El Origen La Crisis Del Software

La estructura para la

división del trabajo -EDTTema

Página

Fundamentos

Diseño de la EDT

Combinación de las estructuras para las

divisiones para la organización y para el

trabajo

La EDT y el sistema de información y control

del proyecto

Paquete de trabajo

Hoja de asignación de trabajo

788

799

800

802

803

809

Estructura para

la división

del trabajo

CAPITULO IX

EDT

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La estructura para la

división del trabajo

EDT

Fundamentos

La estructura para la división del trabajo, EDT viene a ser la división

del proyecto entre las partes que lo componen de manera

lógica y sistemática con el fin de establecer paquetes de trabajo

que permitan un manejo más fácil y efectivo del mismo.

Una vez se ha definido el alcance del proyecto, debe traducirse a

elementos de trabajo específicos y detallados. Para ello se usa

un enfoque formal, sistemático, que definirá los elementos

respectivos. Este enfoque se llama estructura para la división del

trabajo, en inglés “work breakdown structure,WBS”.

El primer paso al crear la EDT es dividir el proyecto en las categorías

más grandes. Estas categorías se dividen en subcategorías,

que a su vez se subdividen, y así sucesivamente. Esto da como

resultado una estructura jerárquica. La idea es crear tareas individuales

tan claramente definidas, que se puedan programar,

presupuestar y controlar.

Durante el proceso de construcción de la EDT, se hacen las

siguientes dos preguntas constantemente: qué más se necesita?,

qué viene a continuación?. En el momento en que la EDT

haya finalizado, el proyecto se encontrará totalmente definido.

CAPITULO IX

EDT

789

La EDT debe ser revisada por los miembros del equipo de trabajo

del proyecto, considerando que dentro de ella deben incluirse las

actividades de documentación, gerencia de proyecto y entrenamiento.

Hay que tener en cuenta que la EDT es la estructura central de la

planeación de un proyecto y del proceso de control del mismo.

Cuando el proyecto entra en su etapa de ejecución, la EDT

planeada se compara con el trabajo realizado en cada fecha de

revisión del proyecto (se sugiere sea bimensual) y se da una

estimación de desviación en tiempo, programación y costos.

Cuando se originan cambios, por la desviación señalada anteriormente,

se requiere un procedimiento sistemático de control en

donde los cambios necesarios sean autorizados y comunicados

oficialmente a todas las partes afectadas. El manejo y el control

de cambios que forma parte de la gerencia de proyectos, se trata

en un próximo capítulo.

La EDT divide el proyecto, como se dijo en pequeñas porciones,

estas porciones se llaman “ paquetes de trabajo” o “ work

packages”. Estos paquetes deben representar actividades y

tareas de similar magnitud en esfuerzo, costo y duración, relativamente

pequeños si se comparan con todo el proyecto.

( Ver gráfica 9.0).

Gráfica 9.0

CAPITULO IX

EDT

790

Cada paquete de trabajo representa bien sea un subcontrato de

trabajo o, más probablemente, un contrato interno para ser ejecutado

por una unidad funcional.

Generalmente los ítem que hacen parte de la estructura para la

división del trabajo son asignados a un receptor especial identificado

como la cuenta de costos (ver gráfica 9.1). Los rubros que

salen de esta se denominan paquetes de trabajo, los cuales

pueden a la vez descomponerse en un número específico de

actividades.

La descripción de las actividades de los trabajos integra lo que

comúnmente se conoce como el diccionario de la EDT, que no es

otra cosa que la descripción de los paquetes de trabajo y la

inclusión de fechas de la programación, presupuestos y asignación

de responsabilidades.

La EDT no hay que confundirla con otras estructuras similares

que se aplican en los proyectos, entre ellas la estructura para la

división de la organización, EDO, (ver gráfica 9.2) que sirve para

señalar qué actividades (algunos escritores las llaman elementos),

han sido asignadas a las distintas unidades que integran la

organización del proyecto. La estructura para la división de los

recursos EDR que tiene vigencia cuando los paquetes de trabajo

son asignados a personas, o la estructura para la división de los

costos, EDC, que se presenta cuando se asignan los costos a los

paquetes de trabajo.

Gráfica 9.1

CAPITULO IX

EDT

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La EDT busca dividir y subdividir los trabajos contemplados en el

proyecto hasta obtener actividades que en lo posible sean independientes

unas de otras. Además, que sean manejables, es decir,

que por su magnitud y alcance permitan ser ejecutadas por

una dependencia. ( Ver gráfica 9.2A).

Por último, los trabajos deben ser medibles, esto significa que

puedan programarse adecuadamente incluyendo “milestone” que

sirvan como base de medición y avance.

Gráfica 9.2

Gráfica 9.2A

CAPITULO IX

EDT

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Para el control más efectivo de un proyecto complejo es importante

la integración del cronograma y del presupuesto. En el

pasado, el porcentaje de progreso físico en una obra era seguido

independientemente usando el cronograma como base. El costo

de un proyecto se basaba en rastrear y hacer predicciones “para

completar” contra la línea básica del presupuesto. Como no había

una verdadera relación entre los dos después de iniciado el

trabajo, era difícil relacionar el costo con el progreso.

La EDT ha venido ganando aceptación en la administración de

proyectos. Este concepto permite la integración del cronograma y

del presupuesto en un solo sistema para que se pueda hacer un

rastreo significativo. La EDT también permite una organización

adecuada del trabajo con miras a facilitar los requerimientos

contables de los cargos de las obras con el fin de elaborar una

codificación apropiada.

Así mismo la EDT muestra las sucesivas subdivisiones del trabajo

en un gráfico similar al usado para organigramas convencionales.

Tiene un significado semejante al plan de navegación

empleado en la industria del software y los computadores. Esta

representación jerárquica del proyecto hace posible mostrar las

relaciones de las tareas a todos los niveles; por ejemplo, el

proyecto total es representado por un solo bloque en el tope del

gráfico. Luego es subdividido en divisiones lógicas determinadas

por el alcance del proyecto, el plan de ejecución y los requerimientos

contables para codificar los costos. Estas subdivisiones

son, a su vez, divididas en agrupaciones lógicas siguiendo el

mismo razonamiento.

Por otra parte un proyecto requiere un plan que defina los objetivos,

las metas y las especificaciones para cada actividad por

llevarse a cabo. Además, una programación, el presupuesto, los

recursos requeridos y, lo más importante, la indicación de la

responsabilidad en todas las áreas del proyecto.

Las actividades se pueden caracterizar por su duración, contenido

del trabajo, nivel de tecnología y costo. Algunas actividades

son complejas y costosas; en cambio, otras son cortas y presentan

poca dificultad.

CAPITULO IX

EDT

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La EDT es una presentación esquemática de la desagregación e

integración del proyecto por medio de la cual el gerente del

proyecto define el plan del proyecto a ser ejecutado.

De otro lado es preciso destacar que la complejidad que presenta

la ejecución de un proyecto pide a gritos la conformación de

procedimientos y herramientas que permitan adelantar las actividades

dentro de un marco de confianza y seguridad.

Es por esto que la estructura para la división del trabajo, ha generado

técnicas de programación y control de proyectos, elaboración

de planos, archivos de documentación, rastreo de equipos y

materiales y muchas más que han beneficiado a administradores

y técnicos en la difícil tarea de manejar proyectos.

Adicionalmente con la EDT es posible:

• Planear con más efectividad al reducir los componentes del

proyecto en tareas manejables, las cuales a la vez pueden ser

planeadas, presupuestadas y controladas.

• Asignar la ejecución de estas tareas a dependencias especiales

tales como departamentos, grupos, secciones o subcontratistas,

y de esta manera integrar la estructura para la división

de la organización, EDO del proyecto con la EDT.

• Integrar el sistema de información y control del proyecto con

los paquetes de trabajo que resultan de la EDT y con el responsable

de su ejecución.

• Establecer una prioridad dentro de los planes por desarrollar

...