INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE CONTABLE

la integridad personal, la total gama de aptitudes poseídas por una persona;, la corrección y completitud de los datos en una base de datos

INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE CONTABLE

A) Por que utilizar un sistema contable

Los registros contables en cuanto al manejo de datos son enormes. No sólo son depositarios de

Información básica, sino que deben operar con ella de modo eficiente. Sean muchos o pocos

Datos, muchos o pocos ejercicios contables, se trata de un gran volumen de operaciones de

Múltiples orígenes. Precisan que su trabajo con ellos sea ordenado y que

Los resultados obtenidos sean fiables.

Por eso hoy en día, pocas son las empresas que por pequeñas que sean, quieran llevar sus

Registros contables en forma manual.

Por eso hay tantos sistemas contables en el mercado, y cada uno de ellos permite el manejo de gran

Cantidad de datos, lo cual facilita los registros contables.

B) Bases para el uso de un sistema contable.

COI es un sistema contable muy sencillo de utilizar, sin embargo debemos recordar que este

Manual se centra en el uso y manejo del sistema, el cual se basará en la elaboración y uso

Del Catálogo de Cuentas, el registro de las operaciones a través de la elaboración de pólizas y los

Reportes de los principales estados financieros.

Esto quiere decir que deben regresar a sus apuntes de contabilidad, para poder realizar los

Registros contables adecuadamente. El ejercicio de práctica a elaborar es muy parecido a los

Que se estudian en las materias contables, pero en esta ocasión haremos los registros en un

Sistema contable.

No se enseñara contabilidad en este curso, de acuerdo a sus conocimientos registraran las

Operaciones en el sistema.

C) Métodos de Registro

Recordaremos los diferentes métodos de registro con el fin de establecer en cual nos basaremos

Para las operaciones que realizaremos, los tres diferentes métodos son:

I.- Método de inventarios perpetuos o inventarios constantes.

Es aquel que por virtud del cual, las mercancías se registran de tal manera que es posible

Conocer el valor de su existencia en cualquier momento, así como el costo de las ventas. 2

Cuentas que se emplean en el procedimiento de inventarios perpetuos:

Almacén: cuenta de activo circulante, se maneja a precio de costo, saldo deudor, y expresa la

Existencia de mercancías, esto es el inventario final

Costo de ventas: cuenta de mercancías, se maneja a precio de costo, saldo deudor, y expresa el

Costo de lo vendido

Ventas: cuenta de mercancías, se maneja a precio de venta, saldo acreedor, expresa las ventas

Netas.

II.- Método Analítico o Pormenorizado.

Es aquél por virtud del cual es posible conocer en detalle el valor de los elementos que

Participan en las transacciones de mercancías, con excepción del valor de las propias

Mercancías en existencia y del costo de las ventas, los cuales se determinan mediante la

Práctica de un inventario físico.

En este procedimiento se establecen las siguientes cuentas:

• Inventarios

• Compras

• Gastos de compra

• Devoluciones sobre ventas

• Devoluciones sobre compras • Rebajas sobre compras

• Ventas

III.- Procedimiento global o de mercancías generales.

Consisten en registrar las diferentes operaciones de mercancías en una sola cuenta, la cual se

Abre con el nombre de mercancías generales.

Por su facilidad de uso y su actualidad usaremos el de Inventarios Perpetuos.

INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABLE

a) Instalación

Se introduce el CD de COI en la unidad y se debe de ejecutar automáticamente.

Como es la primera vez, daremos un clic en Instalar.

La siguiente pantalla indica los derechos de autor y la protección legal contra reproducciones, al

Ser utilizado por razones educativas, no se registrará, ni se debe de usar para fines diferentes al

Educativo. Ni generar copias ilegales del mismo.

Clic en siguiente.

Acuerdo de la licencia, clic en Sí 4

Se pedirá un No. de Serie y un número de Disco (este se incluye en el CD). Clic en siguiente.

La pantalla donde se indica la carpeta donde se instalará (se puede dejar como está, la cual es:

En el disco duro normalmente C: Archivos de programas\ASPEL\COI 3.5. Clic en siguiente.

Tipos de Instalación se seleccionará Automática y clic en siguiente.

Grupo de programas (dejar en el grupo de ASPEL©) clic en siguiente.

Se inicia la instalación, la cual puede tratar de 1 a 2 minutos.

Registro, no se debe registrar clic en No.

Fin de la instalación, quitar la selección para no iniciar en este momento COI

En el menú de Inicio SAE se presentará en programas, ASPEL, COI 3.5, ASPEL- COI 3.5.

En caso de que al introducir el CD de SAE no se ejecute automáticamente, se puede abrir el

CD y ejecutarlo directo.

b) Inicio de COI

Cada vez que entremos a COI aparecerá la siguiente pantalla donde nos solicitará una clave de

Acceso es de importante que no le tecleen ninguna, porque de hacerlo será la clave que siempre

Nos pida al iniciar y si por alguna razón la olvidamos, no podremos ya entrar al programa, por

Lo que se tendrá que desinstalar y volver a instalar.

Por ello usaremos la clave general siempre la cual es la tecla F8, del teclado de funciones, al usar

Esa no tendremos problemas al entrar.

C) Instalación de la empresa

Como es la primera vez que entramos, no se tiene instala ningún período por lo que se

Solicitará que instalemos la base de datos de un período.

(COI como SAE y NOI, son programas que trabajan con diferentes bases de datos, el proceso de

Instalar la empresa, genera esos archivos de bases de datos en blanco, que los programas

Requieren para ir guardando información, son en promedio 76 bases diferentes que el usuario

Normal no necesita ver, porque son para uso de los programas, lo que sí es importante conocer

Es la ubicación de esas bases [carpeta] para saber dónde va a abrir el programa sus bases de

Trabajo)

A diferencia de SAE el cual al inicio nos pide la fecha DDMMAA, COI, sólo nos pide

MMAA, o sea mes y año, otra diferencia importante en cuanto a SAE es que por cada período

Nuevo que abramos (cada mes nuevo), debe de generar otra vez todo el conjunto de bases de

Datos (eso sí al inicio ponemos un mes y año que no tengamos información, en el proceso

Normal de COI, después de iniciar un mes y querer genera el mes siguiente, se usa el proceso

De Creación del Siguiente Período, que se verá en el siguiente capítulo)

Al instalar ya tenemos como ejemplo datos de un empresa (tenemos los períodos Feb. 2000 y

Feb. 2005 (los pueden abrir para revisarlos, pero nosotros vamos a trabajar con datos nuevos).

La pantalla siguiente será la pantalla que siempre nos aparecerá después de teclear la clave de

Acceso o abrir una empresa.

Como podemos ver siempre nos solicitará el directorio de datos (donde están las bases de

Datos), nos dará como primera opción la que escogimos al instalar la empresa, si la cambiamos

Ya no encontraremos la base de datos.

Así mismo solicita la fecha, la cual es importante para los documentos a capturar, ya que de

Acuerdo a esa fecha es el período en el que trabajaremos y la podemos cambiar escribiéndola

En el formato MMAA o sea si queremos poner el abril del 2008, sería 0408 o seleccionarla de

La lista de períodos que ya hemos instalado, los cuales aparecerán si le damos clic en

El signo de interrogación (?).

Como para ese período no tenemos bases de datos nos aparecerá el siguiente mensaje.

Damos clic en Sí (recordar que este mensaje sólo aparecerá cada vez que capturemos un

Período del cual no tengamos datos, si escogemos un período existente, abrirla los datos del

Mismo).

En adelante nos pedirá algunos parámetros generales para el uso de COI, es importante que

Sigan las instrucciones que aquí se mencionan para mejor uso del programa.

Parámetros de la Instalación.

En esta ventana se generaran las bases de datos del período seleccionado, al darle clic en

Instalación automática.

La siguiente ventana es la relacionada con la estructura del catálogo de cuenta, los dígitos por

Nivel, la captura por guión y el manejo de departamentos (significa manejo de cuentas de forma

Departamental, esa opción no la seleccionaremos, hay que quitar la selección dando un clic en

El cuadro).

Vamos a dejar las demás opciones como están por lo que nuestro catálogo será 4-3-3 (1000-

001-000).

Podemos seleccionar varios ejemplos de catálogos de cuentas de acuerdo a diferentes giros de

La empresas, con ello COI nos mostrará un catálogo tipo, con la mayoría de la cuentas

Más usadas, o también si queremos generar desde el inicio nuestro propio catálogo, usar la

Opción de catálogo vacío.

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