Manual de archivos

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Contenido

PRESENTACION        2

INTRODUCCION        3

OBJETIVO        3

1.        Organización del archivo personal.        4

1.1        Diagrama de flujo del archivo del personal.        5

2.        Realización de expedientes personales.        6

2.1 Diagrama de flujo de expedientes del personal.        6

3. La integración de los expedientes al archivo.        7

3.1. Clasificación de documentos.        9

Por el tiempo.        9

Por el tipo de documento de que se trate.        9

Acorde al formato.        9

Físico.        9

Digital.        9

Acorde al contenido.        10

3.2 Diagrama de flujo de la integración de los expedientes al archivo.        11

4. Préstamo de expedientes.        12

4.1 Diagrama de flujo.        13

5. Integración de nueva documentación al expediente del personal.        15

5.1 Diagrama de flujo.        15

6. Transferencia de expedientes        15

6.1 Diagrama de flujo.        15

Glosario        16

PRESENTACION

El presente manual está dirigido a todo personal de nuevo ingreso en el área de Recursos Humanos esto con el fin de que a los nuevos trabajadores se les facilite el saber cómo es que funcionan los archivos, con que se llenan los expedientes y posteriormente los archivos. Todo esto con el fin del buen desempeño de sus funciones.

Se abarcaran ciertos puntos que fungirán como una guía para saber qué hacer ante las situaciones de un nuevo personal, una baja de personal y como con el paso del tiempo se llenan cada uno de los expedientes de los empleados, también se abarcaran otros casos en donde se clasificaran los expedientes de acuerdo a las categorías de activos y pasivos y sobre todo cuando un expediente pasa a ser clasificado por estas categorías. Se analizara paso por paso como es que se integra un expediente y como se ordena en el archivo según nuestro criterio, de igual manera como poder actuar ante diversas situaciones en las que se plantea un préstamo de expediente una integración de nuevas documentaciones y una transferencia de expedientes

INTRODUCCION

Manual diseñado para dar cumplimiento en la integración, manejo y conservación de los expedientes del personal, a fin de optimizar la administración de los documentos generados en la trayectoria laboral y facilitar su consulta cuando se requiera verificar la evidencia documental sobre el perfil o trayectoria del personal.

Es un documento de apoyo administrativo que contiene, en forma ordenada y sistemática la Integración de los documentos para la apertura de los expedientes por ingreso del trabajador, en el cual se va adquiriendo información sobre el personal de la empresa, documentos personales, factores intrínsecos o extrínsecos   que se dan entre las unidades administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo a su funcionamiento.

OBJETIVO

Su principal propósito es autorizar préstamos de expedientes, solicitados por diferentes entidades académicas y dependencias, para su consulta. Así como las responsabilidades y los canales de comunicación que permitan una adecuada funcionalidad administrativa de la institución.

• Establecer que los expedientes contengan la documentación correspondiente requerida en niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento de la empresa.
• Describe y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar la duplicidad de funciones.
• Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas por los integrantes de la institución.
• La elaboración del manual de organización debe hacerse en forma participativa por todos los involucrados en la estructura organizacional de la dependencia y por lo tanto son directamente responsables de su aplicación en cada archivo personal.
• Cada expediente estará sujeto a diferenciarse por color y números, dependiendo el puesto o nivel jerárquico.  

1. Organización del archivo personal.

Para que pueda llevarse a cabo la organización del archivo del personal es necesario saber la administración de gambetas de los puestos de la empresa, siendo estos los del organigrama presentado anteriormente.

La manera en la que se van a organizar las gambetas será clasificar los pestos, por nivel, color y estarán ordenados alfabéticamente dentro de la gambeta según le corresponda.

El organigrama que se utilizara de ejemplo es uno que cuenta con seis puestos de trabajo los cuales se clasificaran de la siguiente manera:

Director: A este puesto le corresponde la primera gambeta del estante, el cual tendrá una carpeta de color rojo la cual contendrá su expediente que está formado por documentos personales, laborales, capacitaciones y otros tipos de documentos.

Jefe de sala: A este puesto le corresponde la segunda gambeta del estante, el cual tendrá una carpeta de color amarillo la cual contendrá su expediente que está formado por documentos personales, laborales, capacitaciones y otros tipos de documentos.

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