Como Elaborar Tablas En Acces

INDICE

♥¿Cómo se crea una tabla en Access?---3

♥¿Qué es una relación entre tabla de Access?----3

♥¿Qué es el modelo de relación?----4

♥¿Cómo se crean las relaciones de tablas mediante el modelo de entidad de relación?------4

♥¿Cómo agrego o elimino tablas de relación?---------8

♥¿Cómo modifico y elimino relaciones de tablas?----9

♥¿Qué consultas se pueden realizar utilizando las tablas?------------------------13

♥¿Qué es importar y exportar datos?-----14

♥¿Cómo se importan datos de Word y Excel Access y viceversa?---------- 15

I. ¿Como se crea una tabla en Access?

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.

3. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

II. ¿Qué es una relacion entre tablas de Access?

en una base de datos relacional, las relaciones permiten evitar los datos redundantes. Por ejemplo, si está diseñando una base de datos que realizará el seguimiento de información sobre libros, podría tener una tabla denominada Títulos que almacene los datos de cada libro, por ejemplo el título, la fecha de publicación y el editor. También hay información que podría desear almacenar sobre el editor, como su número de teléfono, dirección y código postal. Si fuera a almacenar toda esta información en la tabla de títulos, el número de teléfono del editor se duplicaría para cada título que el editor imprimiera.

Una solución mejor es almacenar sólo una vez la información del editor en una tabla independiente, Editores. Colocaría entonces un puntero en la tabla Títulos que hiciera referencia a una entrada de la tabla Editores.

Para asegurarse de que los datos están sincronizados, puede exigir la integridad referencial entre las tablas Títulos y Editores. Las relaciones de integridad referencial ayudan a garantizar que la información de una tabla coincida con la de otra. Por ejemplo, cada título de la tabla Títulos debe estar asociado a un editor concreto de la tabla Editores. No se puede agregar un título a la base de datos para un editor que no exista en ella.

III. ¿Que es el modelo de relacion?

Un diagrama o modelo entidad-relación (a veces denominado por sus siglas en inglés, E-R "Entity relationship", o del español DER "Diagrama de Entidad Relación") es una herramienta para el modelado de datos que permite representar las entidades relevantes de un sistema de información así como sus interrelaciones y propiedades.

IV. ¿Cómo se crean las relaciones de tablas mediante el modelo de entidad de relación?

Tabla Alumno

si tenemos la entidad Alumno que definimos como:

Tabla ALUMNO(DNI, Nombre, Apellido1, Apellido2, Telefono, Calle, Ciudad, Provincia, FNacimiento, EstadoCivil)

CP: DNI

Creando la tabla en vista "Diseño" obtenemos:

Tabla Asignatura

Y la entidad Asignatura definida como:

ASIGNATURA(Codigo, Nombre, Creditos, Dni_prof, Observaciones)

CP:Codigo

Tabla Matricula

Y sabiendo que un alumno se puede matricular de muchas asignaturas y que una asignatura a su vez puede tener muchos alumnos matriculados, podemos definir entre ambas entidades la relación (n-m) matricula como:

MATRICULA(DNI, Codigo_asig, Fecha, Nota)

CP:DNI,Codigo_asig,Fecha

Y la tabla quedaría como:

Creación de Relaciones

Seleccionamos la opción Relaciones del menú Herramientas:

Agregamos las tablas (Alumno, Asignatura y Matricula):

Que son:

Y por último sólo falta arrastrar los campos relacionados de la tabla con la relación 1 a la tabla con la relación muchos, es decir crear las relaciones, en las que seleccionaremos siempre :

Exigir Integridad Referencial

Actualizar en cascada los campos relacionados

Eliminar en cascada los registros relacionados

En el caso de Alumno-Matricula (1 Alumno.DNI se puede repetir n veces en Matricula.DNI) arrastramos el Alumno.DNI sobre la Matricula.DNI:

Y si repetimos la misma operación entre Asignatura.Codigo y Matricula.Codigo_asig queda el esquema E-R en Access según se muestra en la figura siguiente:

V. ¿Cómo agrego o elimino tablas de relación?

Añadir tablas a la ventana Relaciones.

Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono de la barra de herramientas.

Para añadir la tabla podemos elegir entre:

hacer clic sobre el icono Mostrar tabla

o bien,

del menú Relaciones elegir la opción Mostrar tabla

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.

Añadir las tablas necesarias.

Cerrar el cuadro de diálogo.

Quitar tablas de la ventana Relaciones.

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono de la barra de herramientas.

Después podemos elegir entre:

hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá,

hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y del menú Relaciones elegir la opción Ocultar tabla

Desaparecerá de la ventana la tabla y todas las relaciones asociadas a ella.

¿Cómo modifico y elimino relaciones de tablas?

Modificar una relación

Para cambiar una relación, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación, modifíquela.

1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla.

La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

2. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.

O bien

En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones

1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.

2. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogoOpciones de exploración.

3. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

4. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien

En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Modificar relaciones.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

5. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir integridad referencial.

Configurar el tipo de combinación

1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se devuelven todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.

OPCIÓN COMBINACIÓN RELACIONAL TABLA IZQUIERDA TABLA DERECHA

1. Incluir solo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales. Combinación interna Filas coincidentes Filas coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y solo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales. Combinación

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