DISEÑO DE UN METODO DE CONTROL EN ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES DE LAS TIENDAS DE LA EMPRESA ASOCIADA EPK

DISEÑO DE UN METODO DE CONTROL EN ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES DE LAS TIENDAS DE LA EMPRESA ASOCIADA EPK.

LUZ ADRIANA DUQUE RAMIREZ

[pic 1]

PROFESIONAL EN CONTADURIA PÚBLICA

Barranquilla, Colombia. 2020

DISEÑO DE UN METODO DE CONTROL EN ARCHIVO DE DOCUEMNTOS CONTABLES DE LAS TIENDAS DE LA EMPRESA ASOCIADA EPK.

LUZ ADRIANA DUQUE RAMIREZ

Tutor: Mg. Natalia Caro Amaris

Informe  de Prácticas en la empresa “Mss Corpotarions S.A.S”

UNISIVERSIDAD MINUTO DE DIOS

PROFESIONAL EN CONTADURIA PÚBLICA

Barranquilla, Colombia. 2020

ÍNDICE

1. Justificación ----------------------------------------------------- 4

1.1 Objetivos ------------------------------------------------------- 8

1.2 Objetivo general ---------------------------------------------- 8

1.3 Objetivos específicos --------------------------------------- 8

1.4 Diagnóstico del área de intervención ------------------- 8

1.4.1 Identificación de las necesidades de la organización objeto de apoyo. --------------------------------------------------------------- 10

2. Direccionamiento estratégico ------------------------------ 11

2.1 Misión ----------------------------------------------------------- 11

2.2 Visión ----------------------------------------------------------- 11

2.3 Valores Corporativos --------------------------------------- 11

2.4 Marco contextual -------------------------------------------- 12

2.4.1 Naturaleza de la organización y breve reseña histórica. ----- 12

2.4.2 Organigrama de la de la empresa o institución y ubicación del estudiante en él. -------------------------------------------------- 13

2.5 Estructuración del plan de trabajo con funciones propias de la disciplina. ----------------------------------------------------------- 13

3. Desarrollo disciplinar y resultados de la práctica. ------- 14

3.1 Cronograma de actividades previsto. (Diagrama de Gantt) ---- 14

3.2 Descripción de herramientas y recursos utilizados -------- 14

3.3 Descripción detallada del plan de trabajo, funciones y compromisos establecidos. ----------------------------------- 15

3.4 Aportes realizados a la Organización desde su cargo. --------15

3.5 Matriz DOFA o FODA personal de la experiencia de práctica realizada ---------------------------------------------------------- 16

3.6 Marco Conceptual ----------------------------------------- 16

3.7 Marco normativo (aplicable a las funciones desarrolladas propias de la disciplina). ------------------------- 17

4. Evaluación de la práctica. ---------------

4.1 Planeación vs Ejecución ---------------

4.2 Indicadores de desempeño. ----------

4.2.1 Indicadores de cumplimiento -------

4.2.2 Indicadores de evaluación -----------

4.2.3 Indicadores de gestión ----------------

4.3 Autoevaluación del estudiante sobre su práctica con respecto a su desempeño dentro de la organización --------^[a]

5. Conclusiones y recomendaciones. -------- 20

5.1 Beneficios logrados para su perfil profesional ------- 24

6. Bibliografía -------------------------------------- 25

7. Anexos ------------------------------------------- 26

1. JUSTIFICACIÓN

De acuerdo Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos es la que da el lineamiento para las políticas y procesos en archivística en el país y no establece los periodos de conservación documental, estos se registran en el instrumento archivístico Tablas de Retención Documental.

 Referente con el tiempo de conservación de los documentos contables y facturación, le informamos lo siguiente de acuerdo con la siguiente normatividad para este tipo documental, así:

El Decreto 410 de 1971 Código de Comercio de Colombia Art. 60 Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser eliminados por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta.

Además, ante la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de esta firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se eliminaron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

Por otra parte, la Ley 962 de 2005 Artículo 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

De ahí la importancia de los archivos de una empresa, son muy importantes ya que representan su memoria, sin ellos sería imposible poder rescatar hechos pasados que servirían para corroborar situaciones o hechos que se hallan realizado en el giro ordinario de sus actividades económicas. Además, permiten uniformidad en el manejo de la información de cualquier empresa, lo que permitirá la localización rápida de cualquier clase de documentos.
 

Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:

1.     Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
2.      Guardar de manera ordenada el material reunido.
3.     Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.

Es por esta razón es de gran relevancia implementar y diseñar un control para el archivo.

En el desarrollo de este proyecto se pretende aplicar conocimientos que redunden en el beneficio de la empresa, se requiere apoyar la compañía aprovechando el beneficio obtenido al estudiar en la universidad minuto de Dios la cual tiene un alto contenido social.

1. OBJETIVO GENERAL

Implementar y desarrollar un sistema de archivo que sea pertinente para la conservación de documentos contables de las tiendas de la empresa asociada a EPK.

1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Realizar un diagnóstico que permita identificar la realidad de los documentos contables recaudados de las tiendas (Boucher, facturas, obsequios, cuadre de cajas, etc.)

• Evaluar el método de control que se utilizara para manejar esta información, llevando un registro desde el momento en que lo envía la tienda hasta que la asignarle un registro donde reposa.

• Elaborar e implementar el método de control de archivo ejecutando y cumpliendo con la durabilidad que debe tener soportes contables.

1. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN

El correcto tratamiento de la información suele ser una prioridad al interior de las empresas y entidades, por ello la gestión documental se ha visto en la obligación de avanzar y de ofrecer salidas eficaces en pro de la protección de los documentos. Un concepto que se relaciona con la administración de información de manera organizada y controlada. Dicha gestión solo es llevada a cabo gracias a sistemas operativos o softwares, los cuales ayudan a los usuarios a mantener un control integral sobre los documentos y un acceso seguro y fácil a los mismos (ATS Gestión documental, s.f.).

Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación (Level TAX, s.f.).

Por imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación, aunque cese la actividad empresarial.

...