ANÁLISIS DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA PARTE OPERATIVA PARA LA EMPRESA IMPORTADORA GRAN ANDINA LTDA. “PIECES”

ANÁLISIS DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA PARTE OPERATIVA PARA LA EMPRESA IMPORTADORA GRAN ANDINA LTDA.

“PIECES” (Prestaciones-Información, Economía-Control-Eficacia-Servicios) 

El análisis se realiza para detectar los problemas, oportunidades y normas en el sistema actual.

Análisis de Prestaciones

En el proceso de ventas considerando las operaciones, las inspecciones y las operaciones inspecciones como tiempos productivos, se encuentra una productividad del 47.8%, mientras que los transportes, los retrasos y los almacenamientos considerados como improductivos son el 52.2%.

En el proceso de importación dando el mismo calificativo a cada una de las actividades, se encuentra productivo en un 10% e improductivo en un 90%.

Teniendo en cuenta el anterior análisis se puede decir que los tiempos improductivos de los dos procesos son altos, por lo que se detecta un problema y a la vez una oportunidad de mejora.

Análisis de Información

Actualmente en el proceso de ventas los vendedores tienen toda la información referente a los repuestos en listados impresos, los cuales se actualizan al comenzar la semana (día lunes), una vez se realiza la primera venta de la semana el listado impreso presenta información no confiable, lo que genera re trabajos por parte del almacenista, quien cada vez que realiza un despacho debe llevar un control especial de la información real de los inventarios. Adicionalmente el vendedor en caso de no estar seguro de la existencia del repuesto en la bodega, debe llamar al almacenista para que éste le confirme la disponibilidad del producto.

Otro problema que se encuentra en esta área con respecto al listado impreso, es el dar una información equivocada a los clientes, en datos como el precio de la mercancía, o la máquina para la que se utiliza. Esto sucede por problemas visuales o de desconcentración, lo que genera el re trabajo de volver a hacer la factura.

En el proceso de importaciones es indispensable que la información que suministra almacén sea altamente confiable, ya que dependiendo de estos datos es que se programan las importaciones. Se ha presentado el inconveniente de ordenar la importación de mercancía que aún tiene existencias en la bodega, generalmente en razón a que dicha mercancía no se encuentra en el sitio donde habitualmente debe estar, y por consiguiente el encargado de revisar los inventarios al no encontrarla en su lugar la reporta como inexistente. Adicionalmente, el almacenista por causa de la desorganización existente genera reportes inexactos, despacha los repuestos equivocados y genera demoras en el proceso.

Análisis de Economía 

En los procesos de venta e importación se presentan altos costos al realizar re trabajos por errores cometidos. Estos incluyen el tiempo utilizado por los empleados al estar repitiendo tareas que se habían hecho anteriormente.

Existen costos de papelería que se pueden reducir, ya que la impresión de cuatro listados de precios semanalmente y la impresión de formatos para los vendedores, representan para IGRANDINA inversión en papelería y cintas de impresión.

Análisis de Control 

Actualmente en el proceso de ventas se realizan varias actividades de control que se pueden eliminar teniendo un buen sistema de información. Entre los controles que se realizan, están la confirmación de la mercancía en bodega, esto es ocasionado porque los listados impresos no son confiables. Otra actividad de control, se realiza al llenar un formato impreso por parte del vendedor para que la secretaria de ventas haga la factura. Estos controles se pueden eliminar obteniendo una significativa reducción de costos y tiempos en el proceso.

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