BASES DE DATOS DOCUMENTALES: ESTRUCTURA Y PRINCIPIOS DE USO

RODRÍGUEZ YUNTA, Luis. Bases de datos documentales: estructura y uso. En: MALDONADO,

Ángeles (coord.). La información especializada en Internet. Madrid: CINDOC, 2001

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BASES DE DATOS DOCUMENTALES: ESTRUCTURA Y PRINCIPIOS DE USO

Luis Rodríguez Yunta

CINDOC-CSIC

INDICE

1. Introducción.

2. Definición de base de datos documental bibliográfica

3. Tipología de las bases de datos documentales

3.1. Tipología según el organismo productor

3.2. Tipología según el modo de acceso

3.3. Tipología según su cobertura temática

3.4. Tipología según su cobertura documental

3.5. Tipología según el modelo de tratamiento documental

4. Estructura interna de una base de datos

5. La recuperación de información en bases de datos documentales

5.1. Opciones de búsqueda

5.2. Herramientas de búsqueda

5.3. Campos de búsqueda y control del vocabulario

6. Otras operaciones de la consulta de una base de datos: visualización,

impresión, exportación,...

7. ¿Cómo realizar búsquedas en bases de datos?

8. ¿Qué debe conocerse sobre una base de datos antes de utilizarla?

9. Bases de datos y acceso al documento original

10. Bibliografía

1. INTRODUCCIÓN

El objetivo de este capítulo es presentar las características generales de las bases de

datos bibliográficas y ofrecer algunas informaciones básicas para un uso más eficaz de

las mismas. Bajo la denominación genérica de bases de datos documentales se

engloban diferentes modelos que pueden diferenciarse tanto en el contenido (tipos de

documentos que describen) como en la estructura de las mismas. Los primeros

apartados de este capítulo intentan establecer una tipología.

Sin embargo, existen otras diferencias entre bases de datos marcadas por los

distintos programas informáticos con los que se realiza el acceso a su interrogación.

La segunda parte de este capítulo sistematiza las funciones fundamentales que

pueden encontrarse en dichos programas.

2. DEFINICION DE BASE DE DATOS DOCUMENTAL BIBLIOGRÁFICA

Una base de datos es un conjunto de información estructurada en registros y

almacenada en un soporte electrónico legible desde un ordenador. Cada registro

constituye una unidad autónoma de información que puede estar a su vez

estructurada en diferentes campos o tipos de datos que se recogen en dicha base de

datos. Por ejemplo, en un directorio de miembros de una asociación, un registro será

la ficha completa de cada uno de los socios. En cada registro se recogerán

determinados datos, como el nombre, la profesión, la dirección o el teléfono, cada uno

de los cuáles constituye un campo.

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Hay tres grandes modelos de bases de datos según el contenido de sus

registros:

- Bases de datos con información factual: recogen informaciones muy

concretas y actuales, generalmente de carácter numérico: datos

estadísticos, series históricas, resultados de encuestas, convocatorias de

becas o subvenciones, convocatorias de eventos, ofertas de empleo,...

- Directorios: recogen datos sobre personas o instituciones especializadas

en una actividad o materia concreta. Hay directorios de profesionales, de

investigadores, de centros de investigación, de bibliotecas, de revistas

científicas, de empresas, de editoriales,...

- Bases de datos documentales. En este último grupo, cada registro se

corresponde con un documento, sea éste de cualquier tipo: una publicación

impresa, un documento audiovisual, gráfico o sonoro, un documento de

archivo, un documento electrónico,...

Una base de datos se crea y mantiene de forma continuada con el objetivo de resolver

necesidades de información concretas de un colectivo, una empresa o el conjunto de

la sociedad. Estos recursos electrónicos pueden ser consultables directamente en

formato electrónico o ser utilizados para elaborar productos impresos: bibliografías,

directorios, informes.

Los registros de las bases de datos documentales pueden incluir o no el contenido

completo de los documentos que describen, según lo cuál se distinguen tres

categorías:

- Bases de datos de texto completo: son aquellas que estén constituidas

por los propios documentos en formato electrónico, por un volcado

completo de su texto. Pueden incorporar además campos en los que se

contiene la información fundamental para facilitar su descripción y

recuperación. En estos sistemas la operación de búsqueda (que puede

abarcar la totalidad del texto) y la consulta del documento se producen sin

salir del propio sistema de información.

- Archivos electrónicos de imágenes: están constituidos por referencias

que permiten un enlace directo con la imagen del documento original, sea

éste un documento iconográfico (fotografías, imágenes de televisión,...) o

un documento impreso digitalizado en formato de imagen. En estas bases

de datos normalmente la búsqueda está limitada a los campos de la

referencia bibliográfica y no se pueden localizar otros términos presentes

en el texto completo del documento original.

- Bases de datos referenciales: sus registros no contienen el texto

original sino tan sólo la información fundamental para describir y permitir la

localización de documentos impresos, sonoros, iconográficos, audiovisuales

o electrónicos. En estos sistemas de información sólo se puede obtener

referencias sobre documentos que habrá que localizar posteriormente en

otro servicio (archivo, biblioteca, fototeca, fonoteca,...) o solicitar a un

servicio de suministro de documentos. Sin embargo, una base de datos

referencial puede incluir campos que faciliten la localización del documento

(bibliotecas, signaturas, direcciones en Internet,...) o incluso enlaces

directos para obtener directamente el original a través de otro programa

(tratamiento de texto, navegador de Internet,...).

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Las bases de datos bibliográficas son generalmente bases de datos

documentales referenciales, cuyos registros contienen referencias de documentos

impresos o de texto.

3. TIPOLOGIA DE LAS BASES DE DATOS DOCUMENTALES

Se pueden establecer diferentes tipologías para caracterizar los diferentes modelos de

bases de datos documentales. Aquí se han establecido cinco clasificaciones

alternativas:

− Según el organismo productor.

− Según el modo de acceso.

− Según su cobertura temática y el destinatario.

− Según su cobertura documental.

− Según el modelo de tratamiento documental.

Las tres primeras son aplicables a cualquier tipo de base de datos, mientras

que las otras dos son específicas de las bases de datos documentales.

3.1. TIPOLOGÍA DE LAS BASES DE DATOS SEGUN EL ORGANISMO

PRODUCTOR

3.1.1. Bases de datos de organismos públicos y de la administración: Las

bibliotecas y centros de documentación de los ministerios, instituciones públicas,

universidades y organismos públicos de investigación elaboran gran cantidad de

recursos de información. Estos sistemas pueden ser:

- Bases de datos de acceso público, sean gratuitas o no.

- Bases de datos de uso interno, con información de acceso restringido.

3.1.2. Bases de datos de instituciones sin ánimo de lucro: Fundaciones,

asociaciones, sindicatos y organizaciones no gubernamentales elaboran

frecuentemente sus propios sistemas de información especializados.

3.1.3. Bases de datos de entidades privadas o comerciales: Los centros de

documentación, bibliotecas y archivos de las empresas pueden elaborar distintos tipos

de sistemas de información:

- Bases de datos de uso interno para facilitar la circulación de información

dentro de la empresa

- Bases de datos de uso interno que ocasionalmente ofrecen servicio hacia el

exterior (usuarios particulares u otras instituciones).

- Bases de datos comerciales, diseñadas específicamente para ser utilizadas

por usuarios externos.

3.1.4. Bases de datos realizadas por cooperación en red: Se trata de sistemas

de información cuya elaboración es compartida por diversas instituciones. Algunas

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bases de datos internacionales se elaboran a través de este sistema de trabajo, con

diversos centros nacionales responsables de la información perteneciente a cada país.

3.2. TIPOLOGÍA DE LAS BASES DE DATOS SEGÚN EL MODO DE ACCESO

3.2.1. Bases de datos de acceso local. Para consultarlas es necesario acudir al

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