LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL. ACTIVIDAD 4

LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INTRODUCCION

Es importante que una empresa tenga una buena organización de todos y cada uno de los documentos que reposan en ella, teniendo en cuenta la ley 594 de 2000 y el decreto 2609 de 2012, los cuales contienen todo un andamiaje legal que guía a las empresas para que gestionen de la mejor manera posible todo el proceso de archivo pertinente.

En la actualidad es importante que una empresa tenga un archivo bien organizado y para esto es necesario que los documentos estén en un lugar de fácil acceso y localización, pues un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y buen funcionamiento.

La Ley 594 de 2000, establece las reglas y principios que regulan la función archivística del estado, los artículos allí consagrando contemplan la forma en la que una entidad pública o privada debe guiarse para llevar una adecuada gestión de archivo de documentación. Además de ello también expone la importancia que tiene  la conservación del archivo para una buena gestión Empresarial.

La conservación de los archivos tiene como objetivo disponer de la documentación organizada, con lo que se garantiza la recuperación de la información y se facilita la posibilidad de la posterior consulta para la ciudadanía. Por lo que se tiene que convertir en una costumbre de  quienes se encuentran involucrados en de la organización de archivos, por lo que debemos ser multiplicadores y promotores de la buena costumbre de organizar los archivos.

De allí nace la importancia de la conservación de los archivos, lo cual se logra conociendo el valor que tiene  la información para una empresa, para la cultura, razón por la cual está incluido dentro de los planes propuestos en la ley para la organización de un archivo. Por lo que ya no estaría dado desechar los documentos porque son viejos, sino que por el contrario debemos utilizar las técnicas sugeridas para este proceso, para así proteger y conservar nuestra historia, además de respaldar cualquier gestión.

Saber donde reposa la información de una empresa o la de un ciudadano es útil para la toma de decisiones, se puede también respaldar la gestión o actividades tanto en el campo administrativo como el económico, político y cultural sino también en el campo de la justicia pues se pueden constituir en testimonio y pruebas de hechos y obras, contribuyendo de esta manera a garantizar derechos y núcleos de información.

Con respecto al impacto que tiene la conservación de documentos en los servidores públicos, se puede decir que con respecto a la organización, conservación, el uso y manejo de los documentos, quienes desempeñen funciones con entidades públicas así como también las privadas con funciones públicas, deben cumplir con este principio de acuerdo a la ley para afianzar la eficiencia de su gestión.

Es decir que si se da estricto cumplimiento a la organización de los archivos de acuerdo a los lineamientos establecidos por esta Ley, se verá reflejado el beneficio de la racionalidad en la producción y manejo de documentos, por lo que se terminara favoreciendo a la administración, permitiendo de esta manera la descongestión de las oficinas y la atención oportuna para quien requiera consulta e información.

La Ley 594 del 2000 también pretende proteger no solo la información que reposa en los archivos públicos sino también los de los entes privados con valor histórico, por lo que ofrece apoyo, garantías y estímulos para conservar y proteger dicha información.

Por lo que se debe evitar una mala administración de la información dentro de las organizaciones, pues ocasionaría grandes inconvenientes al momento de tomar decisiones. Pues como bien es sabido, la información se ha convertido en el eje central del patrimonio de las empresas, pues en ellos reposan el soporte de la actividad y la forma en que se organizan en cada una de sus áreas.

Es por esto que es importante que el personal de la empresa sea sensibilizado y capacitado en aspectos de conservación y recolección de información, pues es vital para la administración que la información tenga un soporte bien estructurado de la empresa.

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