Formulario simple Excel

PROCEDIMIENTO PARA CREAR UN FORMULARIO SIMPLE PARA CARGA DE DATOS

Un formulario es un diseño de pantalla que se crea con el fin de cargar datos en una tabla y crear una base de datos de un tema determinado. El diseño responde a una necesidad y debe ser lo más claro posible para que el operador pueda hacer el trabajo sin inconvenientes. [pic 1]

A partir de esto, sigamos los siguientes pasos:[pic 2]

1. En una hoja de Excel, crear un formulario, como el de la figura. Observe que el mismo posee las columnas B y F más angostas con el objeto de crear un marco con borde grueso y rellenar el mismo con un color. Además, los títulos se rellenan con otro color para crear una vista independiente de los datos a cargar que aparecen en color blanco. Recuerde que el campo NOMBRE a cargar ocupa dos (2) celdas y no debe combinarse. En el caso del campo VENTA, aplique el formato CONTABILIDAD. Fig. 1[pic 3][pic 4]

En otra hoja de Excel, crear una tabla que se convertirá en una base de dato. Tenga en cuenta que la cantidad de filas en blanco determinan la cantidad de registros que podrá cargar en la base de datos (en el caso de la figura solo se podrán cargar 15 registros). En el caso de la columna VENTA, aplique el formato CONTABILIDAD. Fig. 2

1. Luego cambie los nombres de las hojas creadas por los indicados en la figura. Esto permite organizar mejor la información en la planilla realizada.[pic 5][pic 6]
2. Ubicar el puntero de Excel en la celda A1 en cada hoja (FORM y DATOS). Es para no perder de vista en donde estamos ubicados antes de utilizar la macro que carga los datos.[pic 7][pic 8]
3. Crear una macro para que los datos cargados pasen a la base de datos y se ordenen de acuerdo al criterio establecido. Las Macros en Excel son conjuntos de instrucciones que se ejecutan de manera secuencial por medio de una orden de ejecución, que en este caso será pulsar la combinación de teclas CTRL + g. Para crear la macro, debe situarse en la hoja FORM, luego ir al menú VISTA, botón MACROS, opción GRABAR MACRO. Aparece una ventana como la figura en donde lo necesario es indicar el nombre de la macro (GRABAR) y la tecla (letra g minúscula) que se utilizará junto a la tecla CTRL para ejecutar la macro. Fig. 4

1. Luego siga estrictamente los siguientes pasos y observe atentamente las figuras que acompañan la descripción.

1. Haga clic en el campo CODIGO, en la celda vacía. Fig. 5[pic 9][pic 10]
2. Seleccione las celdas vacías de todos los campos de carga de datos, en este caso desde el campo CODIGO hasta el campo ZONA. Fig. 6[pic 11]
3. Ejecute el comando de teclado CTRL + C para copiar las celdas seleccionadas. Fig. 6
4. Cambie el control de la hoja actual a la hoja DATOS haciendo clic sobre la pestaña.[pic 12][pic 13]
5. Haga clic en la última fila y en la primer columna correspondiente al campo CODIGO. Fig. 7[pic 14]
6. Haga clic en el menú INICIO, botón OPCIONES DE PEGADO, opción PEGADO ESPECIAL, se abre una ventana en la que se selecciona la opción PEGAR VALORES y se marca la casilla TRASPONER. Por ultimo clic en el botón ACEPTAR. Fig.  8
7. Aparecerá seleccionada la última fila de la tabla. A continuación, seleccione toda la tabla desde el título CODIGO hasta la última celda de la columna ZONA. Fig. 9[pic 15]
8. Luego haga clic en menú INICIO, botón ORDENAR Y FILTRAR, opción ORDEN PERSONALIZADO. En la ventana marcar la casilla MIS DATOS TIENEN ENCABEZADO, seleccione el campo CODIGO por el cual ordenará la tabla y clic en el botón ACEPTAR. Fig. 10
9. Ahora que la tabla está ordenada, haga clic en el TITULO, para desmarcar las celdas seleccionadas y posicionar el cursor en un punto de referencia visible.[pic 16]
10. Cambie el control de la hoja actual a la hoja FORM haciendo clic sobre la pestaña correspondiente.
11. Haga clic en el campo CODIGO, en la celda vacía  para posicionar el cursor en el campo que inicia el formulario. Fig. 5
12. Seleccione las celdas vacías de todos los campos de carga de datos, en este caso desde el campo CODIGO hasta el campo ZONA (Fig. 6) y pulse la tecla SUPRIMIR. De este modo estará borrando los datos del formulario para limpiarlo.
13. Haga clic en el campo CODIGO, en la celda vacía (Fig. 5). Esto permite que el cursor quede posicionado en el primer campo al ejecutar la macro.[pic 17]
14. En la barra de tareas de Excel, haga clic en el botón DETENER GRABACIÓN. Fig. 11[pic 18][pic 19]

1. Ahora está en condiciones de proceder a la carga de datos en el formulario y al finalizar, pulse el comando que ejecuta la macro CRTL + g. Verifique que los datos cargados están en la base de datos.
2. Guarde el archivo con el formato LIBRO DE EXCEL HABILITADO PARA MACROS.

MEJORAS PARA APLICAR EN EL FORMULARIO PARA LA CARGA DE DATOS EN FORMULARIO

Cuando el operador inicie la carga de datos en el formulario, deberá escribir en cada campo el valor correspondiente. Por ejemplo, en el caso del campo SEXO puede cargarse M (masculino) o F (femenino) o también VARON o MUJER. [pic 20][pic 21]

Lo mismo vale para los campos RUBRO (Electrónica, Tecnología, Muebles) o ZONA (Norte, Sur).

Para que durante la carga no se escriba el dato, puede crear un campo con lista de modo que con el mouse pueda elegir el valor del mismo.[pic 22][pic 23][pic 24]

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