Motivos de fracaso en los proyectos de Tecnologías de Información y Comunicaciones

Resumen: “Motivos de fracaso en los proyectos de Tecnologías de Información y Comunicaciones”

Por: Jennifer Karina Bastos Lugo, Diego Fabián Arias, Oscar Samuel Ayala Ardila.

INTRODUCCIÓN

De acuerdo a lo que se puede apreciar en el texto y según la información que ofrece El Instituto de Gestión de Proyectos (Project Manager Institute, PMI), y en contraste con los datos de otros expertos; el 47% fracasan principalmente por falta de claridad en los requerimientos. Entre esto, se destaca también para el obtener el éxito de los proyectos el papel que se debe asumir desde la correcta gobernabilidad; misma que debe estar enfocada no solo a las personas de interés sino a todas las políticas, procedimientos, estándares, responsabilidades; entre otras cosas. Además, que deben ser complementadas con lo que son consideradas las habilidades blandas del Gerente.

Este papel de gerente es de vital importancia toda vez que es quien puede evaluar los motivos del fracaso del proyecto, revisar los criterios de éxito, de fracaso, los problemas que surgen en el proyecto y muchos otros factores propios de su actividad y habilidad gerencial; entre ellos la toma de decisiones y en general el proceso para alinear a todos los interesados con los requisitos del proyecto.

Es posible determinar de esta forma que el propósito principal del artículo objeto de estudio es dar a conocer las estrategias que permitirán la gerente de proyecto anticipar los puntos de fallo y tener un plan para compensar su posible fracaso, de manera que cause el menor impacto o alteración posible en el proyecto.

II.  ALGUNOS CONCEPTOS CLAVE A TRATAR  

La lectura propone que el proyecto tiene diferentes definiciones de acuerdo a los cuatro sistemas de certificación en dirección de proyectos más reconocidos a nivel internacional IPMA, PMI, P2M y PRINCE2; para este caso particular, se toma la Se considerará la definición de proyecto de PMI, aplicada al campo de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TI), debido a que es la que la mayoría de los estudios consultados han utilizado para realizar sus análisis y conclusiones:  

PMI señala que “es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”. Por otra parte; El fracaso se puede entender como “Malogro o resultado adverso de una empresa o negocio”. Para proyectos de TI se considera que un proyecto fracasa si no es entregado a tiempo, dentro del presupuesto y adicionalmente no cumple con los objetivos originales.

Así las cosas, se ha encontrado una diferencia al evaluar el tamaño de los proyectos, de esta manera; se ha encontrado que, a diferencia de los proyectos pequeños que tienen una probabilidad de éxito del 70%, son pocos los grandes proyectos que logran desempeñarse correctamente por algo que se considera el tripe restricción: costo, tiempo y alcance; es decir, que no logran finalizar a tiempo, dentro del presupuesto y dentro del alcance. Lo que hace cuestionarse: cuando se inicia un proyecto, ¿realmente se conoce el costo total del mismo? Siendo así, Los factores críticos de fracaso se enmarcan en alcance, tiempo y costo; por ende, son estos a los que el Gerente de Proyecto le debe dar prioridad al momento de ejecutar un proyecto sin perder de vista a calidad del producto.

III.  FORMULACIÓN DE PREGUNTA, OBJETIVO GENERAL Y ESPECÍFICOS.

Cada vez cobra más importancia tener un escenario claramente definido, y con los diferentes elementos identificados sobre los motivos que puedan llegar a afectar la ejecución de un proyecto para que este fracase.

Algunos expertos coinciden en afirmar que los proyectos fracasan cuando no se cumplen los objetivos, el cronograma ni el presupuesto planteado al inicio del mismo. Para evitar recaer en los resultados expuestos se sugiere madurar o mejorar el rendimiento en la organización, enfocándose en las 3 áreas críticas expuestas, personas, procesos y cultura. Reconocer el rol que juegan las tres áreas críticas de las organizaciones (personas, procesos y cultura) resulta fundamental para definir planes de acción y contingencias que mitiguen los riesgos que se puedan hacer efectivos durante la ejecución de un proyecto, por cada una de estas áreas.

A.  Personas

Las personas son importantes durante todo el ciclo de vida del proyecto y es por este motivo que juegan un rol fundamental dentro de cualquiera de las etapas del mismo. El gerente de proyecto debe tener las capacidades suficientes para guiar y liderar al equipo del proyecto, también debe contar con la suficiente experticia para resolver imprevistos buscando siempre que los tres factores críticos sean gestionados satisfactoriamente. Entre todo lo anterior se debe garantizar contar con un buen patrocinador asignado al proyecto, recursos Especializados con las competencias suficientes para la ejecución de las actividades, y la madurez y conocer el estado emocional del equipo frente al proyecto, para mejorar los mecanismos de toma de decisiones.

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