Datacenter Caracterisitcas

CASO I

Costo Proyecto

Para archivar 150,000 hojas se necesita un espacio aproximado de 5 M2, en tanto que 150,000 imágenes caben en 20 gigas de espacio en un disco duro.

Almacenamiento Fisico Almacenamiento electrónico

Tipo de documento Páginas Soporte Espacio Costes alquiler espacio anual Soporte Espacio Costes anuales

Externa (correo…) 15 000 30 archivadores 0,5 m2 90,15 Q 2 GB 12 cm2 0,90 Q

Interna (facturas, listados…) 150 000 300 archivadores 5 m2 901,50 Q 20 GB 12 cm2 0,90 Q

Total 991,65 Q Total 1, 80 Q

Costo de Operación Primer año de operación.

Almacenamiento electrónico 1 Año

Costo Soporte Espacio Costes anuales

1 Disco Duro 1 TB Seagate Barracuda 1 TB HDD Sata 12 cm2 1, 000 Q

Software Escaneo Software - 10, 000 Q

Horas Hombre 6Q/Hora * 3 Personas * 12 Meses - 51 ,840 Q

Total 62 , 840 Q

Justificacion:

Como resumen, cuando se implanta un sistema de gestión de documentos electrónicos obtenemos:

• Incremento en productividad: 71,9 %

• Ahorro de tiempo perdido en tareas relacionadas con la manipulación de la información: 27,39 %, tiempo que se puede dedicar a trabajos de mayor valor añadido para la organización.

• Ahorro en costes de tiempo de manipulación: 32 Q por cada 10 documentos diarios.

• Ahorro en costes directos de material: 6,53 Q por documento o lo que es lo mismo, 1.306 Q anuales por cada archivador que haya en la empresa.

• Ahorro de 120 Q por cada documento mal clasificado

• Ahorro incalculable cuando un documento no aparece.

La conclusión es que la productividad mejora en 71,9 % sólo por el hecho de archivar y gestionar la información con un sistema informático y se ahorran directamente 10,53 Q por documento que ya no se archiva físicamente sino en el sistema de gestión documental.

CASO II

Costo Proyecto

1 Licencia Enterprise: 1.500 dólares x año & 1 Licencia Profesional: 780 dólares x año.

Costo de Implementación con un externo: Alrededor de 800 dólares, sin importar número de licencias tomadas y número de personas a capacitar.

El costo de actualización y mantenimiento de la herramienta está incluido en los costos de las licencias.

No necesitamos inversiones en hadware adicionales para correr la herramienta.

Justificacion

BENEFICIOS PARA EL ÁREA DE VENTAS:

Centraliza toda la información de prospectos de ventas, contactos y clientes en una sola base de datos fácilmente accesible.

Mejora el control, seguimiento y visibilidad de los prospectos, contactos y clientes.

Captura y distribuye automáticamente prospectos de ventas desde su página Web.

Obtiene mayor control, seguimiento y visibilidad del proceso de ventas y genera pronósticos automáticos por vendedor, departamento, productos, territorios, o divisiones.

Genera reportes personalizados instantáneos para tener mayor visibilidad y análisis de la efectividad del vendedor, origen de los prospectos, estatus y resultados de las oportunidades de ventas.

BENEFICIOS PARA EL ÁREA MERCADEO:

Promueve la colaboración entre mercadeo y ventas en el seguimiento de prospectos.

Permite al departamento de mercadeo enfocar sus esfuerzos y presupuesto en actividades que brindan un alto retorno de inversión.

Mide la cantidad de prospectos, oportunidades de negocio y Ventas generadas por cada campaña de mercadeo.

Acelera el proceso de planeación, ejecución y seguimiento de las campañas de mercadeo.

Ejecuta campañas de correo electrónico masivo personalizado con imágenes en HTML y mide sus resultados.

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