Trabajar con Libros y Hojas electrónicas de cálculo

Sección 1: Trabajar con Libros y Hojas electrónicas de cálculo

Lab: Tareas básicas con Libros y Hojas de cálculo.

Información general.

Los Libros son la unidad básica de trabajo en Excel, y su extensión en la versión 2013 es XLSX.

Dentro de los Libros, puedes tener una o más Hojas electrónicas de cálculo, y en ellas puedes almacenar datos e información que puedes querer organizar, procesar o informar.

En este ejercicio aprenderás a manipular Libros y Hojas de cálculo,

para que puedas tener tu trabajo de manera organizada.

El manejo es general: se trabajará con los Libros y las Hojas de cálculo, pero no con su contenido.

• Tarea 1: Manipulando hojas en un Libro.

1. Abre un archivo de trabajo

1. Selecciona el archivo VentasMINI_Inicio.xlsx, y haz clic en Abrir.
2. Se abrirá el archivo correspondiente.[pic 1]

1. Toma nota cómo el Libro sólo contiene una Hoja de cálculo, llamada Datos.
2. Guarda el archivo con otro nombre, antes de que comiences a hacerle modificaciones. Te muestro la manera más rápida de hacerlo, para que no tengas que ir a Backstage.

1. Presiona F12 para que aparezca el cuadro de diálogo

Guardar como.

1. Aparecerá la ventana Guardar como.
2. En Nombre de archivo, coloca «Apellido VentasMINI.xlsx».
3. Haz clic en Guardar.

1. Agrega una nueva Hoja de cálculo al libro, haciendo clic en el ícono Hoja nueva, que está junto a la pestaña de la Hoja de

[pic 2]

1. Se agregará una nueva Hoja de cálculo, llamada Hoja1.

1. Al crear la Hoja, Excel la establece como Hoja activa, es decir, la Hoja donde puedes ingresar datos.

1. Agregar una Hoja también puede hacerse utilizando la Cinta de opciones, seleccionando la pestaña INICIO, grupo de comandos Celdas, hacer clic en el combo Insertar, y seleccionar la opción Insertar hoja, pero es mucho más complicado.

[pic 3]

1. Ahora, genera una copia de la Hoja Datos, en el mismo Libro.

1. Haz clic en la pestaña de la Hoja Datos, para que sea la Hoja activa.
2. Te darás cuenta que lo has hecho porque verás datos en la hoja.
3. Colocando el puntero del ratón sobre la pestaña de la Hoja Datos, invoca el menú de contexto presionando el botón derecho del ratón.
4. Selecciona la opción Mover o copiar…

[pic 4]

1. Aparecerá la ventana Mover o copiar.

[pic 5]

1. Genera la copia de la Hoja Datos.

1. Asegúrate que en Mover hojas seleccionadas al libro, esté seleccionado el nombre del Libro en que te encuentras, que es «VentasMINI_Inicio.xlsx».
2. Asegúrate que en Antes de la hoja, esté seleccionada la opción «(mover al final)».
3. Asegúrate que el cuadro de verificación Crear una copia esté seleccionado —tenga palomita—.
4. Haz clic en Aceptar.
5. Se habrá creado una copia de Datos, que se moverá al final del Libro, y que tendrá un nombre por omisión de Datos (2).

[pic 6]

1. Mover o copiar una Hoja también puede hacerse utilizando la Cinta de opciones, seleccionando la pestaña INICIO, grupo de comandos Celdas, hacer clic en el combo Formato, y seleccionar la opción Mover o copiar hoja, pero es mucho más complicado.
2. Ahora modifica la etiqueta de una Hoja de cálculo.

1. Haz doble clic sobre la pestaña de Hoja de Datos (2), para que se coloque en modo de edición.
2. Remplaza «Datos (2)» por «Datos (Resumen)».
3. También puede hacerse colocando el puntero del ratón sobre la pestaña de la Hoja que se desea renombrar, invocar el menú de contexto presionando el botón alternativo del ratón, y seleccionando Renombrar, pero es más complicado.

1. Ahora, mueve de lugar una hoja.

1. Haz clic sobre la pestaña de Hoja de Hoja1, para hacerla la Hoja activa.
2. Coloca el puntero del ratón sobre la pestaña de Hoja de Hoja1; presiona el botón del ratón y no lo sueltes.
3. Verás cómo aparece un pequeño triangulo y una pequeña hoja.

[pic 7]

1. Sin soltar el botón del ratón, arrastra la Hoja hacia la derecha, de tal manera que el triángulo quede posterior a la pestaña Datos (resumen).

[pic 8]

1. La Barra de pestañas de Hoja quedará como sigue:

[pic 9]

1. Ahora, oculta una Hoja.

1. Coloca el puntero del ratón sobre la pestaña de Hoja de Hoja1, invoca el menú de contexto presionando el botón alternativo del ratón, y selecciona la opción Ocultar.
2. Como puedes ver, la hoja ya no está visible. Recuerda que eso no quiere decir que no exista, sino que simplemente no se puede ver.

1. Ocultar una Hoja también puede hacerse utilizando la Cinta de opciones, seleccionando la pestaña INICIO, grupo de comandos Celdas, hacer clic en el combo Formato, hacer clic en la opción Ocultar y mostrar, y finalmente, seleccionar la opción Ocultar hoja, pero es mucho más complicado.
2. Ahora, muestra Hojas que están ocultas.

1. Coloca el puntero del ratón sobre la pestaña de Hoja de cualquiera de las Hojas existentes, invoca el menú de contexto presionando el botón alternativo del ratón, y selecciona la opción Mostrar….
2. Aparecerá la ventana Mostrar.

[pic 10]

1. En la lista Mostrar hoja, selecciona la Hoja que está oculta, en este caso «Hoja1».
2. Haz clic en Aceptar.
3. Como puedes ver, Hoja1 está visible nuevamente, y es la Hoja activa.
4. Ocultar y mostrar Hojas es un recurso muy valioso cuando deseas fuera de vista Hojas que pueden ser confidenciales.

1. Mostrar Hojas ocultas también puede hacerse utilizando la Cinta de opciones, seleccionando la pestaña INICIO, grupo de comandos Celdas, hacer clic en el combo Formato, hacer clic en la opción Ocultar y mostrar, y finalmente, seleccionar la opción Mostrar hoja, pero es mucho más complicado.
2. Ahora, elimina una Hoja.

1. Coloca el puntero del ratón sobre la pestaña de Hoja de Hoja1, invoca el menú de contexto presionando el botón alternativo del ratón, y selecciona la opción Eliminar.
2. Si la Hoja contiene información, Excel mandará una ventana de advertencia.

[pic 11]

1. En caso de hacer clic en Eliminar, la Hoja se borrará y no puede recuperarse.

e. Si la Hoja no contiene información, simplemente se eliminará.

1. Eliminar la Hoja activa también puede hacerse utilizando la Cinta de opciones, seleccionando la pestaña INICIO, grupo de comandos Celdas, hacer clic en el combo Eliminar, y hacer clic en la opción Eliminar hoja, pero es mucho más complicado.
2. Ahora, cambia el color de las pestañas de Hoja.

1. Haz clic en pestaña de la Hoja Datos (resumen), para que sea la Hoja activa.
2. Coloca el puntero del ratón sobre la pestaña de la Hoja Datos (resumen), invoca el menú de contexto y

selecciona la opción Color de etiqueta, y selecciona

«Verde oliva, énfasis 3, obscuro 25%».

[pic 12]

1. El color de la pestaña se habrá cambiado.

1. Cambiar el color de la pestaña de Hoja también puede hacerse utilizando la Cinta de opciones, seleccionando la pestaña INICIO, grupo de comandos Celdas, hacer clic en el combo Formato, y hacer clic en la opción Color de etiqueta, pero es mucho más complicado.

• Tarea 2: Manipulando Columnas y Filas en una Hoja de cálculo.

1. Oculta una columna.

1. Selecciona la Hoja Datos (resumen), haciendo clic en su pestaña de Hoja.
2. Coloca el puntero del ratón sobre el identificador de la Columna D; el puntero debe cambiar de forma, asumiendo el modo de selección.[pic 13]

1. Cuando el puntero del ratón tenga esa forma, haz clic, para que la Columna y todos sus datos se seleccionen.

[pic 14]

1. Aún con el puntero del ratón sobre el identificador de la columna, invoca el menú de contexto, y selecciona la opción Ocultar.

1. Con ello, la Columna se habrá ocultado.

1. Mira cómo entre la C y la E hay un pequeño indicio de que hay algo ahí.[pic 15]

1. Eliminación de Columnas.

1. Deseamos eliminar las columnas H e I, correspondientes a Mes y Año.
2. Presionamos la tecla CTRL y la mantenemos presionada; hacemos clic sobre el identificador de la columna H, y luego sobre la columna I, y soltamos la tecla CTRL. Deberán estar seleccionadas ambas columnas.

[pic 16]

1. Estando sobre el identificador de cualquiera de las dos Columnas seleccionadas, invoca el menú de contexto, y selecciona la opción Eliminar.
2. Las Columnas se habrán eliminado.
3. Recuerda que todo lo que puedes hacer con las Columnas, lo puedes hacer con las Filas, y viceversa.

1. Ahora, agrega una Fila.

1. Imagina que quieres separar la información de ventas del «MINI Cooper Bakerstreet(AUT)» y del «MINI Cooper Bayswater(AUT)».
2. Como te puedes dar cuenta, la división está entre la Fila 10 y la 11.
3. Selecciona la Fila 11, haciendo clic en su identificador cuando el puntero del ratón pase a modo de selección de fila.

[pic 17]

1. Aún con el puntero del ratón sobre el identificador de la fila 11, invoque el menú de contexto, y seleccione la opción Insertar.
2. Como ves, se ha agregado una Fila nueva, antes de la Fila seleccionada.

1. Ajusta el ancho de una Columna, en función a su contenido.

1. Como puedes ver, la Columna A tiene un ancho más amplio de lo que se requiere.
2. Para ajustarla, mueve el puntero del ratón hacia la línea divisoria entre la Columna A y la Columna B.
3. Verás que el puntero cambiará a modo de ajuste de tamaño.[pic 18]

1. Para ajustar el tamaño, puedes arrastrar la línea de división hacia la izquierda o la derecha, cuando el puntero del ratón está en modo de ajuste de tamaño, sin embargo, la opción más sencilla es hacer doble clic cuando el puntero del ratón asume esa forma.
2. Cuando aparezca el puntero del ratón en modo de ajuste de tamaño al colocarlo en la línea divisoria entre la Columna A y la Columna B, haz doble clic.
3. Verás que el ancho de la Columna se ajustó al contenido.

• Tarea 3: Manejo de estilos y Temas.

1. Aplica un estilo a las celdas.

1. Selecciona la Fila 1, haciendo clic sobre su identificador cuando el puntero del ratón entra en modo de selección.

[pic 19]

1. En la Cinta de opciones selecciona INICIO – Estilos – Estilos de celda, y selecciona el Estilo «Título 2».[pic 20]

c.

1. Si tu monitor es muy grande, no encontrarás Estilos de celda, y encontrarás los estilos visibles. El equivalente a Estilos de celda es hacer clic aquí.[pic 21]

        Sea como sea que te haya aparecido, al hacer clic en el estilo, la Fila se transforma.

1. Recuerda que los estilos pueden asignarse a nivel Fila, Columna, Hoja o Celda, es decir, todo lo que puedas seleccionar puede asumir un estilo.

1. Modificar un estilo.

1. En la Cinta de opciones selecciona INICIO – Estilos – Estilos de celda.
2. Coloque el puntero del ratón sobre el Estilo «Título 2», e invoque el menú contextual.
3. Seleccione la opción Modificar.

[pic 22]

1. Aparecerá la ventana Estilo, que es la que permite modificar un estilo de Excel.

[pic 23]

1. Haga clic en el botón Formato, y aparecerá la ventana

Formato de celdas.

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