MANEJO DE SUBTOTALES

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ORDEN MÚLTIPLE: 2

MANEJO DE SUBTOTALES 4

Orden Múltiple:

Muchas veces necesitamos ordenar la base de datos por varios criterios, no solo por una columna o un ítem, como en esta base de datos necesitamos ordenar por la columna de Continente, pero después de eso necesitamos dentro de cada continente tener ordenado por zona, pero dentro de cada zona tener ordenado por País. Entonces veamos como se haría.

Base de datos ordenada por País.

Ahora nos ubicamos dentro de la base de datos, nos dirigimos a la pestaña Inicio, el botón Ordenar y Filtrar, y seleccionamos la opción Orden Personalizado y saldrá un cuadro como este: verificamos que la opción Mis datos tienen encabezados se encuentre activa (para que los títulos no se incluyan en el ordenamiento).

Entonces donde dice ordenar Por, seleccionamos Continente.

En el botón Agregar Nivel pulsamos y nos aparece otra línea de ordenamiento, que dice Luego por y seleccionamos Zona, repetimos el proceso Agregar Nivel y seleccionamos País, Es decir que

Y la base de datos se organizaría de la siguiente forma.

Claro usted puede ordenar por los ítems que requiera.

Manejo de Subtotales

Los subtotales son resultados parciales o resultados por grupos, por ejemplo en la base de datos del censo que tenemos a continuación, necesitamos saber cuanta es la población discriminada de américa insular, o cuanta gente hay en península nórdica o en sur de áfrica. Entonces veamos como se hace, Vital que la base de datos se encuentre ordenada.

Ubicar el cursor en la base de datos, ir a la pestaña DATOS, el botón Subtotales y sale un cuadro con las siguientes opciones:

Para cada cambio en: Seleccionamos Continente porque el mismo ítem que tuvimos en cuanta para ordenar. Y así podemos agrupar la información por continentes.

Usar función: Seleccione la función de tipo Estadístico que desea aplicar a las columnas de cifras. Para este caso seleccione la función SUMA

Agregar Subtotal a: En esta orden selecciona las columnas a las cuales quiere aplicar la función del paso anterior, es decir que le activamos el visto bueno a la opción Ancianos, Adultos, Jóvenes, Adolescentes, Niños y Población

Las siguientes Tres Opciones:

Reemplazar Subtotales Actuales para el primer caso no nos afecta puesto que no puede reemplazar algo que no existe pero para los casos venideros, hay que tenerla en cuenta, sobre todo si van aplicar varios subtotales en la misma hoja de datos.

Salto de Pagina entre Grupos: esta opción se activa cuando se necesita que grupo quede en una hoja diferente, sino toda la información saldrá en la misma hoja, por ahora lo dejaremos sin activar.

Resumen debajo de los Datos: generalmente esta activa, se utiliza para ver el total general debajo de toda la base de datos, sino este se puede visualizar en la parte superior de la base de datos.

Al terminar el procedimiento la base de datos debe estar de la siguiente manera:

Se puede observar en la parte izquierda de la columna A, un esquema de trabajo el cual esta divido en tres Niveles.

Después de Cada continentes se encuentra el consolidado Total África, Total América, y los otros.

Si pulsamos en cada uno de los niveles la vista seria Así: Nivel 1

Exclusivamente se ve el gran total o total general.

NIVEL 2

Se observa el total por grupos.

Nivel 3

Se observa toda la base de datos.

Cuando haya terminado de analizar la información con los subtotales y desea desactivarlo, la manera de hacerlos es la siguiente.

Ir a la pestaña Datos, Botón Subtotal,

Abajo en la parte izquierda

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