CONCEPTOS BÁSICOS DE SISTEMAS Y DE AUDITORIAS

INTRODUCCION

A fina les del siglo XX, los Sistemas Informáticos se han constituido en las herramientas más poderosas para materia l izar uno de los conceptos más vitales y necesarios para cualquier organización empresarial, los Sistemas de Información de la empresa.

La Informática hoy, está subsumida en la gestión integra l de la empresa, y por eso las normas y estándares propiamente informáticos deben estar, por lo tanto, sometidos a los genera les de la misma. En consecuencia, las organizaciones informáticas forman parte de lo que se ha denominado el "management" o gestión de la empresa. Cabe aclarar que la Informática no gestiona propiamente la empresa, ayuda a la toma de decisiones, pero no decide por sí misma. Por ende, debido a su importancia en el funcionamiento de una empresa, existe la Auditoría Informática.

En la siguiente investigación hablaremos un poco de lo que es la auditoria, sus tipos, Los sistemas y la informática, la relación entre la auditoria y los sistemas de información. Por otra parte hablaremos de los centros de procesamientos de datos a relación con la auditoria.

AUDITORIA

Dentro de la literatura nos podemos encontrar con distintas conceptos de Auditoria, sin embargo las variaciones entre uno y otro están dadas ya se a por el tipo de auditoria o el enfoque de cada una de ellas.

A continuación algunos de los conceptos de auditoria

La Auditoria puede definirse como «un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso».

"Un proceso sistemático que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencia sobre las afirmaciones relativas a los actos y eventos de carácter económico; con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas".

Esta definición es un poco restringida, por cuanto reduce la auditoria a eventos solamente de carácter económico, siendo la labor de la auditoria mucho más amplia, abarcando también aspectos administrativos, como el manejo de los recursos humanos, recursos técnicos, la informática, los sistemas, entre otros.

Por otra parte la Auditoria constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización.

Otro elemento de interés es que durante la realización de su trabajo, los auditores se encuentran cotidianamente con nuevas tecnologías de avanzada en las entidades, por lo que requieren de la incorporación sistemática de herramientas con iguales requerimientos técnicos, así como de conocimientos cada vez más profundos de las técnicas informáticas más extendidas en el control de la gestión.

TIPOS DE AUDITORIA

Internacionalmente las auditorias se clasifican atendiendo a:

1) La afiliación del auditor:

Estatal

Independiente

Privada

2) La relación del trabajo:

Externas

Internas

3) El objeto que se revisa:

Estatal general,

Estatal Tributaria

Independiente

4) Los objetivos fundamentales que se persiguen:

Auditoria de Gestión

Auditoria de estados Financieros

Auditorias para fines Especial

Medioambientales

Certificación de calidad ISO, HACCP, BPM

Auditoria Tributaria

Auditoria de sistemas de Información

El carácter interno de los Órganos de Auditoria de las empresas, hace que las clasificaciones que más se utilicen sean las Internas, que constituyen el control que se desarrolla como instrumento de la propia administración y consiste en una valoración independiente de sus actividades: examen de los sistemas de Control Interno, de las operaciones contables - financieras y aplicación de las disposiciones administrativas y legales que corresponden, con la finalidad de mejorar el control y grado de economía, eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos, prevenir el uso indebido de éstos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general.

SISTEMAS

Enfocándonos un poco las auditorias al área de la informática, esta tiende mucho a relacionarse con sistemas que interactúan y monitorean los procedimientos que se ejecutan dentro de una computadora, pero para tener un concepto mas claro de que son los sistemas y como se relacionan con la auditoria les muestro los siguientes conceptos:

“Un sistema informático como todo sistema, es el conjunto de partes interrelacionadas, hardware, software y de recurso humano (humanware) que permite almacenar y procesar información. El hardware incluye computadoras, que consisten en procesadores, memoria, sistemas de almacenamiento externo, etc. El software incluye al sistema operativo, firmware y aplicaciones, siendo especialmente importante los sistemas de gestión de bases de datos. Por último el soporte humano incluye al personal técnico que crean y mantienen el sistema (analistas, programadores, operarios, etc.) y a los usuarios que lo utilizan.”

Partiendo de este concepto podemos decir que los sistemas en la mayoría de los casos son usados para el manejo y procesamiento de la información, es decir, transmitir y recibir datos por eso es que también pueden ser denominados Sistemas de Información informáticos.

INFORMATICA

La informática es la ciencia que busca la máxima eficiencia y economía en el tratamiento de la información mediante la utilización de unas máquinas automáticas concretas, los ordenadores conocidos también con el nombre de computadora. Cada actividad humana utiliza un determinado tipo de información y necesita tratarla de manera específica.

La informática estudia las diferentes formas y métodos de procesar la información de manera automática y se define como el tratamiento racional de la información.

Informática es una palabra compuesta que proviene de la contracción de las palabras INFORmación y autoMATICA. Podemos decir entonces que la informática es el tratamiento automatizado de la información y los mecanismos que permiten realizar estas transformaciones.

La informática es la ciencia que estudia los sistemas inteligentes de información, es ciencia porque sus conocimientos son de validez universal y, además, utiliza el método científico.

SISTEMAS DE INFORMACION

Un Sistema de Información es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para las operaciones de dicha empresa y para actividades de dirección y control, correspondientes para desempeñar su actividad de acuerdo a sus estrategias de negocio.

El sistema de información en una empresa debe responder a objetivos de la organización en los niveles operativo, táctico y estratégico. Ejemplo la actividad contable de una empresa como es el suministro de datos sobre las actividades, el suministro de informes y el mantenimiento de registros es un sistema de información contable que responde al objetivo de la empresa.

La información para que sea útil debe estar disponible:

- En gráficos y/o informes escritos

- A tiempo oportuno, es decir, cuando se los necesita.

- A un costo económico, módico, o sea, a un precio razonable.

Ejemplo: En una empresa, utilizando un programa se puede realizar la nómina de empleados en el menor tiempo posible. Algunos datos que se deben entrar son: código, nombre, cargo, salario básico, días trabajados, horas extras y descuentos, después del procesamiento de datos, el resultado es un cheque con el neto a pagar.

Para que todo este procesamiento de información, manejo de datos y ejecución de procesos sean organizados y distribuidos con eficiencia, eficacia y responsabilidad se debe realizar un seguimiento de las actividades, es allí donde nace el concepto de Auditoria de Sistemas y Auditoria Informática.

AUDITORIA DE SISTEMAS

Se encarga de llevar a cabo la evaluación de normas, controles, técnicas y procedimientos que se tienen establecidos en una empresa para lograr confiabilidad, oportunidad, seguridad y confidencialidad de la información que se procesa a través de los sistemas de información. La auditoria de sistemas es una rama especializada de la auditoria que promueve y aplica conceptos de auditoria en el área de sistemas de información.

La auditoria de los sistemas de información se define como cualquier auditoria que abarca la revisión y evaluación de todos los aspectos (o de cualquier porción de ellos) de los sistemas automáticos de procesamiento de la información, incluidos los procedimientos no automáticos relacionados con ellos y las interfaces correspondientes.

El objetivo final que tiene el auditor de sistemas es

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