Comunicacion Efectiva

LA INFORACIÓN Y SU TRATAMIETO EN LA EMPRESA.

El general podríamos decir que 'información" es todo aquello que se da y recibe sobre un hecho, tema o situación.

A continuación encontrarás cinco puntos importantes, que tienen relación con el tratamiento que debemos darle a la "INFORMACIÓN" desde el punto de vista de la empresa.

TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN.

1 Recogida de Información.

Tu sabes que existen muchas maneras de dar y recibir información. Mencionaremos las más comunes:

a.- Información Telefónica: Constantemente nos estamos comunicando a través del teléfono con nuestros clientes, proveedores, otras sucursales, otras empresas, con bancos, etc.

b.- Informaciones Orales: Nos comunicamos y recibimos informaciones en forma personal de nuestros clientes, representantes, supervisores, auditores, inspectores, etc.

Respecto a la información oral es de suma importancia tener presente que:

LA INFORMACION QUE SE ENTREGA DEBE SER CONFIABLE, ES DECIR, UNA PERSONA QUE MANEJA UN CONJUNTO DE INFORMACIONES, DEBE DIFERENCIAR LA QUE ES CONFIDENCIAL RESPECTO DE LA PÚBLICA Y DEBE RECONOCER QUIENES SON LOS DESTINATARIOS DE CADA INFORMACIÓN.

LOS INTEGRANTES DE UNA INSTITUCIÓN SON LOS PRINCIPALES ENCARGADOS DE QUE LA COMUNICACIÓN ENTRE LAS PERSONAS DE SU EMPRESA FLUYA. ESTO SIGNIFICA QUE NO INTERPRETA NI CAMBIA LA INFORMACIÓN.

c.-Informaciones Escritas:

Existe una cantidad enorme de información escrita que se maneja en la oficina y que tu iras conociendo en su oportunidad.

También recolectamos información de: periódicos, revistas especializadas, folletos publicitarios, material de promoción, publicaciones oficiales, etc.

2 Registro de Información.

Para tener un control eficiente de la información esta debe registrarse en el momento de ser recibida. Existen registros computacionales y manuales.

Por ejemplo: un recado telefónico deberá ser registrado en un impreso adecuado para ello.

Si un documento será utilizado por más de una persona deberás fotocopiarlo para evitar su pérdida.

La correspondencia recibida y los documentos serán registrados en un libro especial o en el registro computacional antes de ser repartidos a los diferentes departamentos o secciones de la empresa.

Las citas y visitas deben ser anotadas en la agenda de trabajo.

3 Elaboración de la Información.

Antes de utilizar la información, ésta ha de ser elaborada. Su elaboración necesitaría realizar los siguientes pasos:

Paso1: Calcular si la información se refiere a facturas, pagos, movimientos de stock, etc.

Paso2: Cotejar recolectando información de varias fuentes, analizar, interpretar, redactar, resumir, editar, si la información se refiere a informes o antecedentes.

Paso3: Mecanografiar o almacenar la información en un computador.

La elaboración de la información, posiblemente cambie su forma, dependiendo del tipo de empresa o institución en que se generen.

4 Comunicación de la Información.

La información ha de ser entregada o transmitida a toda persona que necesite conocerla o utilizarla. Para ello podemos usar las siguientes vías:

• De forma verbal y personal

• Mediante la utilización del teléfono

• Enviándola por correo tradicional o electrónico Mediante Fax

• A través de imágenes: por ejemplo en la pantalla de un computador.

• Por medio de folletos, catálogos y revistas.

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