Manual De Excel

Manual de Excel

Excel es un programa que se maneja por medio de un lenguaje denominado formulas y funciones los cuales nos permiten manipular gran cantidad de información de una manera fácil y práctica.

Las formulas son las indicaciones que damos para realizar operaciones matemáticas y están formadas por los siguientes elementos.

1. Constantes: son aquellos valores de numero o letras que integran nuestra formula (recuerda que si es un texto deberá estar señalado dentro de un paréntesis)

2. Referencia: las referencias indican las celdas que se van a ver involucradas en la formula

3. Operadores: son los operadores matemáticos que ya conocemos suma resta multiplicación y división

4. Funciones: las formulas pueden estar compuestas también por funciones las cuales nos permitirán elaborar fórmulas más complejas por ejemplo:

Excel nos permite también crear formulas comparativas con la finalidad de cotejar información entre sí, existen 3 operadores comparativos:

Operador comparativo igual (=).

Nos permite identificar si el valor de “a” es igual al valor de “b”, si esto es correcto nos lo señalara como verdadero, de lo contrario lo marcara como falso.

Ejemplo:

Como podemos ver en Excel nos señala como verdaderos los valores que son iguales a los de la columna a y como falso los que no lo son, esta función nos permite comparar 2 series distintas.

Operador mayor que (>):

Este operador nos permite comparar si el valor de “a” es mayor al valor de “b”, si este fuera mayor entonces nos lo marcaria como verdadero de lo contrario lo marcara como falso, ejemplo:

Operador menor que (<):

Nos sirve para comparar si el valor de la columna “a” es menor al valor de la columna “b”, si es así nos indicara que es verdadero, si es lo contrario indicara que es falso, ejemplo:

Funciones:

Las funciones son indicaciones pre-establecidas que nos permiten elaborar tareas específicas las cuales se clasifican en las siguientes categorías:

1. Funciones de texto:

• Extraer: la función extraer nos ayuda a obtener parte de una cadena de caracteres, es decir nos va a extraer un numero de caracteres específicos de una serie que pueden ser, claves, números bancarios, curp, códigos de barra. Etc.

Esta función costa de 3 elementos:

1. El texto: que es la cadena original de la cual se extraerá la información.

2. Posición inicial: nos indica a partir de qué valor vamos a empezar a extraer.

3. Numero de caracteres: indica el número de caracteres que serán extraídos

Ejemplo: asigna 5 curps y extrae de 2 la fecha de nacimiento y de otros 3 el género y la localidad.

Función concatenar

Nos permite unir 2 cadenas de texto, en una misma celda la cual es muy útil cuando manejamos bases de datos ya que normalmente al capturarlos se dividen por celdas por ejemplo, cuando capturamos un nombre este será dividido en apellido materno, paterno y nombre.

Ejemplo:

Nota: se presenta un error por la falta de espacios.

Nota: se presenta sin error.

Función de texto en Excel

Nos ayuda a convertir un valor numérico en texto y además nos permite indicar el formato que deseamos aplicar a dicho texto.

La función texto nos es especialmente útil cuando deseamos dar formato a un número antes de ser concatenado a un texto.

Sintaxis: la función de texto en Excel tiene 2 argumentos obligatorios.

1. Valor: indica el valor numérico que convertimos a texto. Este puede ser la referencia donde se encuentra ese valor.

2. Formato: cadena de texto que indica el formato que se va a aplicar ha dicho valor.

Ejemplo:

Nota: Formato moneda.

Funciones de búsqueda

Función buscar: esta nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y como resultado nos devuelve el valor correspondiente al rango que solicitamos, la función buscar se puede utilizar de modo vectorial o de forma matricial.

Del modo vectorial podemos buscar un valor en un rango de celdas el cual deberá estar en una sola columna o en una sola fila.

La sintaxis para realizar la búsqueda es la siguiente:

Valor buscado:

Es el valor que deseamos encontrar.

Vector de comparación:

Un rango de celdas en que están formados por una sola columna o una sola fila en el cual se realizara la búsqueda.

Vector resultado:

Es el rango de celda que contiene la columna o filas de resultados que deseamos obtener.

El vector de comparación deberá estar en orden ascendente de lo contrario nos lo marcara incorrecto.

Ejemplo:

Elabora una lista de 5 alumnos en los cuales este desglosado su nombre y apellido con una calificación en la cual con tan solo indicar el nombre del alumno nos indique su calificación.

BUSCARV o CONSULTAV

Esta función nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Podemos ejemplificar esta función en un directorio telefónico en el cual cuando busquemos un nombre nos bote el teléfono.

Para utilizar la función buscarv debemos cumplir con algunas condiciones:

1- Tener la información organizada y de forma vertical con los valores debajo de cada columna.

Esto es necesario porque al realizar la búsqueda lo hace de manera vertical.

En la función buscar podemos identificar varios elementos en su sintaxis:

1. Valor buscar: es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos incluir el texto entre comillas o bien seleccionar la celda donde se encuentre el valor que estamos buscando.

2. Matriz_ buscar_ en: la tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se intentara encontrar la coincidencia del valor _buscar.

3. Indicador_ columnas: una vez que la función “buscar v” encuentra una coincidencia del valor buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El indicador_ columnas es el número de columnas que deseamos obtener siendo la primer columna de la tabla la columna numero1.

4. Ordenado: este argumento tiene que ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función “buscar v” realizara una búsqueda exacta (falso) o una búsqueda aproximada. En caso de que este argumento se omita es recomendable que se encuentre la información ordenada de forma ascendente.

Ejemplo:

Errores en Excel

Son general mente consecuencias de haber introducida de manera incorrecta o de utilizar inapropiadamente alguna fórmula Excel detecta los errores y los clasifica de acuerdo a la falla para que sea más fácil su corrección.?!?

Error #¿NOMBRE?:

Este error se genera cuando se hace referencia a una función que no existe o bien no está escrita correctamente por ejemplo: =EXTRAE correcto =EXTRAER incorrecto.

Error #¡REF!:

Este error sucede cuando la celda a la que hacemos referencia en nuestra formula no puede ser localizada por que tal vez fue borrada o esta sobre escrita, si obtienes este tipo de error es necesario que revises que tu formula no esté haciendo referencia a una celda que ha sido borrada.

El error se corregirá cuando reubiquemos a la celda correcta.

Error #¡DIV!:

Cuando Excel detecta este error es que se ha hecho una división entre cero para resolver este error copia el denominador de la división a otra celda y busca cual está causando el cero.

Error #¡VALOR!:

El error sucede cuando proporcionamos un tipo de dato diferente al que espera la función, por ejemplo: si estamos colocando la función =suma (1,”a”) incorrecto, =suma (1,2,3) correcto.

Error #¡NUM!:

Este error nos indica que Excel a sobre pasado sus límites y por lo tanto no puede ser desplegado, ejemplo: =POTENCIA (1000,1000) este resultado es tan grande que Excel no nos lo puede mostrar.

Error #¡NULO!:

Se genera al especificar incorrectamente un rango en una función, por ejemplo: si tratamos de hacer una suma =SUMA (A1+B1 B5) incorrecto =SUMA (A1+B1:B5) correcto.

Error #¡N/A!:

Este tipo de error nos indica que el valor que intentamos encontrar no existe por esta razón es muy común este error cuando utilizamos funciones de búsqueda y esta no encuentra el valor que estamos buscando.

Ilustra con captura de pantallas cada uno de los errores.

Función lógica “O”

La función o nos devuelve los valores verdaderos o falsos después de haber evaluado la expresión lógica que hallamos colocado como argumento.

La función o nos ayudara a determinar si al menos uno de los argumentos de la función es verdadero

1. Valor lógico 1: expresión lógica que va a ser evaluada por la función

2. Valor lógico 2: a partir del segundo argumento lógicas a evaluar con opción de tener un máximo de 250.

La única manera de que la función “O” nos devuelva un valor falso es que todas las expresiones lógicas sean falsas, si al menos una es verdadera entonces el resultado será verdadero.

Ejemplo:

Función lógica “Y”

La función y en Excel nos permite evaluar varias expresiones lógicas y saber si todas ellas son verdaderas y bastara con que cualquiera sea falsa para que en todas también lo sea.

Ejemplo:

Interés

...