Creacion De Base De Datos Acces

Unidad 1. Conceptos generales de computación y bases de datos que un administrador debe conocer

1. Importancia de la innovación en las empresas

Basado en lo que dice Orrego (2006):

La tendencia de las empresas es la de llevar su estrategia corporativa hacia la innovación. Para la autora, la innovación dejó de ser una ventaja competitiva convirtiéndose en un requisito para sobrevivir. Además, considera que la implantación de esta, es un proceso de cambio en el que el ambiente organizacional y la tecnología se acoplan mutuamente, factor que enuncia de manera inherente la necesidad de la integración, entre los proyectos de gestión de cambio y la tecnología.

En concordancia con lo que dice Orrego, no sólo coinciden con Brojt (2005) en el requisito de la tecnología en las organizaciones, sino que adicionalmente menciona que los proyectos de tecnologías y especialmente los de información, se utilizan para responder a demandas internas y externas en tres niveles de competitividad:

1. Reingeniería de modelos operativos con Sistemas de Información, cuyo uso ha contribuido a mayores niveles de eficiencia.

2. Sistemas de gestión de desempeño, creados para identificar factores de la organización que sean utilizados para maximizar la rentabilidad.

3. Inteligencia competitiva con Sistemas de Información para la gestión del conocimiento, con el fin de obtener capital de este y entender el comportamiento de los clientes.

Dentro de la innovación se encuentran las Tecnologías de la Información que es el tema principal que se trata en este documento.

Después de haber mencionado los factores de la organización en pro de la rentabilidad, Brojt concluye que el número de proyectos de este estilo, se incrementarán de manera progresiva y que serán estos los que ofrecerán nuevas oportunidades de crecimiento para las organizaciones.

¿Por qué las empresas necesitan las Tecnologías de Información?

De acuerdo a lo que menciona Rodríguez (2002), es conveniente considerar que el proceso administrativo es muy complicado en cualquier empresa, sin importar su tipo o tamaño, ni el nivel al que esta haga referencia.

Dice el autor, que la gran influencia de los computadores en la administración y su importancia, se relaciona estrechamente con la administración misma. Puesto que, en el campo de los negocios casi todas las empresas se hacen más grandes debido al crecimiento normal y también a causa de la tendencia cada vez mayor de las funciones, las adquisiciones y la información de las empresas, es así como se hace necesaria una herramienta de apoyo como lo son las TIC. En este programa de formación se tratan los temas relacionados con los datos y la información, tal como se describe a continuación.

2. Datos y Sistemas de Información

Basado en lo que dice Stair & Reinolds (2008):

Los datos consisten en hechos tales como el nombre y código de un empleado, las horas que trabaja en la semana, inventarios de la empresa, ventas que se realizan, entre otros. Cuando los datos son organizados de manera clara, estos se convierten en información, esta a su vez es una colección de hechos organizados de tal forma que tienen un valor adicional, más allá del valor de los hechos. Sin embargo, teniendo en cuenta lo que se explica aquí, junto a lo que dice Rodríguez acerca del incremento progresivo de la empresa, es necesario en algún momento buscar una herramienta tecnológica con la cual organizar los datos, para obtener resultados que puedan servir de apoyo a la parte administrativa de la empresa, esta herramienta es conocida como Sistema de Información.

De acuerdo a lo que menciona Oz (2009):

Un Sistema de Información consiste en todos los componentes que trabajan juntos para procesar y producir información. Este sistema se compone de datos, hardware, software, redes, personas y procedimientos. El funcionamiento de un Sistema de Información es sencillo, puesto que los computadores recogen datos, los guardan y los procesan en información, de acuerdo a instrucciones que las personas proveen por medio de programas de computador.

3. Tipos de Sistemas de Información

Según el portal de acceso al conocimiento ITSON (s.f.) en su Objeto Virtual de Aprendizaje existen 7 tipos de Sistemas de Información, que se describen a continuación:

3.1. Sistema para el Procesamiento de Transacciones

Sustituye los procedimientos que se realizaban de forma manual, por otros que se basan en el computador. Este tipo de Sistema de Información está basado en el computador y su relación con los trabajos de rutina, se hace referencia a este como el más importante y el más utilizado dentro de las empresas, ya que reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias.

Estas son las características más frecuentes dentro de las organizaciones:

 Se logran ahorros significativos de mano de obra.

 Son el primer tipo de Sistema de Información implantado en una empresa.

 Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

 Son intensivos en entrada y salida de información.

 Sus cálculos y procesos son simples y poco sofisticados.

 Son fáciles de justificar ante la parte administrativa, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

3.2. Sistema de Soporte para la Decisión

Como su nombre lo dice, ayuda a los tomadores de decisión (no reemplazándolos) utilizando modelos y datos para resolver problemas sencillos que no requieren de estructuración.

3.3. Sistema de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo

Ayuda a que la toma de decisiones sea más eficaz para todos los niveles de usuarios individuales. Ofrecen muchas herramientas útiles para el trabajo en grupo.

Este tipo de Sistema de Información cuenta con las siguientes características:

 Diseño especial enfocado en facilidad de uso.

 Flexibilidad y apoyo en la toma de decisiones.

 Cuenta con una base de datos, modelos y gerente de diálogo.

3.4. Sistema de Trabajo con Conocimientos

Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la organización, dentro de sus funciones se encuentra el crear conocimiento, compartir el conocimiento en grupos de trabajo y para distribuirlo según escalas.

3.5. Sistema de Automatización de Oficinas

El Sistema de Automatización de Oficinas está diseñado para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y de comunicación.

Dentro de sus funciones principales se encuentran:

1. Coordinar y administrar la productividad.

2. Enlazar trabajo.

3. Acoplar a la institución por medio de las labores.

3.6. Sistema de Información para la Administración

Los Sistemas de Información para la Administración, corresponden a un conjunto de personas, funciones, software, bases de datos y dispositivos para suministrar información a administradores.

Proporcionan informes periódicos para planear, controlar y tomar decisiones. Estos Sistemas de Información tienen como objetivo generar eficiencia operativa.

3.7. Sistema de Información Estratégico

Ayudan a la alta gerencia a abordar y resolver estrategias administrativas a largo plazo, teniendo en cuenta la empresa frente al entorno exterior. Normalmente se desarrollan a la medida (no se pueden adaptar a otras empresas tan fácilmente).

Como características especiales de estos Sistemas de Información es que crecen dentro de la empresa; primero se utilizan para un proceso particular y luego se le van agregando funciones, también apoyan la innovación de productos dentro de la empresa y bien administrados aportan nuevos indicadores que pueden servir como ventaja estratégica de la empresa frente a la competencia.

Para que la mayoría de estos Sistemas de Información funcionen correctamente, es necesario que sus equipos puedan guardar una gran cantidad de información de manera ordenada, para luego presentarla según las necesidades del usuario.

Si se quiere lograr lo anterior, debe existir una aplicación de apoyo llamada base de datos; tema que tendrá vital importancia a lo largo de este programa de formación y se describe a continuación.

4. Bases de datos

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados... cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos. (Microsoft, 2011)

En este programa de formación se utiliza como administrador de la base de datos la herramienta Microsoft Access. Esta herramienta funciona bajo el concepto de bases de datos relacionales. Antes de explicar el funcionamiento de Access, se debe explicar el funcionamiento y unos cuantos conceptos tales como las partes de una base de datos y el modelado de datos utilizados para Access. Así, en la siguiente unidad que corresponde al manejo de Microsoft Access, será muy sencilla.

4.1. Partes de una base de datos de Access

Se describen brevemente los componentes de una base de datos de Access típica.

4.1.1. Tablas

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos

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