Excel

EXCEL

El rápido crecimiento de la industria de la computadora personal (PC) se acelera gracias a la hoja de cálculo. A principios de los años 80´s el mundo de las negociaciones se dio cuenta del poder y versatilidad de la hoja de cálculo, y vio que la PC pertenecía más a la oficina corporativa que al hogar o al salón de pasatiempos. Excel puede derivar su origen desde esas primeras hojas de cálculo. Pero el comparar el aeroplano de Orville y Wilbur Wright que voló en Kitty Hawk, con el bombardeo Stealth de hoy en día. Igual que este ultimo avión, Excel es ágil, poderoso y efectivo. Es la culminación de una historia orgullosa combinada con la imaginación y genio de los que lo desarrollaron. Si es un usuario nuevo o principiante de Excel, encontrara que este libro (EL ABC DE EXCEL4, para Windows) es tanto de instrucción como de referencia. Aprenderá Excel y podrá llevar a cabo sus propios proyectos importantes después de unas pocas lecciones. Microsoft Excel es un programa rico en funciones que ofrece habilidades para desarrollar planes de negocios, producir gráficos profesionales, llevara a cabo análisis estadísticos complejos y resolver problemas. Mucha de la versatilidad de Excel viene de su interacción de Windows, Excel muestra en la pantalla los datos exactamente igual que apareceran al imprimirlos, incluyendo los tipos y el estilo de los tipos así como láminas y gráficos multicolores. La pantalla principal de Excel contiene una ventana de hoja de trabajo dentro de la ventana de aplicación de Excel. Está contiene barra de Titulo, barra de Menú, barra de Herramientas, barra de Fórmula, un amplio espacio de trabajo y la barra de estado. Se usan los elementos de la ventana de aplicación para dar comandos a Excel y para ingresar datos a la hoja de trabajo. Se crean hojas de cálculo y gráficos interactuando con la pantalla de Excel. Se dan instrucciones a Excel usando el mouse o el teclado y respondiendo a las preguntas e instrucciones que aparezcan en la pantalla. Excel puede incluso guiarlo a través de operaciones difíciles utilizando una serie de llamadas y menús. Siendo una aplicación de Windows, Excel puede imprimir hojas de trabajo y gráficos en cualquier impresora que ya esté instalada en el ambiente de Windows. La hoja de trabajo se verá tal como aparece en la pantalla, completa con sus tipos TrueType y en color, si se tiene una impresora a color. Guardar una hoja de trabajo significa almacenarla en el disco. A menos que se guarde la hoja de trabajo, al apagar la computadora o salirse de Excel queda perdida para siempre. Si se hacen cambios en una hoja de trabajo después de guardarla, es necesario guardarla de nuevo. De esa manera los cambios hechos guardarla de nuevo. De esa manera los cambios hechos a la versión original quedan registrados en el disco. Una vez que guardo la hoja de trabajo, se puede continuar trabajando en ella, arrancar otra hoja de trabajo. O salir de Excel. Cuando se ha terminado de trabajar con Excel, debe salirse del programa y regresar a Programa Manager de Windows. Antes de apagar la computadora, también debe salirse de Windows y regresar al llamado DOS. Si se apaga la computadora antes de salir de Excel y de Windows, podrían dañarse los archivos que más adelante necesitará.

APLIACIONES DE LOS TÉCNICAS ESCENCIALES.

En vez de requerir que usted teclee o calcule el contenido de una celda, Excel le sirve como socio activo al ir construyendo su hoja de trabajo. Dándole los comandos e instrucciones necesarias a Excel, puede hacerse que ejecute operaciones matemáticos, llené encabezados de celdas inteligentemente, y absorba la mayor parte del esfuerzo de crear una hoja de trabajo. Es posible que no termine una hoja de trabajo en una sola sesión de Excel. Para continuar trabajando en una hoja de trabajo existe – o para editarla o imprimirla – primero se le debe abrir, o leer la del disco en la cual fue almacenada. Cuando se abre una hoja de trabajo, se le carga en la memoria de la computadora y se le muestra en una ventana de la pantalla. Aprenderá cómo editar los datos de una celda en vez de reteclear su contenido completo. También aprenderá cómo borrar la información a otra ubicación dentro de la hoja de trabajo. Cada vez que introdujo datos a una celda de la hoja de trabajo muestra, tenía que usar el mouse o las teclas de flecha para seleccionar la siguiente celda. Puede evitar este esfuerzo manual seleccionando un grupo de celdas antes de ingresar datos. Luego se puede teclear una hilera o columna entera – o toda la hoja de trabajo – sin retirar las manos del teclado. Incluso se puede encender la función Núm. Lock y usar el teclado numérico para teclear números más rápidamente. Excel simplifica el copiado de celdas y el llenado de una serie de datos alimentados usando el asa Fill (de llenar). El asa Fill es un cuadro pequeño en la esquina inferior derecha del marco que ronda a la celda activa. Una función es un comando especial que ejecuta una operación sobre un valor (o cifra) o serie de valores, e inserta los resultados a una celda. La función SUM, por ejemplo, calcula el total de las cantidades de una hilera o una columna, e inserta el resultado en la celda seleccionada. Excel ofrece más de cien funciones que ejecutan cálculos de ingeniería, financieros, estadísticas y otros. El dominio de estas funciones requiere no solamente conocer bien a Excel sino también los principios matemáticos. Sin embargo, no es probable que utilice todas estas funciones de Excel. Una fórmula, al igual que una función, ejecuta operaciones matemáticas sobre celdas o números. Pero a diferencia de una función se le debe explicar expresamente a Excel qué operaciones ejecutar. Las fórmulas pueden incluir operaciones matemáticas, referencias a celdas, números, y aun funciones. Una vez que se empieza una hoja de trabajo, se puede dar cuenta que necesita más hileras y columnas al final de la hoja de trabajo no es problema. Pero quizá necesite insertar una nueva hilera o columna en la hoja de trabajo que ya contiene datos. Si hay espacio, puede mover hileras hacia un lado para hacer lugar a columnas o hileras nuevas.

DAR FORMATO A UNA HOJA.

Las características del formato de Excel sirven para diversos fines: hacer que una hoja de trabajo sea más atractiva, facilitar su lectura o resaltar datos clave. Lo haces al usar colores y distintas fuentes para el contenido de las celdas, al justar la anchura de las columnas, y al insertar o eliminar columnas y filas. El formato determina el aspecto de los rótulos y valores en las celdas, y no altera los datos de forma alguna. Para dar formato a una celda, primero selecciónala y luego dale formato. Las celdas y rasgos pueden formatearse antes o después de escribir datos. Si escribes un valor de una celda para que muestre el valor de manera correcta. El termino fuente se refiere a un conjunto de caracteres (letras, dígitos, símbolos y signos de puntuación) con un diseño especifico. El tamaño de la fuente es el tamaño físico del texto, medido en unidades llamadas puntos. La fuente predeterminada en Excel es Arial en 10 puntos. Puedes cambiar la fuente, el tamaño, o ambas en cualquier celda o sección de una hoja de trabajo con el menú Formato o con Botones de la barra de formato. En la tabla C-1 se presentan varias fuentes en diferentes tamaños. Los atributos son caracteres de formato, como negritas, cursivos y subrayados que aplicas para mejorar el aspecto del texto y números en hoja de trabajo. También puedes cambiar la alineación de rótulos y valores en las celdas, para que queden a la izquierda, a la derecha, o al centro. Los atributos y la alineación pueden aplicarse con la Barra de Formato o con las paginas Alineación y Fuente del cuadro de dialogo Formato de celdas. En la tabla C-2 se enumeran y describen los botones de atributos y alineación. A medida que continúes aplicando formato, tal vez tengas que ajustar la anchura de las columnas para hacer más fáciles de usar las hojas de trabajo. En forma predeterminada, la anchura de la columna es de 8.43 caracteres, o sea, poco menos de 2.5cm (1 pulgada). En Excel puedes ajustar la anchura de una o más columnas con el ratón o con el comando Columna del menú Formato. En las tablas C-3 se describen los comandos disponibles en el submenú del comando Columna. También puedes ajustar la altura de las filas para dar espacio al texto con tamaño de fuente más grande. Al modificar una hoja de trabajo, puede ser necesario insertar o eliminar filas y columnas para mantener la hoja actualizada. Por ejemplo, podrías requerir insertar filas para dar lugar a nuevas productos en inventario, o retirar una columna de totales anuales que ya no son útiles. Los atributos de formato hacen que las hojas de trabajo tengan aspecto profesional y ayuda a contestar distintos datos. Estos mismos atributos pueden aplicarse en las celdas, dependiendo de resultados específicos. Si los datos satisfacen los criterios establecidos. Excel aplica los formatos que especifiques. Por ejemplo puede convenir que los gastos de publicidad que exceden de cierto importe se muestren en negritas rojas, y los valores menores en azul. Puedes usar colores, tramos y bordes para mejorar el aspecto general de una hoja de trabajo y hacerla más legible. Estas características se aplican con la pagina Tramos del cuadro de dialogo Formato de celdas o con los botones de Bordes y Colores de la barra Formato. Puedes aplicar color o tramos al fondo de una celda o rango, o al contenido de una celda y aplicar bordes a todas las celdas de una hoja de trabajo o solo celdas seleccionadas. Observa en la tabla C-4 una lista de botones de bordes y sus funciones. Usa el color con cautela. Su uso excesivo puede distraer la atención del lector respecto de los datos de la hoja de trabajo. El color predeterminado de los

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