Manual Macros

Unidad 1. Las herramientas del Excel (I)

Introducción

Antes de ingresar al desarrollo del Lenguaje Visual Basic para Aplicaciones, haremos una breve exposición de algunas herramientas del Excel que se supone son conocidas por nuestro amable lector. Sin embargo, para unificar criterios y con el ánimo de recordar lo conocido, haremos una exposición de la secuencia de pasos que se sigue para ejecutar o usar determinadas herramientas.

Este repaso nos servirá también para mostrar dicha secuencia usado en las versiones Excel 2003 y Excel 2007.

El objetivo de esta sección es, entonces, refrescar al participante de dichos procedimientos a fin de que pueda usarlos sea durante la grabación de macros o cuando tenga que programar ciertas acciones que requieran del uso de tales procedimientos.

En el numeral 1 presentamos la secuencia de pasos para realizar o ejecutar la herramienta con algunas observaciones y comentarios. En el numeral 2 daremos algunos ejemplos de grabación de macros que hagan uso de determinadas herramientas. En el numeral 3 desarrollaremos algunas macros que nos permitan realizar algunas operaciones en Excel de uso frecuente. Esta introducción termina con una breve exposición de la filosofía de objetos en la Programación Orientada a Objetos (POO), técnica empleada en la programación de macros.

Herramientas del Excel

Filtro avanzado

Figura 1

Usamos filtro avanzado para poder extraer, sea en una misma hoja o en otra, ciertos registros de una base de datos que cumplen determinadas condiciones.

Para realizar el filtro avanzado es necesario definir previamente el rango de criterios así como conocer el rango de datos y la celda, a partir de la cual se deben emitir los resultados.

El rango de criterios debe contener en su primera fila, los nombres de los campos (columnas) y en las siguientes filas contener los valores o criterios del filtrado.

La imagen que se presenta en la Figura 01, nos muestran la secuencia de pasos que se debe seguir para realizar el filtro avanzado.

En la ventana de diálogo Filtro avanzado seleccione dónde desea el listado, cuál es el rango de criterios y a partir de qué celda se debe recibir los resultados.

Nota 1:

En el caso de Excel 2003, si desea extraer lo filtrado hacia otra hoja, entonces debe definir el rango de los datos con un nombre de rango. Si desea, el rango de criterios puede estar otra hoja, sólo que, para mayor facilidad se puede usar también nombre de rango. En la versión 2007 no es necesario que el rango tenga nombre, pero sí que el procedimiento se ejecute estando en la hoja hacia donde se desea el resultado.

Ejemplo

Abra el archivo Pedidos.xlsx. En la hoja Pedidos se tiene una lista de pedidos de 830 clientes, atendidos por un grupo de empleados y enviados a distintos destinos. En la hoja Detalles de pedidos, se tiene la lista de productos pedidos por cada cliente. Se desea obtener

a) Un reporte de los pedidos realizados por un cliente en particular.

b)Igualmente se desea obtener un reporte de todos los pedidos atendidos por dos empleados en particular y cuya forma de envío sea Speddy Express.

Solución

Haciendo clic en el cuadro de nombres, apreciamos que los datos de la hoja Pedidos tiene por nombre de rango, Pedidos y que la otra hoja tiene por nombre, Detalle.

Pregunta a)

Insertemos una nueva hoja; que su nombre sea Reporte 1.

Copiemos toda la cabecera (nombres de campo) de la hoja Detalles de pedidos y la pegamos en la primera fila de la hoja Reporte 1

Supongamos que se desea obtener los pedidos del cliente cuyo número de pedido es 11077. Para ello digitamos debajo de Id Pedido, 11077 (en la hoja Reporte)

Ahora realizaremos el procedimiento del Filtro Avanzado:

Estando en la hoja Reporte, hacemos clic en <Avanzadas> del grupo <Ordenar y filtrar> de la ficha <Datos>.

Completamos la ventana de diálogo que aparece, según se muestra en la siguiente imagen:

A la derecha se aprecia una parte de dicho reporte.

Pregunta b)

Inserte una nueva hoja y que se nombre sea Reporte 2.

Copiaremos la cabecera de la hoja Pedidos y la pegamos en esta nueva hoja.

Supongamos que se desea obtener un reporte de los pedidos atendidos por Buchanan, Steven y por Davolio, Nancy. Esto significa que debemos ingresar estos nombres debajo de la columna Empleado y "Speddy Express" lo ingresamos debajo de Forma de envío pero repetido, como se muestra en la siguiente imagen:

A continuación realice el mismo procedimiento anterior digitando en Rango de la lista: Pedidos. La siguiente imagen muestra parte de este reporte.

Consolidación

Se puede consolidar rangos de datos que están en una misma hoja, rangos de datos que están en diferentes hojas o igualmente rango de datos que corresponden a libros diferentes.

Nota 1:

Se debe tomar en cuenta que la consolidación se lleva a cabo sobre rangos que tiene la misma estructura, aunque el número de filas puede variar entre un rango y otro. Para los temas de consolidación use el archivo Ventas anuales.xlsx y Ventas diarias.xlsx.

Nota 2:

Si los rangos tuvieran columnas que no puedan ser consolidadas, puede dejar de incluirlas en la selección y usar las siguientes o trasladarlas al final a fin de que se pueda elegir un rango adecuado. Siempre consolida tomando en cuenta la primera columna del rango.

Consolidación de rangos de una misma hoja

La Figura 2 muestra la secuencia de pasos para realizar una consolidación de rangos dentro de una misma hoja de un libro.

Observación

En

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