Manual Bases De Datos

ÍNDICE

Ejercicio 1: Introducción............................................................................................ 1

Ejercicio2: Tablas y Relaciones ............................................................................... 2

Ejercicio 3: Formato de Tablas ................................................................................ 3

Ejercicio 6: Formularios ........................................................................................... 4

Ejercicio 7: Diseño y Personalización de Formularios ............................................ 5

Ejercicio 9: Informes ............................................................................................... 6

INTRODUCCIÓN

El Access se define como un “gestor de bases de datos relacionales gráfico e interactivo”. Veamos que es eso….

Una base de datos no es más que un conjunto de información organizado por temas; cada “tema” se guarda en una tabla que se distribuye en campos y registros:

 Base de datos relacional: Permite crear “relaciones” entre diferentes tablas. Piensa en la tabla de “Clientes”, la tabla de “Artículos” y la tabla de “Pedidos” de una empresa; si podemos relacionar las tres tablas, conseguiremos entre otras cosas:

- Evitar información duplicada: “Clientes” por un lado y datos del cliente en la table “Pedidos” por otro.

- Ahorrar espacio.

- Aumentar la velocidad y precisión en la gestión de la B.D.

-

 Gestor de bases de datos: Es un sistema informático que nos permite gestionar los datos de una B.D., esto es:

- Extraer información determinada de la B.D. (consultas) y/o Imprimirla (informes), a partir de unas características determinadas y en un orden determinado.

 Gestor de B.D. gráfico e interactivo: Gracias al entorno gráfico e interactivo del “Windows”, el Access se ha convertido en uno de los más potentes y utilizados de los programas de gestión de bases de datos.

a) Ejecuta el “Access”. Es decir:

- Desde la pantalla inicial del Windows

- Clic en el botón [Inicio]

- Sitúa el cursor del ratón en “Programas”

- Clic en “Microsoft Access”

 Después de unos instantes aparece la pantalla inicial del Access: que nos permite:

- Crear una base de datos

- Utilizar asistentes del programa.

- Abrir bases de datos existentes.

 Por defecto, estaremos en la 3ª opción con “Mas archivos…” seleccionado pulsa [Return] para validar la opción por defecto o clic en el botón [Aceptar].

- Vamos a trabajar con una base de datos ya hecha…

- En el campo “Buscar en:” sitúate en (C:)

- Clic-Clic en la carpeta “Archivos de Programas” , para abrirla.

- Abre (doble clic) la carpeta “Microsoft Office”

- Abre la carpeta “Office”

- Abre la carpeta “Samples”

 Acabamos de situarnos en la carpeta: C:\Archivos de Programas\Microsoft Office\Office \Samples en el campo “Nombre de archivo”

- escribe: NEPTUNO

 Haz clic en el botón “Abrir”: Si aparece una pantalla de bienvenida, haz clic en [Aceptar]

- “Maximiza” la ventana “NEPTUNO: Base de datos”. Es decir, haz clic en el icono del extreme superior derecho de la ventana.

b) Observa la pantalla inicial de la base de datos:

- Haz clic en el “Objeto: Tablas”:

- Selecciona la tabla Productos” (clic encima de “Productos”)

- Haz clic en el botón Abrir:

- Observa los controles de navegación (que aparecen en la parte inferior izquierda de la pantalla): “Juega” un poco con los controles de navegación”, es decir desplázate por la tabla observando cómo cambia el “registro actual”.

- Cuando estés cansado de desplazarte por la tabla, ciérrala. Es decir: clic en la “X” del extreme superior derecho.

 ¡Atención!: no confundas la “X” del Access con la “X” de la tabla

 Con la tabla: Productos seleccionada, haz clic en el botón Diseño:

 Como puedes observar: la “Pantalla de Diseño” de la tabla, contiene el nombre de los campos, su tipo (texto, numérico, etc) y también sus propiedades (mitad inferior de la pantalla). Si te desplazas por los diferentes campos, verás que la mitad inferior de la pantalla, es decir sus “propiedades” cambian.

- “Cierra” la ventana de diseño (clic en la “X” del extremo superior derecho. ¡Atención!: no la confundas con la “X” del Access).

 En definitiva: con una tabla seleccionada:

- “Abrimos” la tabla, es decir: visualizamos los registros (filas), con sus campos (cabecera de las columnas).

- Accedemos a la “Pantalla de Diseño” de la tabla, pantalla que contiene la estructura de la tabla, es decir: los campos, su tipo y propiedades.

 De todas formas, podemos acceder a las dos pantallas de una tabla de otra forma…

- Selecciona la tabla: Empleados y clic en [Diseño]

- Haz clic en el icono “Vista”: de la barra de iconos.

 Si todo funciona correctamente, hemos ido a parar a la pantalla de registros (Pantalla Hoja de datos).

 Observa que el icono anterior ha cambiado de aspecto.

- Haz clic en el nuevo icono “Vista”:

 Está claro lo que sucede, ¿no?.

- Con el icono “Vist a Hoja de datos”: accedemos a la pantalla de registros (datos).

- Con el icono “Vista Diseño” : accedemos a la pantalla de diseño (estructura).

- Salir o Cerrar el Access Salir o Cerrar la tabla “Productos”

- “Cierra” la tabla Empleados. En lugar de hacer clic en la “X” famosa, puedes hacer:

 Menú Archivo Cerrar

c) Selecciona el Objeto: Consultas, es decir:

- Desde la pantalla principal de la base de datos, haz clic en

- Selecciona la consulta “Pedidos trimestrales” y clic en [Abrir]

 Observa la “hoja de datos” que aparece con sus controles de navegación. En principio parece que estemos visualizando la hoja de datos de una tabla. Pero…

- Haz clic en el icono “Vista Diseño”:

 Está claro que no se trata de una tabla, observa lo que hay escrito en la columna FechaPedido, fila “Criterios”: Entre #01/01/97# Y #31/12/97#, es decir: Fecha de Pedido = 1997

- Vuelve a la pantalla de datos (clic en el icono “Vista Hoja de datos”). Lo que estamos visualizando no es más que los “pedidos” del año 1997.

 En definitiva: una consulta no es más que una parte de la información de una o más tablas.

 Su pantalla de diseño, nos permitirá crear o modificar la “consulta”. Y la “Pantalla de datos” nos permitirá ver los registros que cumplen las condiciones de la consulta.

- “Cierra” la consulta Pedidos Trimestrales.

d) Selecciona el Objeto: Formularios, es decir:

- Desde la pantalla principal de la base de datos Neptuno , haz clic en “Formularios”:

- Selecciona el formulario Empleados y clic en [Abrir]

- Observa que aparecen los mismos controles de navegación que en las tablas y consultas.

- Si haces clic en “Vista Diseño”: verás como está diseñado el formulario.

- Compara la información que aparece en el formulario “Empleados” y en la tabla “Empleados”.

 Llegarás a la conclusión que contienen la misma información, con alguna salvedad: en el formulario aparece la foto del empleado, y en la tabla no. Un formulario no es más que una pantalla “bonita” que muestra la información de una tabla.

- Pero es algo más…

- “Abre” el formulario: Pedidos y observa detenidamente lo que aparece: aparece la información de más de una tabla.

e) Selecciona el Objeto: Informes, es decir:

- Desde la pantalla principal de la base de datos Neptuno , haz clic en Informes :

- Selecciona el informe “Totales de ventas por cantidad” y clic en el botón [Vista previa] (obser va que el botón [Abrir] ha desaparecido y en su lugar tenemos [Vista previa])

- Sitúa el cursor del ratón en el centro de la pantalla y haz clic. Si vuelves a hacer clic se producirá el zoom inverso.

 Es decir, aparece en pantalla un papel que contiene información, haz clic en un punto determinado del “papel” para visualizarlo mejor (zoom).

 Tenemos en definitiva un listado, concretamente de “las ventas por cantidad”.

- Observa que en el ángulo inferior izquierdo de la pantalla tenemos los “controles

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