Libros y hojas de cálculo

Ver libros y hojas de cálculo

Un libro de Microsoft Excel es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.), que puede utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada entre sí. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de más de una hoja de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la misma hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico (hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.) independiente.

Puede pasar de una hoja de cálculo o de gráfico a otra haciendo clic en las etiquetas de las hojas, situadas en la parte inferior de la ventana del libro. Puede asignar colores a las etiquetas de hojas para reconocerlas más fácilmente. La etiqueta correspondiente a la hoja activa estará subrayada en el color elegido, mientras que las demás estarán totalmente coloreadas.

Ver diferentes partes de una hoja de cálculo al mismo tiempo

Dividir una hoja de cálculo Para ver distintas partes de una hoja de cálculo y desplazarse por ellas de forma independiente, puede dividir la hoja de cálculo en sentido horizontal y vertical en paneles (panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de otras partes por barras verticales u horizontales.) independientes. La división de una hoja de cálculo en paneles permite ver distintas partes de la misma hoja unas junto a otras y resulta útil, por ejemplo, para copiar y pegar datos entre distintas áreas de una hoja de gran tamaño. En el siguiente ejemplo, se ven las filas correspondientes a distintas ciudades en los paneles superiores, mientras que los totales correspondientes a febrero quedan visibles en los paneles inferiores.

Los dos paneles de la derecha se desplazan a la vez, al igual que los dos inferiores.

Mantener visibles los rótulos o datos

Para mantener visibles los rótulos de filas y columnas u otros datos a medida que se desplaza por una hoja, puede "inmovilizar" las filas superiores o las columnas de la izquierda. Las columnas y las filas inmovilizadas no se desplazan, sino que permanecen a la vista a medida que se desplaza por el resto de la hoja de cálculo.

Los rótulos de la primera fila permanecen fijos mientras se desplaza verticalmente por el resto de la hoja.

No puede dividir una hoja de cálculo e inmovilizar partes de ella simultáneamente.

Nota Los paneles divididos o inmovilizados no se muestran automáticamente en cada página al imprimir la hoja. Deberá especificar los rótulos que desee imprimir.

Crear vistas personalizadas

Puede guardar un conjunto de configuraciones de presentación e impresión como vista personalizada, y aplicar esta vista personalizada en cualquier momento. Por ejemplo, supongamos que tiene una hoja de cálculo que contiene datos sobre cuatro regiones de ventas distintas. Puede configurar una vista para los datos de cada región, y guardarlas. Cuando abra la hoja de cálculo, podrá solicitar una vista determinada y se mostrarán los datos.

Lo que puede almacenarse en las vistas personalizadas

Las configuraciones almacenadas incluyen opciones de presentación, tamaño de las ventanas y su posición en la pantalla, divisiones de ventana o paneles inmovilizados, la hoja activa y las celdas seleccionadas en el momento de crearse la vista (vista: conjunto de valores de visualización e impresión a los que se puede dar un nombre y se pueden aplicar a un libro. Se pueden crear más de una vista del mismo libro sin guardar copias diferentes del libro.). También se pueden guardar opcionalmente las filas y las columnas ocultas, la configuración de filtros y la configuración de impresión.

La vista personalizada incluye el libro entero. Si oculta una hoja antes de agregar una vista, Excel ocultará la hoja cuando muestre la vista en pantalla.

Ocultar todo o parte de un libro

Al ocultar partes de un libro, los datos dejan de estar a la vista pero no se quitan del libro. Si guarda y cierra el libro, los datos ocultos seguirán estándolo la próxima vez que lo abra. Si imprime el libro, Microsoft Excel no imprime las partes ocultas. Para evitar que puedan verse las hojas, filas o columnas ocultas, puede proteger el libro o la hoja mediante una contraseña.

Ocultar libros y hojas

Puede ocultar los libros y las hojas para reducir el número de elementos en pantalla y evitar así cambios no deseados. Por ejemplo, puede ocultar hojas que contengan datos confidenciales, o bien ocultar un libro que contenga macros (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.) de forma que sigan disponibles para su ejecución, pero que no aparezca ninguna ventana del libro de la macro. El libro o los datos ocultos estarán accesibles y otros documentos pueden usar la información.

Ocultar filas y columnas

Asimismo, puede ocultar las filas o las columnas de datos seleccionadas que no esté usando o que no desee que vean los demás usuarios.

Ocultar elementos de la ventana

Puede ocultar la mayoría de los elementos de la ventana para dejar espacio en la pantalla y poder mostrar los datos de la hoja de cálculo. Entre los elementos de la ventana que puede ocultar están la barra de tareas de Microsoft Windows y las barras de título, de herramientas, de fórmulas y de estado de Excel. Estos elementos permanecen ocultos sólo mientras el libro está abierto; volverán a mostrarse al cerrar el libro y abrirlo de nuevo.

Solucionar problemas al introducir y seleccionar datos

Escribir datos

Los números, las fechas y las horas no se muestran correctamente

Formatos de número

Microsoft Excel presentará en una hoja de cálculo los números, fechas y horas según el formato de número que se haya aplicado a las celdas. Para cambiar el formato de número, seleccione las celdas que desee. En el menú Formato, haga clic sucesivamente en Celdas, en la ficha Número y en la categoría y formato que desee. Para utilizar el formato de fecha predeterminado, haga clic en la celda y presione CTRL+MAYÚS+#. Para utilizar el formato de hora predeterminado, presione CTRL+MAYÚS+@.

Configuración regional

Las opciones seleccionadas en Configuración regional (Panel de control) determinan el formato predeterminado para la moneda, las fechas, las horas y los números.

Aparecen los símbolos ##### en vez de un número

Se produce un valor de error ##### cuando la celda contiene un número, una fecha o una hora cuyo ancho excede al de la celda, o bien cuando la celda contiene una fórmula de fecha u hora que genera un resultado negativo. Intente aumentar el ancho de la columna.

Las fechas de la hoja de cálculo no tienen todas el mismo aspecto

Cuando se introduce una fecha en una celda, dicha fecha aparece en un formato de fecha predeterminado o en un formato aplicado a la celda antes de introducir la fecha. El formato de fecha predeterminado se basa en los valores de la ficha Fecha del cuadro de diálogo Configuración regional, al que se tiene acceso desde el Panel de control de Microsoft Windows. Si estos valores de fecha han cambiado, cualquier fecha existente en los libros a los que no se haya aplicado formato con el comando Formato de celdas también cambiará.

No se muestra parte del texto que se escribe en una celda

Para mostrar varias líneas de texto en las celdas seleccionadas, haga clic en Celdas en el menú Formato, elija la ficha Alineación y, a continuación, active la casilla de verificación Ajustar texto. Si el texto es una única palabra larga, los caracteres no se ajustarán; para ver todo el texto puede ensanchar la columna o reducir el tamaño de la fuente.

Microsoft Excel no siempre completa las entradas de columna

Asegúrese de que Autocompletar está activado En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, elija la ficha Modificar y, a continuación, compruebe que está activada la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda.

Compruebe dónde se hizo clic por última vez

Haga clic después del último carácter de la celda. Excel completará una entrada sólo cuando el punto de inserción esté al final del contenido de la celda actual.

Asegúrese de que las entradas coinciden

Es posible que los caracteres que escribe no coincidan con ninguna entrada existente en la columna, o que coincidan con dos o más entradas. Por ejemplo, si escribe AXY y las entradas posibles son "AXY1" y "AXY2", Microsoft Excel no completará la entrada.

Seleccione la entrada correcta

Para seleccionar la entrada que desee, presione ALT+FLECHA ABAJO y seleccione una entrada de la lista. También puede hacer clic en la celda con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, en Elegir de la lista, en el menú contextual (menú contextual: menú que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el

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