Open Office

INTRODUCCION

Calc. Es un programa de hojas de cálculo que pone a su disposición tablas en cuyas celdas podrá introducir textos, valores y formulas.

Las hojas de calculo se pueden considerar un componente indispensable en la administración y gestión de las empresas, ya que permiten realizar cálculos complejos en un corto espacio de tiempo con la ventaja de que si al realizarlos el usuario teclea erróneamente una cantidad, solo hay que volver a introducirla y los cálculos se volverán a realizar automáticamente mostrando los nuevos resultado

OpenOffice - Cal

Calc es una hoja de cálculo similar con un rango de características más o menos equivalente. Su tamaño es mucho menor y proporciona un número de características no presentes en Excel, incluyendo un sistema que automáticamente define series para representar gráficamente basado en la disposición de los datos del usuario. Calc también es capaz de exportar hojas de cálculo como archivos PDF, cuenta con filtros, autofiltros y además puede realizar agrupaciones en tablas dinámicas que Lotus 123 en sus versiones anteriores no hacía, posiblemente la versión 9.8 de Lotus 123 tenga estas posibilidades.

Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

Seguramente tenemos en el menú de inicio Open Office ya que Mandrake lo trae en forma predeterminada. Para poder abrirlo hay que ir a Inicio-->Oficina-->Hojas de cálculo-->OpenOffice.org Calc. Pero también es posible que ya tengamos abierto OpenOffice, en ese caso desde la pantalla de cualquier aplicación OpenOffice.org, podemos elegir en el menú Archivo/Nuevo/Hoja de cálculo.

Contamos con una completa barra de menús en la parte superior que nos permiten acceder a todas las funciones.

Barra de herramientas

Las barras de herramientas permiten acceso rápido e intuitivo a las funciones principales. Cuando mirando un iconito no llegamos a saber de qué se trata, podemos apuntando el ratón en el ícono en cuestión, obtener una pequeña leyenda-descripción de las funciones del mismo.

Teclas de atajo

También se pueden utilizar y personalizar atajos con el teclado que son combinaciones de teclas para realizar una acción determinada y que nos permiten ahorrar tiempo, especialmente en aquellas funciones repetitivas.

Por ejemplo, Ctrl-S guardará el documento.

Conocer todas las funciones

Mas allá de este pequeño archivo de ayuda, para un uso integral de OpenOffice.org Calc con todas sus funciones (que no son pocas) se puede acceder al sistema de ayuda así como también a http://www.openoffice.org/

Compatibilidad y Retrocompatibilidad

OpenOffice.org Calc permite ver y trabajar no solo en su formato propio sino en muchos otros, lo que hace que sea compatible con otras hojas de cálculo. También es posible guardar en distintos formatos, lo que permite ver un trabajo creado en Open Office desde otra suite, de acuerdo al formato guardado. Otra posibilidad es la de conversión ya que abriendo un trabajo en un formato podrá guardarse en otro. Esta es una de las características más importantes del conjunto de programas OpenOffice.org.

Abrir un archivo

Para abrir un archivo vamos a la barra de Menú y luego a Archivo/Abrir o bien podemos usar el Atajo del teclado: Ctrl-O.

Para hacer un archivo nuevo

De manera predeterminada, cuando se inicia OpenOffice.org Calc crea una hoja de cálculos nueva para utilizar. Si usamos Archivo/Nuevo se abrirá una hoja de cálculos nueva en otra ventana.

Guardando archivos

Guardar y Guardar como ofrecen exactamente la misma interfaz. Guardar como permitirá cambiar el nombre de una hoja de cálculos abierta. Atajo del teclado: Ctrl-S.(Para el Guardar)

Funciones básicas

Básicamente ingresaremos valores estáticos en cada una de las celdas y luego se van definiendo sobre ellas mismas o en celdas cercanas algunas operaciones matemáticas. Se puede utilizar con facilidad cualquier fórmula matemática, desde simples sumas hasta relaciones y promedios complejos. Dentro de las celdas, las fórmulas se definen con un signo =. Habrá también valores sobre los que no se deben llevar a cabo operaciones de ningún tipo y permanecerán estáticas.

Operaciones simples

Se podrán realizar sumas, restas multiplicación y división sobre algún número o celda en particular. Los paréntesis permiten indicar cómo se separarán términos.

=2+2

=3-2

=C1/C4

=6XC3

=(2+3(c2))/3

Funciones

Hay muchísimas funciones ya predeterminadas que van de simples a complejas y que servirán para trabajar más facilmente sin necesidad de pensar cómo elaborar las funciones. Serán muy pocos los casos en que haya que hacer una función, seguramente, en la mayoría de los casos estas ya figuran.

Algunos ejemplos: =sum(c3,d24)

También se puede especificar un rango de celdas sobre el cual debe operar una función. =sum(c2:c23) sumará los valores de cada celda entre c2 y c23. =average(a1:a5) calcula el promedio de los valores comprendidos entre las celdas a1 y a5. Se pueden combinar operaciones simples con funciones. Como en la fórmula siguiente: =(c1+c3)/(average(c4:c50))

Dando formato a nuestro trabajo

Es posible modificar el formato o la apariencia de una o más celdas. Esto se puede lograr accediendo al menú Formato Celdas que ofrece las opciones más completas tales como tipo de datos, ajustes del borde, fondo, etc.

Características avanzadas

En más de una ocasión nos podemos encontrar con operadores que no estén demasiado interesados en conocer cómo trabajar con una Hoja de Cálculos, sino con una muy pequeña parte de ella y ciertas funciones solamente.

Los usuarios avanzados, pueden en estos casos, crear formularios e interfaces para usos específicos de OpenOffice.org Calc. De esta forma, personas casi sin conocimientos podrán aprovechar OO calc sin tener idea de la forma en que se maneja el programa en sí

También se puede utilizar como una base de datos simple, convertir formatos, definir plantillas, etc.

¿Qué es una fórmula en Cal?

La verdadera potencia de una hoja de cálculo es su capacidad para programar las celdas de forma que éstas muestren el resultado de operar con números o con otras celdas.

Imagina que anoche tuviste un sueño. Tenías que completar una tabla como la siguiente.

En tu sueño echas mano de una calculadora y sumas para la primera provincia los meses correspondientes a cada uno de los trimestres. Sumas los dos trimestres para calcular el resultado del semestre. Repites esta operación para las otras dos provincias

Ahora sumas cada columna para calcular el total de cada mes, trimestre y semestre.

Como las provincias son tres, en total, tuviste que realizar 16 sumas con la calculadora, sumando 51 cifras. Luego, seguro quevuelves a realizar el proceso para asegurarte que no has cometido ningún error.

Y ahora te das cuenta de que equivocaste la cifra de ventas del mes de Enero de la primera provincia.

Tienes que rehacer 6 sumas, sumando 14 cifras, y repetir el proceso para verificar que no te equivocaste. Más que un sueño, parece una pesadilla. ¡Y tan sólo son tres provincias!

Pero como es un sueño... ¿por que no soñar que podemos hacer magia?

Miras la celda H2 y piensas... ¿no sería genial que con una fórmula mágica sume las celdas B2, C2 y D2 y complete la celda H2con el resultado de la suma?

Lo mismo podríamos hacer con la celda I2, en donde la fórmula mágica sume los valores de las celdas E2, F2 y G2. Finalmente, podríamos crear otra fórmula mágica que nos sume las celdas H2 e I2 y que introduzca su resultado en la celda J2, la del primer semestre.

Vamos a seguir soñando. Ahora copiamos el rango de celdas H2:J2 y lo pegamos en el rango H3:J4, y nuestra magia suma en las celdas correspondientes los totales para cada trimestre y el total del semestre para cada una de las provincias.

Esto te está gustando. Y todavía no quieres despertar, así que utilizamos más magia para sumar el total del mes de Enero en la celda B5. Copiamos esa fórmula mágica y la pegamos en el rango C5:J5, mostrándose los totales para cada columna.

Bien, en total has creado 4 fórmulas mágicas, y has copiado y pegado dos veces. Te gusta esta magia.

¡¡¡¡Ohhhh!!!! Suena el despertador. No puedes seguir soñando.

Pero la buena noticia es que ésto no es un sueño. Calc lo hace. Tu puedes hacerlo. Es muy sencillo. Y no es magia.

Por cierto; recuerdo que la cifra del mes de Enero de la primera provincia estaba equivocada. Corriges la cifra y... todo se recalcula en una fracción de segundo, sin hacer nada más. ¿Acaso no es como un sueño?

¿Qué es una fórmula?

Las fórmulas son el principal recurso en una hoja de cálculo, y en donde reside toda su potencia.

Una fórmula es una expresión escrita en una celda. La expresión indica determinadas operaciones

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