Excel

EXCEL

Es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.

La primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas de cálculo (que permiten manipular datos numéricos en tablas formadas por la unión de filas y columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentación de Multiplan. Tres años más tarde llegaría la primera versión de Excel.

Ante la demanda de una compañía que ya comercializaba un programa con el nombre de Excel, Microsoft fue obligada a presentar su producto como Microsoft Excel en todos sus comunicados oficiales y documentos jurídicos.

Microsoft presentó en 1989 su primera versión de Office, una suite ofimática (conjunto de programas que son útiles en las tareas de oficina) que incluía Excel, Word (un procesador de textos) y PowerPoint (una aplicación para la creación de presentaciones multimediales).

Microsoft Excel presentó, a lo largo de su historia, diversos problemas con las operaciones realizadas en la hoja de cálculo. Uno de los más importantes ha sido la imposibilidad de trabajar con fechas anteriores al año 1900, al menos utilizando el formato de fecha propio de la aplicación; una forma de atravesar dicho obstáculo consiste en crear campos personalizados, con formatos numéricos, combinados con fórmulas inteligentes que los traten como datos cronológicos.

Cabe destacar que Excel es un programa comercial: hay que pagar una licencia para poder instalarlo. Existen otras opciones, de código abierto (“open source“, en inglés), que pueden instalarse o ejecutarse sin cargo y que también permiten administrar hojas de cálculo, tales como OpenOffice.org Calc y Google Docs. La mayoría de estos productos son compatibles con los documentos creados en Excel, pero no ocurre lo mismo en la dirección opuesta (Excel no es capaz de leer archivos creados con estos programas).

Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad de personalizar sus hojas de cálculo mediante la programación de funciones propias, que realicen tareas específicas, ajustadas a las necesidades de cada uno, y que no hayan sido incluidas en el paquete original. A grandes rasgos, las opciones son dos: crear fórmulas en las mismas celdas de la planilla en cuestión, o bien utilizar el módulo de desarrollo en Visual Basic.

En el primer caso, las posibilidades son muy limitadas, aunque esto no quiere decir que no sean suficientes para la mayoría de los usuarios. El problema principal reside en la incomodidad que conlleva escribir el código en una celda, sin la posibilidad de utilizar saltos de línea, tabulación o comentarios, entre otros tantos elementos propios de un editor convencional. Desarrollar funciones en el pseudolenguaje de Excel resulta antinatural, incómodo y poco intuitivo para un programador, sin mencionar que diversas limitaciones estructurales hacen que no todo sea posible.

Para los desarrolladores que buscan objetivos muy específicos, o de una complejidad mayor al cálculo de un promedio o de una comparación entre varios datos, la solución reside en el uso de Visual Basic. Se trata de un lenguaje con un grado de abstracción relativamente alto (que se aleja considerablemente del lenguaje de máquina, de la forma en la que trabaja el procesador) y que, al igual que el utilizado en Excel, funciona por eventos (esto quiere decir que el usuario debe realizar alguna acción para que se dispare la ejecución del programa).

Dicho esto, la combinación de Excel y Visual Basic también tiene sus limitaciones, y de ninguna manera puede superar el nivel de personalización y precisión posible a través de la creación de un programa desde cero; pero resulta muy eficaz y cómodo para una pequeña compañía, que no desee invertir el dinero y el tiempo necesarios para el desarrollo de sus propias aplicaciones.

FUNCIÓN DE EXCEL

Las funciones de Excel son una característica muy importante que debes aprender a utilizar adecuadamente para obtener el mayor provecho de la herramienta.

Las funciones se utilizan para realizar cálculos basados en los valores de las celdas o para modificar su contenido. Las funciones de Excel se categorizan de acuerdo a su funcionalidad y en esta sección hago una revisión de ellas:

 Funciones de búsqueda y referencia: Las funciones de búsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También nos ayudan a obtener información de referencia de las celdas.

 Funciones lógica: Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. En base al resultado de una función decidiremos si ejecutar o no cierta acción requerida.

 Funciones de texto: Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover los espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas más que te permitirán manipular las cadenas de texto para obtener los resultados deseados.

 Funciones de fecha y hora: Las funciones de fecha y hora de Microsoft Excel son utilizadas para buscar fechas específicas, para conocer la hora actual, para encontrar la diferencia en días laborales entre dos fechas y muchas cosas más que serán de gran utilidad al momento de estar trabajando con este tipo de datos.

 Funciones de información: Las funciones de información de Excel son útiles para obtener información acerca de las hojas de trabajo y su contenido tales como su ubicación dentro de la hoja, ,su formato, el tipo de valor que contiene una celda o inclusive si la celda tiene el valor de error.

 Funciones estadísticas: Las funciones estadísticas de Excel te permitirán realizar un análisis estadístico de tus datos. Podrás obtener la covarianza, la desviación estándar, distribución beta, distribución binomial entre otras.

 Funciones matemáticas y trigonométricas: Las funciones matemáticas de Excel son utilizadas para ejecutar varias operaciones aritméticas como la suma y el producto de dos números. Las funciones trigonométricas de Excel permitirán obtener el seno, coseno y tangente de un ángulo especificado.

 Funciones financieras: Las funciones financieras de Excel te ayudarán en cálculos como el de amortización, la tasa de interés anual efectivo, el interés acumulado, la tasa nominal entre otros cálculos que te ayudarán en tus modelos financieros.

 Funciones de ingeniería: Las funciones de ingeniería en Excel son de gran untilidad para realizar cálculos relacionados con el campo de la ingería como la solución de problemas de propagación de ondas con la función de Bessel, cálculos con números complejos y conversiones entre diferentes sistemas de numeración como el binario, octal, decimal y hexadecimal.

 Funciones de base de datos: Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con información que está organizada como una base de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la primera fila tiene los títulos de cada columna. Estas fuciones nos permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones.

 Funciones de cubo: Las funciones de cubo en Excel nos ayudan a obtener información de un cubo OLAP y colocar la información directamente en una hoja de Excel. De esta manera podemos combinar el potencial de las funciones de Excel y su motor de cálculo junto con los beneficios de un repositorio de datos multi-dimensional. Con las funciones de cubo podemos buscar datos de un cubo de OLAP como miembros, conjuntos, propiedades o valores y mezclarlos con otros cálculos y fórmulas de Excel.

COMO REALIZAR LA FORMULA DE EXCEL

Crear una fórmula: Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular los contenidos de otras celdas, probar las condiciones y mucho más. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=).

En la tabla siguiente se muestran algunos ejemplos de fórmulas y sus descripciones.

Fórmula Descripción

=5+2*3

Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.

=RAIZ(A1)

Usa la función RAÍZ para devolver la raíz cuadrada del valor en A1.

=HOY()

Devuelve la fecha actual.

=IF(A1>0,"Más","Menos") Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0. Si el resultado es verdadero, se muestra el texto "Más" en la celda; si el resultado es falso, se muestra el texto "Menos".

¿Cómo?

1. Seleccione una celda y comience a escribir: En una celda, escriba el signo igual (=) para iniciar la fórmula.

2. Complete el resto de la fórmula. Siga uno de los procedimientos siguientes:

• Escriba una combinación de números y operadores; por ejemplo 3+7.

• Use el mouse para seleccionar otras celdas (insertando un operador entre ellos). Por ejemplo, seleccione B1 y luego escriba un signo más (+), seleccione C1 y escriba + y luego seleccione D1.

• Escriba una letra para elegir de una lista de funciones de hoja de cálculo. Por ejemplo, si se escribe "a", aparecen todas las funciones que comienzan con la letra "a" que están disponibles.

3. Complete la fórmula:

• Para completar una fórmula que usa una combinación de números, referencias de celda y operadores, presione ENTRAR.

• Para completar una fórmula que usa una función, complete la información requerida para la función y luego presione ENTRAR. Por ejemplo, la función ABS requiere un valor numérico que puede ser un número que se escriba o una celda seleccionada que contenga un número.

El aspecto de las fórmulas completas puede ser como en los siguientes ejemplos:

Fórmula Descripción

=3+7 Suma dos números.

=B1+C1+D1 Agrega los valores en tres celdas.

=ABS(-3) Convierte un número en su valor positivo.

PASOS PARA ELABORAR UNA TABLA DE EXCEL

Crear una tabla

1. Arrastre para seleccionar el rango de celdas que se utilizará para crear la tabla.

2. Haga clic en Tabla en Tabla de la ficha Insertar.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla. Haga clic en el botón Aceptar.

4. El rango de celdas seleccionado se convierte en tabla.

HISTORIA DE EXCEL: Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3.

Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC, superando al también muy popular Quattro Pro de Borland.

Este logro solidificó a Microsoft como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft impulsó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual para la plataforma Windows es Microsoft Excel 2013. La versión actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011.

La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows son:

Año - Versión

• 1985 - 01 (Solo para MAC)

• 1987 - 02 (Microsoft Excel 2.0)

• 1990 - 03 (Microsoft Excel 3.0)

• 1992 - 04 (Microsoft Excel 4.0)

• 1993 - 05 (Microsoft Excel For NT)

• 1995 - 06 (Microsoft Excel 1995)

• 1997 - 07 (Microsoft Excel 1997)

• 1999 - 08 (Microsoft Excel 2000)

• 2001 - 09 (Microsoft Excel XP)

• 2003 - 10 (Microsoft Excel 2003)

• 2007 - 11 (Microsoft Excel 2007)

• 2009 - 12 (Microsoft Excel 2010)

• 2013 - 13 (Microsoft Excel 2013)

• 2013 - 14 (Microsoft Excel 365)

A principios de 1993, Excel se convirtió en el objetivo de una demanda por otra empresa que ya tenía a la venta un paquete de software llamado "Excel" en el sector financiero ya que era un producto muy competitivo en el Mercado. Como resultado de la controversia, Microsoft estaba obligada a hacer referencia al programa como "Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos jurídicos. Sin embargo, con el tiempo esta práctica ha sido ignorada, y Microsoft aclaró definitivamente la cuestión cuando se adquirió la marca del otro programa.

Microsoft alentó el uso de las letras XL como abreviatura para el programa; el icono del programa en Windows todavía consiste en una estilizada combinación de las dos letras. La extensión de archivo por defecto del formato Excel puede ser .xls en versiones anteriores o iguales a Excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de Excel regulares en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para libros de Excel preparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0)2 o .xlsb para libros de Excel binarios en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0).

Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas ,absolutas o mixtas a otras celdas.

Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia.

Cuando Microsoft primeramente empaquetó Microsoft Word y Microsoft PowerPoint en Microsoft Office en 1993, rediseñó las GUIs de las aplicaciones para mayor coherencia con Excel, producto insigne de Microsoft en el momento.

Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE) conocido también como Editor de VBA. La grabación de macros puede producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatización de simples tareas. (VBA) permite la creación de formularios y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores añadieron soporte para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas orientadas a objetos.

La funcionalidad de la automatización proporcionada por (VBA) originó que Excel se convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tomó medidas tardíamente para mitigar este riesgo mediante la adición de la opción de deshabilitar la ejecución automática de las macros al abrir un archivo excel.

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