ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (ACTIVIDAD NUMERO 1)

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

(ACTIVIDAD NUMERO 1)

SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

CÚCUTA – NORTE DE SANTANDER

2014

Actividades de Reflexión inicial

PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL (VIDEO)

La gestión documental es indispensable en las organizaciones puesto que permite el adecuado uso y almacenamiento de los documentos que son sumamente importantes en la toma de decisiones, además que un sistema de gestión documental se reducen costos y se puede encontrar de manera más rápida la información que se necesite en un determinado momento. Para muchas empresas los documentos son un aspecto muy valioso pues en ellos se evidencia las actividades que se han realizado el transcurso del tiempo, aparte de esto es un factor muy importante para toma de decisiones y para aspectos legales de la organización.

Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

LEY 954 2000

Esta ley es muy importante porque establece las normas y principios que se deben llevar a cabo en la labor archivística del estado, aparte de cómo se deben de conservar para mantener su originalidad, el tiempo de duración de los documentos y cuando estos pueden ser desechados dependiendo de la cantidad de tiempo que lleven archivados.

El lugar donde se conserva la mayor cantidad de documentos del país en el Archivo General de La Nación, es el ente regulador que está encargado de la vigilancia de los mismo, además que tiene toda la autoridad para ejercer control en la consulta de los documentos y determinar cuáles pueden ser observados y cuáles no. También los documentos antiguos de Colombia están conservados ahí, el AGN se encarga de mejorar su calidad y no permitir el deterioro del mismo siempre buscando mantener la originalidad de los mismos.

El AGN también brinda protección a los documentos privados pertenecientes a personas jurídicas en donde se establecen sus actividades y que son de suma importancia para ellos, vale la pena destacar que este es el más grande archivo del país y el más indicado para la protección, conservación y manipulación de los documentos que son patrimonio cultural del país y todos aquellos que contengan información importante de una empresa o actividad mercantil.

ACUERDO NUMERO 027 DE 2006

En este acuerdo se plasma todo lo relacionado con los conceptos archivísticos, y el reglamento que se debe utilizar para que en las organizaciones se emplee la labor de archivar.

Se desarrolla un glosario de cada uno de los términos que se utilizan para archivar documentos que permite afianzar conocimientos en la parte de archivo y así realizar un buen manejo y almacenamiento de la información tanto manual, digital, fotográfica etc.

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización) LA REALIZACIÓN DE ESTA ACTIVIDAD FUE CON LA AYUDA DE MI PADRE, YA QUE EL TRABAJÓ EN ESTA INSTITUCIÓN COMO ARCHIVISTA: JORGE ENRIQUE LAGUADO CABO II RETIRADO POLICIA NACIONAL.

• Funciones para administrar los documentos en la empresa. (UNIDAD DE TALENTO HUMANO, ARCHIVO, POLICIA NACIONAL)

CONTROL:

Este sistema es muy importante en el manejo de los documentos, de ante mano es importante resaltar que los documentos que se manejan dentro de estas institución están conservados de acuerdo a la normatividad que exige contar con un archivo dentro de la organización, otro factor muy importante es la vigilancia constante que se le tiene al archivo y que las personas que pueden acceder a él son profesionales en el tema o cuentan con conocimientos necesarios para manejar la documentación. La unidad de archivo cuenta con los instrumentos necesarios para la conservación y definición de los documentos con el fin de encontrarlos de forma más rápida.

MANTENIMIENTO

En el archivo de la institución se hace la respectivo aseo, y protección de los documentos con frecuencia, además que se encuentra en un ambiente que cuentas con las condiciones necesarias para que los archivos estén en buen estado y se conserven por más tiempo, lo mismo pasa con los documentos electrónicos se protege por medio de sistemas de antivirus y solo se puede acceder a ellos por medio de usuarios registrados.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

Los documentos se organizan de acuerdo a las fechas, y clasificados de acuerdo a la información que contengan. Un ejemplo especifico es cuando se maneja la parte de las historias laborales de cada integrante de la institución se archivan por orden alfabético de los apellidos y teniendo en cuenta el perfil que tienen y la función que cumplen en la policía es decir, es un lado se encuentran los patrulleros, en otro los oficiales, en otro los auxiliares y así con el resto del personal.

DESCARTE DE DOCUMENTOS

Cuando los documento cumplen con un tiempo determinado en el mayor de los casos cuando cumplen 5 años, o cuando su estado es demasiado desfavorable, se realiza una reunión con el fin de optar por la opción de deshacerse de los documentos, esto solo se hace siguiendo la normatividad dispuesta para la archivística y el con el propósito de almacenar nuevos.

RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los documentos electrónicos están organizados de tal manera que sea posible encontrar la información por orden alfabético, o por las primeras letras de la información solicitada, se está revisando el archivo electrónico con el fin de evitar la congestión y perdida de los documentos.

• CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN LA EMPRESA.

La empresa maneja un archivo central puesto que solo la dependencia de talento humano es la encargada de manejar el archivo de toda la institución y solo las personas pertenecientes a ella tienen la responsabilidad de manejarlo. Este archivo maneja la totalidad de los documentos existentes en la institución y que son archivados de acuerdo a las actividades que se van realizando al interior de la empresa.

En cuanto al uso los documentos se guardan de acuerdo dependiendo la cantidad de solicitudes que tengan los documentos.

 Los archivos activos son los que son más utilizados por la empresa, los principales para la toma de decisiones, como lo son las historias laborales de los funcionarios puesto que frecuentemente se están actualizando datos.

 También se encuentran otros documentos que son menos consultados, suelen ser las nóminas de años pasados, por lo general esto se revisa para liquidaciones y para revisión del salario.

 Los documentos menos consultados son aquellos documentos históricos de la institución que son solicitados en pocas ocasiones específicamente para actos conmemorativos.

Por lo general la parte archivística de la Policía Nacional se encuentra bien estructurada y es manejada de acuerdo a las políticas establecidas y la normatividad vigente que existe para los archivos, siempre se busca mantener la originalidad de los documentos para mantener y conservar su importancia, un claro ejemplo son los documentos históricos que son sumamente valiosos para la institución.

ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

NOMBRE DE LA ENTIDAD: POLICIA NACIONAL DE CÚCUTA, NORTE DE SANTANDER

REALIZADO POR: APRENDIZ YANETH CECILIA LAGUADO ANGEL.

DIAGRAMA DE FLUJO.

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