MANUAL DE COMPUTACION Excel

INACAP Maipú

MANUAL DE COMPUTACION

Excel

II parte

Docente        :        Marcelo Videla Franco

2003

Indice

Trabajo con Datos        2

Contenidos        2

Tablas Dinámicas        2

Tablas        5

Trabajo con Datos

Contenidos

• Tablas Dinámicas
• Tablas

Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica es una tabla resumen que se crea basada en un conjunto de registros cuya repetición de información hace indispensable tener que generar resúmenes para obtener información rápida sobre estos datos.

Los datos útiles para generar tablas dinámicas son aquellos en que su información es similar pero varían los valores sobre cada registro.

Por ejemplo: si se tiene un listado de 1000 registros con un formato similar a:

[pic 1]

Y se desea saber algunas cosas como:

• ¿Cuál fue el total de ventas de González?
• ¿Cuánto vendió en total de Carnes?
• ¿Cuánto vendió Fernández en lácteos el año 2001?
• ¿Cuál es el promedio de venta de cada vendedor?

Imagine ahora que la cantidad de datos es de unos 1000 a 2000 registros.  Todas las preguntas anteriores serían muy lentas de contestar debido al volumen de información con la que se está trabajando.

Ahora responda las mismas preguntas utilizando la siguiente tabla:

[pic 2]

Sin duda la creación de una tabla dinámica es muy útil de acuerdo a los tipos de datos que existan y donde la variedad entre ellos no sea muy alta.  Por ejemplo, no sería la misma tabla resumen tan clara si existieran 20 diferentes vendedores o 30 diferentes productos.

Otro punto importante es, que se denominan tablas dinámicas por la facilidad de modificar y actualizar los datos que tienen dichas tablas.

Como crear tablas dinámicas:

1. Marcar los datos sobre los que se desea crear una tabla dinámica
2. Ir al menú Datos y elegir la opción Informe de Tablas y Gráficos Dinámicos
3. Aparecerá un asistente que mediante 3 pasos permitirá la construcción de la tabla

Paso 1

[pic 3]

Este paso permite elegir donde están ubicados los datos sobre los que se desea crear una tabla dinámica, es posible crear estos datos sobre tablas de algunas bases de datos.  Lo más común es realizar tablas dinámicas basadas en datos de registros que se encuentren en el Excel.  Además, este cuadro permite seleccionar el tipo de informe a crear, si este será una tabla dinámica o un gráfico con tabla dinámica.

Paso 2

[pic 4]

Si los datos son traídos de una hoja de Excel entonces en este paso se debe definir cual es el rango de esos datos, incluyendo los títulos.  Normalmente, la selección es automática.

Paso 3

[pic 5]

Este es el paso final y determina donde se desea crear la tabla, si en una celda específica o en una hoja nueva que se crea automáticamente.

Una vez finalizado el asistente, Excel genera automáticamente el formato de la tabla dinámica a crear.  Aquí el usuario define los componentes que estarán en la tabla dinámica.  La forma de crearla es desplazar los nombres de campo al lugar que se desea tengan en la tabla.  Se debe definir primero, a lo menos un campo que vaya en el lugar indicado como Coloque datos aquí, normalmente este campo contiene el elemento por el cual la tabla genera los resúmenes.

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