Manual prevalidador de datos para envío de archivos

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    CONTENIDO

INTRODUCCION          ¡Error! Marcador no definido.

1. HABILITAR MACROS           4

    1.1 Para versión inferior a Office 2007          4

    1.2 Para versión Office 2007            6

2. ACCESO AL PREVALIDADOR          10

2.1  Pantallas iniciales        10

2.2. Pantalla de diligenciamiento        12

3. BARRA DE HERRAMIENTAS DEL PREVALIDADOR          13

    3.1  Para versión inferior a Office 2007         13

    3.2  Para versión Office 2007            15

4. ÁREA DE DILIGENCIAMIENTO          16

5. CUADRO DE AYUDAS Y ERRORES          17

5.1. Cuadro de Ayudas        17

5.2. Cuadro de errores        18

6. GENERACIÓN DE ARCHIVOS XML          19

Si al validar el archivo se encuentra algún error de forma, se presentará la siguiente pantalla con el listado de errores encontrados.  Estos errores aparecerán en inglés dado que para este proceso se utilizan los procedimientos estándar para XSD, los cuales están en este idioma.          21

INTRODUCCIÓN

La herramienta que se presenta a continuación  tiene como objetivo ayudarle a diligenciar y validar de manera correcta los diferentes formatos que deben remitirse a la DIAN, en cumplimiento de la responsabilidad legal de presentar la información por envío de archivos.

Esta herramienta constituye una ayuda para la conformación de los archivos con las especificaciones técnicas legalmente establecidas, sin embargo, su utilización en ningún momento exime al informante de la responsabilidad que se derive por errores de forma o de contenido de la información suministrada.

La ayuda ha sido diseñada en Excel  para garantizar su accesibilidad facilitando la organización de la información, así como la inclusión, verificación, modificación y demás cambios que se generen antes de ser remitida oficialmente. El prevalidador convierte los datos en archivos XML que son archivos planos requeridos para la transmisión de la información a través del aplicativo ubicado en la página Web de la DIAN.

El documento está organizado en seis temas: el primero corresponde a los pasos a seguir para habilitar la opción de Macros del Excel y poder ejecutar el prevalidador; el segundo de ellos corresponde al acceso al prevalidador en donde encuentra las indicaciones de cómo utilizarlo adecuadamente y como desplegar y seleccionar el formato a utilizar; en tercer lugar se describe la barra de herramientas, que le permite navegar fácilmente en la ayuda; en cuarto lugar aparecen las pantallas que lo guiarán en el área de diligenciamiento; el quinto apartado hace referencia a los cuadros de ayudas y errores posibles que se puedan presentar durante la inclusión de los registros, y en sexto y último lugar se muestran las pantallas que lo guiarán en la generación de los archivos XML.

1. HABILITAR MACROS

Para poder ejecutar el prevalidador es necesario habilitar los macros del mismo en Microsoft Excel, para permitir la ejecución de los macros contenidos en el prevalidador se hace necesario que el nivel de seguridad de Excel se encuentre en la opción “Bajo”. A continuación podrá encontrar el procedimiento para realizar este ajuste en el Excel, tenga en cuenta que este procedimiento debe realizarse antes de abrir el prevalidador, es decir en un Excel nuevo.

1. Para versión inferior a Office 2007.

Una vez abierto Microsoft Excel, haga clic sobre la opción “Herramientas” del Menú principal, para desplegar el menú correspondiente.

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