de productos resulta ser una actividad esencial en el desarrollo de operaciones, por tal motivo se considera necesario tener un sistema que permita controlar el manejo de inventarios, brindando un adecuado almacenamiento, control de existencias físicas, anotaciones de entradas y salidas, conciliaciones con registros, conteos físicos, soportes diarios, entre otros procedimientos que aplican las grandes empresas.

- Atención a los clientes lenta: Para dar un buen servicio al cliente, no basta con atenderlo con amabilidad, sino que también es necesario atenderlo con rapidez. Pero la atención es lenta debido a que no tienen información exacta.

ROLES ESCOGIDOS:

ROL DE ANALISTA:

Primero ejecutaría un estudio de control interno en los 4 locales investigando los diferentes procesos que efectúan, en el manejo de sus inventarios, por medio de encuestas, datos históricos, datos estadísticos, etc. De esta manera se obtendrá información necesaria que permita aplicarlos en este sistema.

Se plantea un sistema de control de inventarios el cual es una herramienta fundamental en el desarrollo de las actividades económicas de la empresa.

Con este software se podría garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la empresa por parte de los diferentes empleados y administrativos.

ROL EXPERTO TÉCNICO:

Como experto técnico debo funcionar como un especialista solucionador de problemas. Debo realizar análisis, pruebas e instalación de computadoras y sistemas de hardware, conectar PCS a una red y configurar el equipamiento periférico,

...