ENTRADAS EN UN SISTEMA DE INFORMACION

ENTRADAS EN UN SISTEMA DE INFORMACION

ENTRADAS

Las entradas es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

El diseño de entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios. En este diseño existen aspectos generales que todos los analistas deben tener en cuenta, estos son: Objetivos del diseño de entrada y Captura de datos para la entrada.

Objetivo del diseño de entrada

Consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos, la realización de los procesos necesarios para poner los datos de transacción en una forma utilizable para su procesamiento. La entrada de los datos se logra al preparar al sistema para que lea ya sea documentos escritos, impresos o por personas que los escriben directamente al sistema.

Existen cinco objetivos que controlan la cantidad de entrada requerida, a enviar los retrasos, controlar los errores y mantener la sencillez de los pasos necesarios, estos son:

a) Control de la calidad de entrada

b) Evitar los retrasos

c) Evitar los errores en los datos

d) Mantener la sencillez del Proceso

e) Evitar los pasos adicionales

a) Control de la calidad de entrada

Existen varias razones por las cuales un buen diseñador debe controlar la cantidad de datos en la entrada:

Las operaciones de preparación y entrada dependen de las personas dado que los costos de mano de obra son altos y la preparación de ingreso de los datos también lo son.

La fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho más tiempo que el que necesitan las computadoras para realizar sus tareas.

b) Evitar los retrasos

También conocido con el nombre de cuello de botella, los retrasos son siempre detalles que el analista evita al diseñar la entrada; una forma de evitarlos es utilizar los documentos de retorno.

c) Evitar los errores en los datos

La tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre más pequeña sea ésta, menores serán las oportunidades para cometer errores. Por ejemplo, es común encontrar en las operaciones de ventas por lo menos un 3% de errores en las operaciones de entrada de datos.

d) Mantener la sencillez del proceso

El sistema mejor diseñado se ajustará a los usuarios y al mismo tiempo, estos proporcionarán métodos para el control de los errores. Cuesta trabajo que los usuarios acepten sistemas complejos o confusos

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