Manual de Access

CAPÍTULO I MANEJO BÁSICO DE LAS BASES

DE DATOS 03

CREACIÓN DE BASES DE DATOS 03

LA VENTANA DE BASES DE DATOS 06

ASISTENTES DE ACCESS 09

CAPÍTULO II CREACIÓN Y MANEJO DE TABLAS 12

TIPOS DE CAMPOS CON ACCESS 12

QUE SON LOS ÍNDICES 16

¿QUÉ SON LOS CAMPOS CLAVE? 22

RELACIONES ENTRE TABLAS DE UNA BASE DE DATOS 23

CREACIÓN DE UNA TABLA CON ACCESS 24

ALTERAR EL DISEÑO DE UNA TABLA 34

CREACIÓN Y EDICIÓN DE ÍNDICES 45

CREACIÓN DE CAMPOS CLAVE 48

AÑADIR Y MODIFICAR REGISTROS EN LAS TABLAS 49

DESPLAZAMIENTOS A TRAVÉS DE LA TABLA 50

ELIMINAR REGISTROS 51

CAPÍTULO III CONSULTAS, FORMULARIOS

E INFORMES 56

CONSULTAS 56

CONSULTAS CON EL ASISTENTE 56

CONSULTAS MANUALES 60

ABRIR CONSULTAS 66

FORMULARIOS 67

FORMULARIOS CON GRÁFICOS 72

FORMULARIOS AUTOMÁTICOS (AUTOFORMULARIOS) 79

DESPLAZAMIENTO A TRAVÉS DE FORMULARIOS 82

CERRAR FORMULARIOS 83

ABRIR FORMULARIOS 85

INFORMES 85

CERRAR INFORMES 86

14 INFORMES PARA ETIQUETAS POSTALES 95

INFORMES AUTOMÁTICOS (AUTOINFORMES) 101

DESPLAZAMIENTO A TRAVÉS DE INFORMES 102

CERRAR INFORMES 103

ABRIR INFORMES 105

CAPÍTULO IV HERRAMIENTAS MÁS ÚTILES

DE ACCESS 107

DESHACER 107

EL BOTÓN DERECHO DEL RATÓN 107

CORRECTOR ORTOGRÁFICO 108

AUTOCORRECIÓN 112

BÚSQUEDA DE DATOS 114

REMPLAZO AUTOMÁTICO DE DATOS 116

RELACIONES 117

MANEJO DE RELACIONES 119

GRABAR DATOS 121

IMPRIMIR DATOS 121

ELIMINAR ELEMENTOS DE LA VENTANA DE BASE DE DATOS 123

CAMBIAR DE NOMBRE LOS ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS 123

CORTAR, COPIAR Y PEGAR: PORTAPAPELES 124

CAPÍTULO I / MANEJO BÁSICO DE LAS BASES DE DATOS

________________________________________

Cuando creamos una nueva base de datos, aparece una ventana cuyo trabajo es ofrecer de una manera cómoda y sencilla las operaciones más comunes que pueden llevarse a cabo con una base de datos.

Para obtener este cuadro es necesario crear una nueva base de datos que contendrá todas esas operaciones comunes, así como las tablas que componen la base.

CREACIÓN DE BASES DE DATOS

________________________________________

Vamos a empezar por indicar la forma en que se crea una nueva base de datos. El proceso es realmente simple. Podemos elegir la opción Nueva base de datos en el menú Archivo, pulsar las teclas CONTROL + U, o bien pulsar el botón [NUEVO] de la barra de herramientas de Access.

En cualquiera de los tres casos, obtendremos lo siguiente:

Como vemos, hay dos fichas que podemos seleccionar:

1. General, cuyo único contenido hasta el momento es el icono Base de datos en blanco. Activar este icono supone la creación de una base de datos en la que no hay absolutamente nada definido.

2. Bases de datos. Esta ficha contiene varias bases de datos predefinidas por Microsoft en las que sólo será necesario rellenar los datos, puesto que la estructura de la base que se seleccione ya estará creada.

Por ejemplo, si desea crear una base para almacenar datos sobre nuestras películas de vídeo, podríamos elegir el icono Colección de vídeos que muestra la citada ficha Bases de datos.

A continuación, Access muestra un cuadro de diálogo en el que debemos dar nombre a la nueva base de datos, entre otras cosas.

Éste es el cuadro: [ARCHIVO NUEVA BASE DE DATOS]

Por defecto carpeta [Mis documentos]

1. Lo primero que Access requiere para crear una nueva base de datos es el nombre con el que quedará grabado en el disco como un archivo más. Por tanto, utilizaremos el campo Nombre de archivo para escribirlo. En la lista que aparece podemos elegir un nombre.

Si así lo hacemos, Access almacenará la nueva base de datos sobre aquella que tenía antes ese nombre, borrándola, y pidiendo primero confirmación para la acción.

2. Otra posibilidad es elegir el lugar en que se almacenará la base de datos. Para ello utilizaremos la lista Guardar en, que nos ofrece una relación con todas las unidades de disco del sistema.

Cuando se elige una unidad de disco aparecen todas sus carpetas y archivos en el cuadro central.

3. Utilice la lista Guardar como tipo para establecer qué clase de base de datos deseamos crear. Lo normal es que en esta lista aparezca como dato Bases de datos de Microsoft Access que, naturalmente, hace referencia a las bases de datos de Access.

4. El botón de revisión Exclusivo se muestra disponible sólo en entornos multiusuario (redes). Si una base de datos se abre de forma exclusiva, ningún otro miembro de la red puede abrirla si antes no la cierra aquel que la haya abierto de modo exclusivo.

Esto evita problemas al disco, ya que si dos usuarios de una red pudieran abrir una base de datos al mismo tiempo, al intentar añadir datos (registros) o al modificar alguno que ya exista, se podría entrar en conflicto, porque el ordenador no "sabría" a cuál de los dos usuarios de la red hacer caso. No obstante, Access le permite abrir una base de datos en modo compartido de modo que cualquier usuario de la red tenga acceso a la base. El problema está en que los datos que queden definitivamente almacenados serán los del último usuario que los almacene en el disco.

Existen una serie de privilegios que pueden asignarse a usuarios de la red. Por ejemplo, se puede asignar a un usuario únicamente la capacidad de leer una base de datos, con lo cual tendrá restringido el acceso para cualquier otra operación como, por ejemplo, grabar los datos que incorpore a la base.

5. Cuando haya elegido todos los datos para la nueva base, pulse el botón [ACEPTAR].

Una vez hecho todo esto, Access crea la base de datos y muestra una ventana que contiene todos sus elementos hasta ahora vacíos. Esta ventana recibe el nombre de ventana de base de datos y su aspecto, vacío, es éste:

LA VENTANA DE BASES DE DATOS

________________________________________

La ventana de la base de datos muestra como menú un grupo de fichas con las operaciones posibles dentro de la base de datos.

Al elegir una ficha, obtenemos cuántos elementos de ese tipo contiene la base de datos.

Como hemos visto en la figura, en la ventana de base de datos existen varias fichas:

1. Tablas. Ya hemos comentado algo de las tablas y veremos más adelante datos nuevos sobre ellas, pero se puede decir que las tablas son los cimientos sobre los que se construyen las bases de datos, ya que éstas contienen los datos que utilizaremos para trabajar con el resto de las funciones.

2. Consultas. Las consultas son cuestiones que se plantean a la base de datos para obtener ciertos resultados, normalmente mediante un ejemplo. Generalmente, las consultas generan un listado con el resultado de la cuestión que se ha planteado sobre una base de datos.

Por ejemplo, podríamos consultar cuántos individuos de una tabla son mayores de edad y Access generaría una lista de aquellos que cumplen esa condición.

El resultado siempre es una tabla que contiene los datos consultados, con la ventaja añadida de que si se modifican los datos de la tabla desde la que se ha creado la consulta, ésta también resulta actualizada.

3. Formularios. Son plantillas cuya finalidad es el modelado de los datos de una base. El resultado de la creación de un formulario es que Access permitirá introducir y editar los datos de una tabla, o incluso de la base de datos completa, de una forma más profesional (en lugar de directamente sobre la tabla original).

Su función es puramente estética y para un manejo más cómodo, si bien su construcción puede ser desde muy simple a muy compleja.

4. Informes. He aquí otro tipo de plantilla, que utiliza los datos de las tablas o consultas para generar un enunciado que suele ir destinado a la impresora. Los informes se forman mediante un texto común y datos extraídos de las tablas o consultas.

Cada registro suele destinarse a una hoja, salvo en casos concretos como las etiquetas postales que reúnen vados registros en una misma página.

5. Macros. Una macro es una función compleja que se ha construido partiendo de otras más simples.

Podemos realizar macros de modo que, al pulsar una tecla o seleccionar una opción de menú (por ejemplo), Access ejecutará varias operaciones que usualmente realizamos a menudo de forma automática.

6. Módulos. Un módulo es una parte de un programa realizado con un lenguaje de programación que proporciona Access.

Para utilizarlo es necesario tener ciertas la ser posible amplias) nociones sobre programación, así como un profundo conocimiento del lenguaje de Access.

Para seleccionar cualquiera de estas fichas, bastará con llevar el ratón hasta una de ellas y pulsar el

...