CRITERIOS DE EQUIPO (HARDWARE) Y PERIFERICOS

CRITERIOS DE EQUIPO (HARDWARE) Y PERIFERICOS

A efecto de mostrar los requerimientos mínimos que se deben solicitar para equipos y periféricos de cómputo, nos permitimos elaborar este cuadro comparativo, resaltando sus principales componentes.

1. Computadora
2. Deberemos considerar de preferencia las versiones más recientes en el mercado acerca de procesadores, controladores de memoria, de entrada y salida con el fin de evitar en lo posible la obsolescencia prematura del equipo, pero sobre todo considerar que la memoria y disco duro satisfagan requerimientos futuros.

• Marca
• Modelo
• Procesador
• Velocidad GHz
• Memoria RAM
• Memoria Cache
• Disco Duro
• Tipo de Monitor
• Unidad CD y DVD(COMBO) –RW
• Controlador video
• Teclado
• Mouse
• Tarjeta de red
• Fax MODEM
• Numero de Slots o Ranuras de expansión.
• Drive Diskettes
• Valor + IVA
• Garantía

1. Impresoras

• Marca
• Modelo
• Resolución (dpi)
• Velocidad (p.p.m.)
• Alimentador de hojas y capacidad
• Tamaño del papel
• Rendimiento por cartucho y costo
• Ciclo de trabajo recomendado diario y mensual
• Memoria RAM Base
• Posibilidad expansión
• Fuentes
• Valor+IVA
• Garantía

1. Scanner

• Marca
• Modelo
• Resolución (dpi)
• Velocidad (p.p.m.) de escaneo
• Alimentador de hojas y capacidad
• Compresión de datos
• Ciclo de trabajo recomendado diario y mensual
• Capacidades adicionales de digitalización
• Diapositivas.
• Película.
• A distancia (escaneo planetario)
• Tratamiento de imágenes
• Valor +I VA
• Garantía

1. Reguladores y No Brake

• Marca
• Modelo
• Número de contactos
• Minutos de respaldo (No brake)
• Regulador integrado (No brake).
• Capacidad en Watts.
• Valor+IVA
• Garantía

1. Concentradores

• Marca
• Modelo
• Número de puertos
• Tipos de Conectores.
• Regulador integrado
• Capacidad en Watts.
• Configurable Manual y por software
• Valor+IVA
• Garantía

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE SOFTWARE

El escoger un software resulta un aspecto importante cuando pretendemos automatizar una Unidad de Información Archivística. Deberemos ante todo, enfocarnos a realizar un proceso formal que nos ayude a regular nuestras decisiones y escoger la mejor alternativa de compra que satisfaga nuestras necesidades institucionales.

Se recomienda ante todo, definir específicamente nuestras necesidades y contemplar los recursos disponibles para que a partir de ello, definamos nuestros objetivos.

Un elemento exterior a nuestra organización y no por eso, no importante lo constituyen los proveedores que invariablemente pretenderán influir en nuestra decisión de compra y más aún en esquivar sus obligaciones a la hora de exigir cumplimientos.

Como punto de partida, deberemos de considerar que el objetivo general y el alcance de nuestra incorporación tecnológica estén claramente definidos mediante entrevistas con los usuarios involucrados para detectar sus necesidades, mismas que serán solicitadas a los proveedores formalmente. Esta actividad nos brindará la oportunidad de delimitar el alcance de nuestro proyecto informático; así como deslindar responsabilidades futuras.

Antes de plantearnos la posible adquisición de un software para archivo, deberemos de solicitar que los proveedores puntualicen las características principales que ostenta el software que ofertan, por lo que es necesario tomar en consideración los siguientes rubros:

Representa la oportunidad que tiene la institución o comprador para solicitar al proveedor que especifique las bondades y características que ofrece su software como solución a nuestros requerimientos de automatización archivística.

Dentro de estas podemos resaltar las siguientes.

1. El software cumple con la normatividad y criterios archivísticos de la ISAD-G, ISAAR (CPF), EAD (Descripción Archivística Codificada, Norma de estructura de datos para distribuir información por Internet) etc.
2. El software cumple con la normatividad requerida por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LFTAIP).
3. El software cuenta con Cuadros de Clasificación Archivística, Guía Simple de Archivos, Inventarios Generales, Generación de Nomenclaturas y Reportes de expedientes y documentos.
4. Considerar si la plataforma actual que utiliza la institución es adecuada o requiere su actualización y/o sustitución.
5. Las características del Servidor con que actualmente cuenta la institución, satisfacen las necesidades del software (es recomendable una inspección del proveedor a nuestras instalaciones para determinarlo).
6. En caso de requerir adquirir un Servidor, este deberá contemplar que pueda soportar procesamiento simétrico, con el objeto de aumentar su capacidad de procesamiento, en la medida que se incrementen la cantidad o complejidad de las aplicaciones y el número de usuarios.
7. Cuáles son los clientes con que cuenta en el país y cuál es el máximo volumen de registros que ha manejado (checar si está inscrito en el padrón de proveedores).
8. El proveedor de software cuenta con una lista de evaluación del programa.
9. El software cuenta con ayudas interactivas de apoyo al usuario.
10. Convocar al proveedor para que explique de manera concisa y puntual por qué su software es la mejor opción en el mercado que satisface nuestras necesidades archivísticas.
11. Solicitar al proveedor una instalación de prueba de su software para evaluar sus bondades en un periodo de al menos 60 días.
12. Posee el proveedor de software distintos niveles de seguridad de manera modular y jerárquica para funciones y acceso a la base de datos.
13. Posee el proveedor de software procedimientos de respaldo que garantice la integridad de la información.
14. Cuenta el software con módulos que permitan monitorear la certeza de las actualizaciones al propio sistema de manera continua y periódica.
15. tiene el software capacidad para ejecutarse de modo monousuario y multiusuario (red). Especificando la limitante en usuarios simultáneos-
16. Cuenta el sistemas con interfaz de búsqueda de acuerdo al estándar ISO z39.50 para facilitar y estandarizar el procedimiento de acceso y consulta a todas las base institucional e interinstitucional a través de operadores de búsqueda y posicionamiento amigables.
17. El software tiene la capacidad para realizar funciones operativas de respaldo, reportes y monitoreo mientras los usuarios consultan nuestros catálogos.
18. Si existe un software de terceras compañías, el proveedor se compromete a la migración a su sistema y cuál sería su costo.
19. Cuál es el lenguaje primario de programación que utiliza el software que nos ofertan.
20. Cuál es el manejador de base de datos (DBMS) que utiliza.
21. Cuenta el software con módulos que garanticen el exportar e importar información para interactuar con otros sistemas afines.
22. El software permite la gestión integral de contenidos multimedia y/o meta datos asociados a los documentos primarios.
23. Integra digitalización y gestión de imágenes conjuntamente con su registro y vinculación entre documentos y contenidos.
24. El software permite modificar, eliminar expedientes, anexar documentos a expedientes previamente creados, reubicarlos, modificar su clasificación y con esto las referencias para los principios de orden y origen que requieran registrarse.
25. Cuenta el software con redundancia suficiente para garantizar su disponibilidad en horas extremas y de mayor demanda.
26. Cuenta el sistema con tablas de Retención o Transferencia que permita manejar las distintas edades o etapas de archivo (trámite-concentración-histórico).
27. Cuenta el proveedor con un programa de mantenimiento que permita su actualización, mejora y compatibilidad a futuras versiones de software.
28. El software maneja Internet e Intranet necesarios para interactuar con otros sistemas afines.
29. El software cuenta con instrumentos para determinar una DSI (Difusión Selectiva de Información) que permita el diseño de usuarios y perfiles autorizados para acceder a nuestra información.

CRITTERIOS PARA LA SELECCIÓN DEL PROVEEDOR.

Los proveedores que posea una empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta. El contar con buenos proveedores no sólo significa contar con insumos de calidad y, por tanto, poder ofrecer productos de calidad, sino también la posibilidad de tener bajos costos, o la seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez que se requieran.

Por lo que cada vez que tengamos que elegir a nuestros proveedores, debemos tomarnos nuestro tiempo y evaluar bien las diferentes alternativas que existan.

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