¿ES INDISPENSABLE LA IMPLENTACION DE UN SOFTWARE CONTABLE EN UNA EMPRESA?

¿ES INDISPENSABLE LA IMPLENTACION DE UN SOFTWARE CONTABLE EN UNA EMPRESA?

RESUMEN

El objetivo de este artículo fue analizar qué tan importante e indispensable es un software contable para el desarrollo y la competitividad de una empresa. La metodología utilizada consistió en 3 etapas: I. revisión de la literatura relacionada con el tema, II la selección de los artículos a ser analizados y III el análisis de cómo se beneficiaron empresas a nivel nacional e internacional con la implementación de un software contable. Los resultados más importantes fueron la forma como las empresas agilizaron un proceso que era muy tedioso y tan lleno de errores, fallos que les ocasionaba perdidas en gran medida y la disminución de tiempos a la hora de entregar el informe contable correspondiente obteniendo así gran ventaja competitiva.

ABSTRACT

The purpose of this paper was to analyze how important and indispensable accounting software is for the development and competitiveness of a company. The methodology used consisted of 3 stages: I. review of the literature related to the topic, II the selection of the articles to be analyzed and III the analysis of how companies benefited nationally and internationally with the implementation of accounting software. The most important results were the way companies streamlined a process that was very tedious and so full of errors, failures that caused losses to a large extent and the decrease of time at the time of delivering the corresponding accounting report thus obtaining great competitive advantage.

1. INTRODUCCION

Uno de los factores más importantes para una empresa que desee tener éxito y crecer continuamente, es mantener el control contable de manera muy estricto, el cual la información suministrada debe ser fácil de organizar y analizar. Cualquiera que sea el tamaño de la empresa, ya sea pequeña, mediana o grande, mantener un control contable adecuado es de vital importancia. Es muy común ver que muchas empresas que crecen sin un adecuado control sobre sus finanzas de un momento a otro se enfrenten a pérdidas, e incluso en la bancarrota, porque a pesar de tener una gran cantidad de ingresos, sus gastos y costos los terminan superando debido a una mala administración de estos recursos. (Diaz, 2013) Teniendo en cuenta la importancia de mantener una administración óptima de los recursos financieros de la empresa, cabe mencionar que la contabilidad se puede administrar de dos maneras, utilizando libros mayores de manera manual en papel, o por medio de un software contable.

Un sistema contable no es más que un conjunto de normas, procedimientos o pautas que nos permite controlar las operaciones y suministrar la información financiera de una organización, permitiendo así a la parte administrativa tomar decisiones. Todo sistema contable debe estar ligado al esquema general de la empresa, ya que todas estas tienen una razón social diferente. Para poder implementar un sistema contable dentro de una empresa se debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Conocer la empresa (por medio de entrevistas y visitas).
2. Preparar una lista de chequeo, que no es más que un formulario que posee todos los datos de la empresa, como su razón social, ubicación, cantidad de empleados, actividad comercial que realiza entre otros.
3. Elaboración de informes, que expresan la situación de la empresa. Informes como el balance general y el estado de ganancias y pérdidas.
4. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento. Este paso es crucial ya que se establecen las cuentas necesarias al momento de gestionar la información contable.
5. Diseñar formularios para todas las operaciones. Esto con el fin de recoger toda la información contable de las diferentes áreas de la empresa
6.  Diseñar reportes, que nos permiten estimar la situación en que se encuentra la empresa.
7. Preparar los libros. Que es donde queda sustentados todos los registros que nos brindan los formularios recogidos.

Vemos entonces que llevar la contabilidad de una empresa implica tiempo, y un gran esfuerzo si se realiza manualmente. Es por ello que hoy día muchas empresas sistematizan esta labor con el fin de optimizar sus procesos eficientemente permitiendo así tomar decisiones oportunas.

El uso de software contable depende de dos factores, el tamaño de la empresa y el tipo de negocio a que se dedica. Gran parte de las medianas y grandes empresas requieren de un sistema contable que les permita controlar los pasivos, gastos, entradas y salidas de activos entre otros, pero debido a la poca cantidad de mercancía, de clientes, y un inventario no tan extenso, muchos negocios no necesitan un sistema contable avanzado, y pueden mantener un orden adecuado en sus libros contables. A su vez, las organizaciones que se enfocan en la venta de artículos con precios altos y grandes márgenes de ganancia (ej. inmobiliaria), pueden optar por no utilizar un sistema contable computarizado, puesto que la cantidad de entradas que se deben registrar son limitadas y fáciles de organizar.

En cambio, aquellas empresas (grandes y medianas) que poseen un gran volumen de ventas o que manejan una gran cantidad de activos y que contratan un contador a tiempo completo, deben tener en cuenta, realizar una inversión para poder automatizar este proceso contable y así generar información de manera oportuna, veraz, con menos errores y de manera muy rápida.

Muchas casas desarrolladoras de software viendo esta necesidad, crearon sistemas de información y módulos estándar que permiten controlar o manejar la información financiera de las empresas, las denominadas ERP. Un ERP (enterprise resource planning o planificación de recursos empresariales) son sistemas de información que integran la gestión de todos los departamentos de una empresa, unificando y centralizando los datos (Cabello, 2018), uno de los módulos más apetecidos es precisamente el modulo contable. Actualmente existen muchos ERP en el mercado, libres como Oddo, ERPNext, OpenBravo etc. Y otros propietarios como SAP y CCS Agresso. En realidad, existen muchas ventajas a la hora de adquirir un Erp libre como por ejemplo el precio, el acceso al código y la capacidad de mejorarlo.

A pesar de las ventajas que ofrece un ERP, que provee a una empresa modulo financiero y contable se sigue desarrollando software o aplicaciones contables esto debido a que muchas de las implementaciones de ERP necesitan reestructurar parte de su código para poder cumplir con el perfil que maneja la empresa.

Este articulo tiene como objetivo principal responder a la pregunta ¿Qué beneficios obtendría una empresa al implementar un software contable? Para Responder esta pregunta se comenzó con la definición de que es software contable y se analizó el panorama actual acerca de este tema, luego se seleccionaron tesis para poder ver que tan beneficioso fue para la empresa que decidió implementarlo para al final analizar la problemática que padecía cada una de estas empresas y ver la transformación que estas obtuvieron al tomar la decisión de implementar un aplicativo contable. Este artículo consta de 4 secciones: en la primera sección se presenta la introducción, la importancia del tema y los conceptos básicos, en la segunda sección se presenta la metodología propuesta, en la tercera sección se muestran los resultados obtenidos y en la última sección se presenta las conclusiones obtenidas.

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