ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL ACTIVIDAD 1

SENA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 1:

CONTEXTUALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD

FORMACIÓN ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

INSTRUCTOR:

APRENDIZ

SANTIAGO DE CALI, SEPTIEMBRE 02 DE 2015

INTRODUCCIÓN

Los paradigmas de la actualización de Normas y Leyes en el Estado Colombiano son de compleja aceptación por la sociedad, ya que demandan una profunda transformación de la racionalidad e interpretación en el ser humano.

Por esta razón en este ensayo, se quiere demostrar la importancia que tiene la implementación de las Leyes que rigen la organización de un Archivo Central y la normalización de los documentos en los Archivos de Gestión en la empresa xxxxx

Algunos colaboradores de xxxxxx han demostrado apatía con respecto a la implementación de nuevos procedimientos en la organización de los Archivos Central, Histórico y de  Gestión, en la creación de las Tablas de Valoración y retención Documental, soportada y contemplada en las leyes de la Nación.

Se Intentará dar respuesta a estos interrogantes en el desarrollo de este corto ensayo, mencionando algunas leyes, decretos, resoluciones y acuerdos que soportan el proceso que se adelanta en la empresa.

1. ¿Cuál es el criterio de Archivos de gestión que considera que se podría mejorar y / o complementar?

1. ¿Cuál es la intención de la Norma NTC 4095?

1. Explique por qué es importante tener en cuenta en el proceso de Organización Documental, la Norma Internacional General de Descripción Archivística - ISAD (G) 2000.

DESARROLLO:

Para la creación de los Archivos Central, Histórico y de Gestión,  el Estado Colombiano y su rama legislativa se dictaminan que se deben tener en cuenta varias Leyes, Acuerdos, Decretos y Resoluciones cumpliéndolas a cabalidad, esto orientado al mejoramiento de los procesos en las organizaciones públicas y privadas respecto a la valoración y conservación de los documentos históricos y contables.

La Gestión Documental que se pretende implementar en la empresa xxxxx está respaldada por los principios y políticas del Sistema Integrado de Gestión, por Ley 594 de 2000 (ley general de archivo), por el Decreto 2609 de 2012 “con el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 del 2011 en la cual se autoriza la utilización de medios electrónicos”, por el Acuerdo AGN No. 060 de 2001 “el cual establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas” Acuerdo 042 de 2002; “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”, por la Ley 1266 de 2008 "Por la cual se dictan las disposiciones generales del habeas data” Articulo 3 literal h) Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular” y  por la Resolución 8934 de 2014, “Por la cual se establecen las directrices en materia de Gestión Documental y organización de Archivos que deben cumplir los vigilados por la Súper Intendencia de Industria y Comercio” con lo que se  propende la prestación de servicios de calidad en cuanto al valor de los documentos que se generan en cada una de las áreas de la compañía; procurando la optimización del consumo de papel; el cumplimiento de la confidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad y confiabilidad de la información; y la protección de los activos y recursos de información representados en los documentos y archivos de gestión.

En este orden de ideas, el Archivo Central, ha empezado a incorporar nuevos conceptos y formas de trabajo, para logar una gestión documental y administración de los archivos de gestión más eficiente; de manera tal que su actuar y proceder responda, por una parte, a los requisitos básicos establecidos por el Archivo General de la Nación de Colombia:

• Estructura orgánico-funcional.

• Tablas de retención documental y tablas de valoración documental.

• Programa de gestión documental.

El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así, en un factor clave para la optimización de los procesos y el desarrollo de las actividades de autoevaluación que conducen a la mejora continua; el Programa de Gestión Documental, que en la empresa se desea implementar es un instrumento que ofrece, un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y normas que se deben aplicar para gestionar los documentos, con un enfoque claro y sencillo; además, permite estandarizar el proceso de Gestión Documental, de manera que las actividades técnicas o procedimientos aplicados desde la planeación, hasta la preservación de los documentos, siempre se desarrolle de la misma manera.

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