Implementación y capacitación de aplicaciones de colaboración en línea para incrementar la productividad en el trabajo en documentos digitales en el depto. De Informática de la UASLP FEPZH

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Asignatura:

Innovación y cambios de escenarios

Tema de investigación por Método del caso:

Implementación y capacitación de aplicaciones de colaboración en línea para incrementar la productividad en el trabajo en documentos digitales en el depto. De Informática de la UASLP FEPZH.

Docente:

Dr. Alfredo Mendoza González

Alumno:

MCA. Víctor Manuel Abundis Espinosa

Cd. Valles, S. L. P., a 17 de octubre de 2021

INTRODUCCIÓN

Desde que se inventó la computadora, han existido momentos importantes en la historia del software, uno de ellos es la primera versión de Office lanzada por Microsoft en el año de 1989. Desde entonces se ha convertido en la principal herramienta de oficina a nivel mundial, las principales aplicaciones de este paquete son Word, Excel y PowerPoint. desde el principio su uso convencional ha sido mono usuario, es decir que sólo un usuario puede trabajar en un archivo a la vez y si alguien más desea acceder al mismo podrá hacerlo en modo de solo lectura y no podrá modificar mientras el primer usuario lo esté editando. en la actualidad en las empresas ya es muy común que varios usuarios necesiten tener acceso a un archivo para trabajar en él en equipo. y con las aplicaciones convencionales de escritorio De Microsoft Office los usuarios no pueden trabajar en un archivo de forma simultánea. Debido a esta necesidad y con la tecnología de internet han surgido aplicaciones en línea que si permiten colaborar a varios usuarios en un archivo de forma simultánea incrementando la productividad para la culminación de esos archivos en menos tiempo. es por eso por lo que en el presente documento se abordará los beneficios de la implementación este tipo tecnología en una empresa.

1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Actualmente en el departamento de informática, el personal genera archivos con las aplicaciones de escritorio del paquete de Office 2019 Word, Excel y PowerPoint en los cuales trabajan de forma individual y cuando requieren compartir información, lo hacen por correo electrónico o por medio de una carpeta compartida en un servidor. Esto conlleva a que, si un archivo lo tiene abierto un usuario, los demás no pueden editarlo, solo verlo. Por lo que para terminar un archivo el proceso es serial y secuencial, por ejemplo, si en el departamento existen 4 personas y la aportación de cada uno es de 10 minutos en tiempo, se llevaría un total de 40 minutos para concluirlo pues tres de ellos   tienen que estar esperando a que el otro termine. De lo contrario, si pudieran avanzar varios al mismo tiempo de forma paralela, entonces ese mismo documento se podría terminar en 10 minutos.

Para definir el problema se realizó la siguiente herramienta:

Entrevista con el jefe del departamento de informática de la UASLP-FEPZH: el cuál explicó la forma en que se trabaja cuando requieren compartir información y trabajar en equipo.

1. CAUSAS DEL PROBLEMA

1. Desde que se empezaron a utilizar aplicaciones para trabajos de oficina, para ser precisos, en agosto de 1989 que Microsoft lanza su primera versión de Office, los usuarios se empezaron a acostumbrar a utilizar software como Word y Excel de forma individual, es decir, al ser aplicaciones para uso en computadora de escritorio, solo uno podía estar editando un archivo y para compartirlo tenía que cerrarlo y enviarlo por medio de diskette o por medio de la red local. Y hasta la fecha muchos usuarios en muchas empresas siguen trabajando de esa forma ya obsoleta, y en el departamento de informática no es la excepción, se sigue trabajando de esa manera convencional.
2. El personal ya tiene experiencia trabajando en red y desde el año 2003 tienen carpeta compartida llamada SHARED en un servidor con el sistema operativo Windows Server con muchas carpetas y archivos con acceso controlado por medio de usuario y contraseña. Pero trabajar en una carpeta compartida, conlleva a que cuando un usuario abre primero un archivo, solo el tendrá acceso para edición, los que lo abran después de él solo tendrán acceso de solo lectura, es decir solo puede avanzar un usuario a la vez en ese archivo y de esa manera se pierde mucho tiempo.

(González V., 2021) comenta que cuando varios usuarios pretenden acceder simultáneamente a un mismo documento contenido en una carpeta compartida se plantea el problema de que las modificaciones introducidas por uno de ellos no sobre escriban las realizas por otros. Para evitarlo, cuando un usuario accede a un documento el sistema operativo inmediatamente "bloquea" al resto de los usuarios su capacidad para introducir cambios. Se dice que un archivo está boqueado.

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