Curso De Access

Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividad específicos. Así, se pueden utilizar Bases de Datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización.

Microsoft Access es un potente sistema de administración de Bases de Datos relacionales. Las Bases de Datos de Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Así por ejemplo, como elemento primario de información se encuentra las tablas. Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.

Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, además, actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversas índole con los datos almacenados en las tablas.

Por otro lado, los formularios permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una forma muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para formularios, o manualmente desde el principio por el propio usuario.

Los informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales.

Todos los elementos anteriores (y algunos más) están organizados en Access en la ventana Base de Datos

En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la página que corresponde a cada una de las categorías de objetos que hemos descrito anteriormente Así al pulsar en la ficha Tablas, veremos todas las tablas que componen la Base de Datos en uso. En la ficha Formularios tendremos acceso a todos los formularios que han sido creados para esa misma Base de Datos. Para abrir cualquiera de estos elementos basta seleccionar la categoría apropiada y pulsar dos veces sobre el elemento en cuestión. No obstante, ya nos detendremos en éste y en capítulos posteriores en explicar cómo se trabaja con los objetos de cada una de las categorías principales disponibles.

Crear una Base de Datos

Access 97 cuenta con dos métodos básicos para crear una Base de Datos.

• Un método sería crear una Base de Datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos. Este es el método más flexible, sin duda, pero requiere que cada elemento de la Base de Datos sea definido por separado.

• El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de Base de Datos seleccionado entre una amplia variedad de soluciones típicas. Esta es la forma más sencilla de empezar para crear una Base de Datos.

En ambos casos existe la posibilidad de ampliar y modificar la estructura de la Base de Datos creada en un principio.

Crear una Base de Datos usando el Asistente para Bases de Datos

Para crear una Base de Datos usando el Asistente para Bases de Datos, siga estos pasos:

Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para crear una nueva Base de Datos o abrir una Base de Datos existente

• Si aparece este cuadro de diálogo, elija Asistente para Bases de Datos y pulse en Aceptar.

• Si ya tiene una Base de Datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, pulse en el botón Nueva Base de Datos en la barra de herramientas.

1. En la ficha Bases de Datos pulse dos veces en el ícono correspondiente al tipo de Base de Datos que desee crear.

2. Especifique un nombre y ubicación para la Base de Datos en el cuadro de diálogo Archivo nueva Base de Datos.

3. Pulse en el botón Crear y siga las indicaciones del Asistente para crear un modelo de Base de Datos como punto de partida.

• Tras el cuadro de bienvenida del Asistente

aparece un segundo cuadro donde se presentan las tablas propuestas y los campos dentro de cada tabla.

Puede elegir los elementos que le interesen activando o desactivando las correspondientes casillas de selección. Si activa la casilla Sí, incluir datos de ejemplo, las tablas aparecerán con información de ejemplo que puede servirle de guía si anda un poco despistado en cuanto al tipo de información que ha de insertar en cada caso. Al terminar en esta página del Asistente, pulse en el botón Siguiente.

• En la siguiente página puede elegir uno entre varios estilos predeterminados para la presentación e introducción de datos. Elija el tipo apropiado ayudándose de la muestra que aparece en el cuadro de diálogo y pulse en Siguiente.

• La siguiente página es donde se elige un tipo predeterminado para los informes. Elija el tipo que estime más apropiado y pulse en Siguiente.

• Escriba el título de la Base de Datos en la penúltima página del Asistente, pulse en Siguiente y después en Terminar.

El Asistente pondrá en marcha su maquinaria para la creación de la Base de Datos con los parámetros especificados. Al final se habrán creado todas las tablas, consultas, formularios, informes, etc. y se le mostrará un menú de opciones para comenzar a trabajar con la Base de Datos creada.

Crear una Base de Datos sin usar un asistente

Para crear una Base de Datos sin utilizar el Asistente, siga estos pasos:

1. Si tiene a la vista el cuadro de diálogo inicial de Access, pulse en Base de Datos en blanco y después en Aceptar.

2. En otro caso, pulse en el botón Nueva Base de Datos en la barra de herramientas y pulse en el ícono General del cuadro de diálogo Nueva

3. Pulse en Aceptar. Especifique un nombre y ubicación para la Base de Datos y pulse en Crear.

En este caso obtendrá una ventana Base de Datos en blanco, donde tendrá que ir añadiendo los elementos como se explica más adelante.

ABRIR Y GUARDAR UNA BASE DE DATOS

Este es un buen momento para recordar cuál es el procedimiento general para abrir y guardar una Base de Datos. Después de todo, tanto si decide utilizar una de las Bases de Datos de ejemplo incluidas en Access para realizar sus primeras prácticas como si usa el Asistente para Bases de Datos, se encontrará con archivos que necesitará abrir y guardar en lo sucesivo. Siga estos pasos:

1. Pulse en Abrir Base de Datos en la barra de herramientas.

2. En el cuadro Buscar en, seleccione la unidad que contiene el documento.

3. En la lista de carpetas, pulse dos veces en las carpetas hasta abrir la carpeta que contiene la Base de Datos.

• Si no encuentra la Base de Datos que desea abrir, puede buscarla. Introduzca información específica acerca del archivo en los cuadros situados en la parte inferior del cuadro de diálogo y, a continuación, elija Buscar ahora.

• Para utilizar criterios de búsqueda más avanzados, elija Avanzada.

4. Decida si abrirá la Base de Datos para acceso exclusivo o compartido:

• Para abrir la Base de Datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario (donde varios usuarios pueden tener acceso al mismo conjunto de datos y modificarlos simultáneamente), mantenga desactivada la casilla de verificación Exclusivo.

• Para abrir la Base de Datos para el acceso exclusivo (evitando que otros usuarios puedan abrir la Base de Datos), active la casilla de verificación Exclusivo.

CREAR UNA TABLA

Una Tabla es un conjunto de datos sobre un tema concreto, como un inventario, o clientes. Usando una tabla independiente para cada tema, evitará la duplicación de datos, y la Base de Datos resultará más eficiente, al tiempo que se reducirá el riesgo de errores en la entrada de datos.

En las tablas los datos están organizados en filas (denominadas registros) y columnas (denominados campos). Esta organización queda patente en la vista Hoja de datos

En Access 97 existen cuatro formas de crear una tabla en blanco (vacía):

• Utilizar el Asistente para Bases de Datos con el fin de crear en una sola operación todas las tablas, formularios e informes necesarios para una Base de Datos completa. No obstante, como se vio anteriormente, el Asistente para Bases de Datos crea una Base de Datos nueva; no puede usarse para añadir tablas, formularios o informes a una Base de Datos existente.

• Utilizar el Asistente para tablas para elegir los campos de la tabla entre una gran variedad de tablas predefinidas.

• Introducir los datos directamente en una hojas de datos en blanco. Al guardar la nueva hoja de datos, Microsoft Access analiza los datos y le asigna automáticamente el tipo de datos y el formato apropiados para cada campo.

• Utilizar

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