Curso De Excel

TABLA DE CONTENIDO

UNIDAD 1

2 MICROSOFT EXCEL 2

2.1 HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL 2

2.2 ENTRADA A EXCEL 2

2.2.1 Desde el botón inicio 2

2.2.2 Desde el menú ejecutar 2

2.3 IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE EXCEL 2

2.3.1 Descripción de la pantalla 2

2.3.2 Aplicaciones de la hoja de cálculo 4

2.4 CONCEPTOS BÁSICOS 5

2.4.1 Hoja de cálculo 5

2.4.2 Columna 5

2.4.3 Fila 5

2.4.4 Celda 5

2.4.5 Rango 5

2.4.6 Libro 5

2.4.7 Hojas 5

2.5 ¿CÓMO TRABAJAR EN EL ENTORNO DE EXCEL? 5

2.5.1 Desplazamientos del cursor 5

2.5.2 Seleccionar 6

2.5.3 Operaciones de edición (copiar, cortar, pegar, deshacer) 6

2.5.4 Trabajar con hojas de cálculo 7

2.5.5 Manejo de archivos 9

2.5.6 Formatos 10

2.5.7 Ficha revisión 11

2.5.7.1 Ortografía 11

2.5.7.2 Sinónimos 11

2.5.7.3 Grupo comentarios 11

2.5.8 Ficha vista 12

2.5.8.1 Vistas de Libro 12

2.5.9 Grupo diseño de página 13

2.5.10 Grupo opciones de hoja 14

2.5.11 Grupo ventana 14

2.6 FORMULAS 14

2.6.1 Crear fórmulas 14

2.6.2 Editar fórmula 15

2.6.3 Copiar fórmula 15

2.6.4 Eliminar fórmula 15

2.6.5 Posiciones relativas y absolutas 15

2.7 FUNCIONES 16

2.7.1 Asistente de funciones 16

2.7.2 Categoría de la función 16

2.7.3 Nombre de la función 16

2.7.4 Escribir funciones directamente en la celda 16

2.7.5 Funciones matemáticas y estadísticas 16

2.7.6 Utilizar el botón de autosuma 17

2.7.7 Funciones de texto 17

2.8 BASES DE DATOS EN EXCEL 17

2.8.1 Ordenar datos 18

2.8.2 Filtrado de la base de datos 19

2.8.2.1 Autofiltro 19

2.9 FUNCIÓN SÍ 19

2.9.1 SÍ sencillo 20

2.9.2 Uso de los operadores lógicos: y / o / no 20

2.10 GRÁFICOS 21

1 MICROSOFT EXCEL

1.1 HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL

Una de las aplicaciones informáticas más frecuentemente utilizadas en las empresas son las hojas de cálculo, que permiten al usuario emplear cualquier información y administrarla de acuerdo a sus necesidades empresariales. Ms Excel es de gran eficiencia para el desarrollo de aplicaciones financieras, contables, administrativas o simplemente de uso particular.

Una hoja de cálculo es una tabla distribuida en filas y columnas. Cada uno de los datos se encuentra en una celda (intersección entre una fila y una columna) que puede contener números o texto, así como fórmulas que permiten calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo o libros.

Ms Excel cuenta además con un manejador de gráficos muy útil por ejemplo, para informes estadísticos y financieros. El manejo de bases de datos da al usuario el poder de elaborar informes de resumen sobre la información existente.

Los usuarios de Excel pueden ser, desde el más experto financiero, hasta el estudiante de secundaria o universidad que necesita desarrollar sus estudios.

1.2 ENTRADA A EXCEL

1.2.1 Desde el botón inicio

• Haga clic en el botón Inicio

• Todos los programas

• Microsoft Office

• Microsoft Office Excel 2007

1.2.2 Desde el menú ejecutar

1.3 IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE EXCEL

1.3.1 Descripción de la pantalla

La nueva apariencia de Microsoft Office Excel 2007 se basa en la siguiente apariencia:

1. Botón de Microsoft office: Se encuentra ubicado en la esquina superior izquierda, abre el menú.

2. Barra de herramientas de acceso rápido: Aparece de forma predeterminada en la parte superior, al lado derecho del botón de office y proporciona un acceso rápido a las herramientas y a los comandos.

3. Fichas de programa: Contiene grupos y botones de comando para dar formato a las fórmulas y textos de Excel.

4. Grupos de comando: Contiene botones de comando propios del grupo

5. Cinta de Opciones: El espacio que comprende el contenido de las fichas.

6. Filas: Determina los registros de una base de datos, se identifican numeradas.

7. Columnas: Determina los campos de una base de datos, se identifican con letras.

8. Etiquetas de hojas: Contiene las filas y las columnas de la hoja de cálculo, de forma predeterminada el libro contiene 3.

9. Barra de desplazamiento vertical: Permite un rápido desplazamiento entre filas.

10. Barra de desplazamiento horizontal: Permite un rápido desplazamiento entre columnas

La descripción del ambiente de trabajo de Excel está orientada a 3 objetos: Fichas, grupos, botones de comando

• Ficha Inicio

Se encuentran los grupos del portapapeles, grupo fuente ,grupo alineación, grupo número, grupo estilos, grupo celdas, grupo modificar.

• Ficha insertar

Encuentra los siguientes grupos:

Grupo de tablas, grupo de ilustraciones, grupo de gráficos, grupo de vínculos (hipervínculos) y los grupos de texto.

• Ficha diseño de página

Encuentra los siguientes grupos:

Grupo de temas (hace referencia a colores, fuentes y efectos), grupo de configuración de página, grupo de Ajustar Área de impresión, grupo opciones de la hoja, grupo organizar (hace referencia al manejo de objetos)

• Grupo fórmulas

Esta ficha categoriza las funciones y contiene algunas herramientas complemento:

Grupo biblioteca de funciones (hace referencia a las funciones lógicas, financieras, texto entre otras)

Grupo nombres definidos (hace referencia a la administración de nombres de rango y selección)

• Ficha datos

Esta ficha contiene los grupos y botones del manejo y administración de bases de datos,

Grupo Conexiones, grupo ordenar y filtrar, grupo herramientas de datos (hace referencia al manejo de la información texto a columnas, quitar duplicados validación, consolidación y análisis), grupo Esquema (hace referencia al manejo de subtotalizar datos y agrupar)

• Ficha revisar

Esta ficha contiene los grupos y botones de verificación, variaciones y notas.

Grupo revisión, grupo comentarios, grupo cambios.

• Ficha vista

Grupo vistas del libro, grupo Zoom, grupo ventana, grupo de Macros.

Barra de herramientas de acceso rápido

Para agregar botones a la Barra de herramientas de acceso rápido, se debe hacer clic en la flecha desplegable y hacer clic sobre el botón más comandos.

En el botón personalizar seleccionar un comando disponible, el mostrará algunos botones, seleccionar abrir y hacer clic en agregar, repetir la acción tantas veces se necesite y hacer clic en aceptar.

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De esta forma se pueden agregar varios botones de diferentes comandos disponibles y personalizar su ambiente de trabajo.

1.3.2 Aplicaciones de la hoja de cálculo

La cinta de opciones

La cinta de Opciones tiene como característica brindar el espacio para almacenar dentro de las fichas los grupos, se puede minimizar la cinta de opciones.

Ejemplo: minimizar la cinta de opciones

1. Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas y aparecerá un menú de opciones.

2. Seleccionar minimizar la cinta de opciones.

También puede minimizar/restaurar oprimiendo las teclas <CTRL> + <F1>

Métodos abreviados de teclado

Si se desea manejar algunas opciones de teclado en Excel 2007 este es la excepción.

Oprimir la tecla <ALT> y dirigir el puntero del Mouse hacia una de las fichas y aparecerán pequeños cuadros de letras con el método abreviado que se podrá utilizar para cada uno de los botones.

Interfaz de usuario

La nueva interfaz de usuario de Excel 2007 desplaza las barras de herramientas expuesta en anteriores versiones, esta nueva versión, orientada a tareas que contienen grupos lógicos de comandos, muchos cuadros de diálogo fueron reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles, además se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo.

Número de filas y columnas

Excel 2007 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja de cálculo, ofreciéndole mayor capacidad de manejo en bases de datos y volumen de información.

• Ubicado en la celda A1

• Oprima las teclas <CTRL> + <↓>

• Oprima las teclas <CTRL> + <→>

1.4 CONCEPTOS BÁSICOS

1.4.1 Hoja de cálculo

Es un conjunto de filas y de columnas, que le permiten al usuario ingresar información. Cada libro tiene por defecto 3 hojas de cálculo y es posible insertar hasta 255 hojas.

1.4.2 Columna

Se reconocen de forma vertical en la hoja de cálculo, se identifican con letras que van desde A hasta XFD, para un total de 16384 columnas.

1.4.3 Fila

Se reconocen de forma horizontal en la hoja de cálculo, se identifican

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