Excel

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.

Contiene dos tipos básicos de elementos:

• Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo.

• Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el cursor está encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la acción en su barra de título.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña.

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar y cerrar .

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....

La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.

Es posible que en la versión que tengas instalada en tu equipo de Excel 2010 visualices otras fichas con más opciones. Ésto sucede porque los programas que tenemos instalados en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo herramientas y funcionalidades.

Supongamos que tienes instalada la versión profesional de Acrobat, para crear documentos PDF. Es muy probable que en tu programa Excel aparezca una ficha llamada Acrobat que incluya herramientas útiles como crear un PDF a partir de la hoja de cálculo o exportar como PDF y enviar por e-mail.

Ésta integración permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta. Si quieres ver con detalle cómo hacerlo, visita el siguiente avanzado de personalización del entorno. Además, si acostumbras a personalizar los programas que utilizas es posible que también te interese aprender cómo exportar e importar la personalización del entorno en Excel 2010 .

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

- Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

La barra de estado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

TEORIA

1. EXCEL Programa permite realizar cálculos utilizando funciones preestablecida, como administrar listas en las hojas de calculo través de formulas VENTAJAS La posibilidad de utilizar fórmulas y funciones Permite la creación de gráficos que se modificarán automáticamente al modificar los datos en su hoja de cálculo. Permite también el trabajo con bases de datos. Los documento en excel se llaman Libros y pueden tener Hojas de calculo Hojas de gráficos Hojas de Macros La hoja de trabajo EXCEL está formada por FILAS ordenadas por NÚMEROS y las Columnas ordenadas por las LETRAS del abecederario, la intersección forma una celda.

2. Movimiento rápido en la hoja .

3. Fórmulas y Funciones Fórmula Una Formula es: La representación de una operación aritmética en una hoja de calculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=), seguido del cálculo que realiza. Por ejemplo, la siguiente fórmula resta 1 de 5 “=5-1”. Referencias de celda La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B5 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B5 se volverá a calcular la fórmula. =B5*5

4. Operador aritmético Significado Ejemplo + (signo más) Suma 3+3 - (signo menos) Resta 3–1 Negación –1 * (asterisco) Multiplicación 3*3 / (barra oblicua) División 3/3 % (signo de porcentaje) Porcentaje 20% ^ (acento circunflejo) Exponente 3^2 (elmismo que 3*3) Los operadores de comparación comparan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o FALSO. Operadores de cálculo de las fórmulas

5. Operadores de Comparación Operador de comparación Significado Ejemplo = (igual) Igual a A1=B1 > (mayor que) Mayor que A1>B1 < (menor que) Menor que A1<B1 >= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1 <= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1 <> (distinto) Distinto de A1<>B1

6. Los operadores de referencia Operador de referencia Significado Ejemplo :(dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas. B5 : B15 ; (punto y coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola. SUMA(B5:B15;D5:D15)

7. Función. Una función es: una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda introducida. La sintaxis de cualquier función es: =nombre función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: 1) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo = . 2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. 3) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. 4) Los argumentos deben de separarse por ";".

8. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) El operador " : " nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

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