Actividad de recepción/resguardo de equipo de hardware

Actividad de recepción/resguardo de equipo de hardware

Objetivos Riesgos Actividad de Control

Garantizar con un proceso de recepción/resguardo de bienes informáticos Desorden en las entradas y en la asignación de bienes informáticos Especificar en los planes y programas cómo se ingresa al almacén los equipos de cómputo y transmitir esto a los empleados que se encargan de estas funciones

Garantizar que el número total de computadoras son ingresadas correctamente al almacén Perdidas de equipos e incluso robo de los mismos Designar al personal que se encargará de recibir los equipos y que asimismo se encargara de documentar dicho proceso

Documentar de manera detallada y exacta todas las entradas de equipos de cómputo al almacén correspondiente Información incompleta o inexacta sobre las entradas al almacén El personal designado de recibir los equipos se encargara de verificar que dada equipo funcione correctamente, documentando este proceso, firmando de Revisó dicho proceso

Devolver las mercancías que presentan daños o que no funcionan adecuadamente Inspección inadecuada de las mercancías recibidas En caso de que el personal designado de recibir los equipos encuentre un bien que no funciona correctamente o se encuentra dañado, este procederá a levantar un acta debidamente documentada en la cual informará al proveedor y al superior inmediato, para que se proceda a la devolución

Crear número de inventario que cuente con una descripción detallada Desorden en las entradas y salidas del almacén El encargado del almacén, elaborará un sistema de creación de números de inventario, que al menos contendrá los siguientes datos:

a) Tipo de bien

b) Año de compra

c) Últimos 3 números de factura

Garantizar que los bienes son procesados adecuadamente para que no se extravíen los equipos Extravío de equipos sin asignar y asignados El encargado del almacén pondrá etiquetas con el número de resguardo a cada uno de los bienes y este elaborará una base de datos con este inventario

Autorizar la asignación de bienes al personal de la empresa Procedimientos de autorización deficientes que propician errores en el ingreso al almacén así como en la asignación de los mismos El Director de Informática con apoyo del encargado del almacén, deberá autorizar las salidas del almacén, esto, mediante un RESGUARDO que contendrá lo siguiente:

a) Nombre del personal de la empresa al que se asignará dicho bien

b) Bien a asignar

c) Número de inventario de cada bien

d) Estado del bien que se entrega (B=buen estado; M= mal estado)

e) Firma de la persona a la que se le asigna los bienes

f) Firma del Director de Informática

Garantizar la asignación

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