Organigrama

LOS ORGANIGRAMAS

Los organigramas representan la estructura organizativa de una empresa, institución o negocio, muestra la forma en que están dispuestos y relacionados las dependencias, departamentos, unidades o secciones. Es una representación gráfica de cómo se puede visualizar el manual de organización, además incorpora la descripción de las funciones principales, sus niveles de autoridad y líneas de mando.

El organigrama se puede definir como la estructura esquemática, mediante la cual una empresa expresa sus partes o departamentos, se dice que es el esqueleto de una empresa.

Condiciones y Requisitos para Elaborar un Organigrama

Para la realización de un organigrama se presentan dos situaciones: En primer lugar cuando se crea o nace una nueva organización y en segundo lugar cuando se reestructura la organización actual, bien sea por crecimiento en el mercado, aumento en la línea de productos entre otros, para ello se debe tener presente los siguientes elementos:

Tipo y área del organigrama. Lo primero que se debe tomar en cuenta, es si el organigrama va hacer horizontal, vertical, escalar, circular o romper ese paradigma jerárquico que hace que todo se vea lineal. Es preciso destacar que mediante las nuevas visiones que se tienen en el constructo de la nueva sociedad y bajo la política de estado, se debe romper estas estructuras y fijar un nuevo paradigma, por consiguiente, surge la manera de operar en esquemas diferentes al tradicional, donde no se vea esa verticalidad de manera directa. En tanto, la idea es de graficar un escenario donde todos participen y no se tenga esa imagen de separación por niveles.

Fuentes, datos y métodos. Para obtener una estructura armónica hay que tomar en cuenta las unidades administrativas y sus relaciones y comunicaciones entre ellas, para conseguir esto se debe requerir información; en consecuencia se recomienda buscarla en los archivos de la empresa, personal, encuestas, investigación documental, cuestionarios escritos, etc.

Simbología. Todo organigrama debe tener en cuenta una simbología definida, y conocer su dialecto para su mejor comprensión y manejo organizacional.

Jerarquía. En todo trabajo o actividad debe existir la jerarquización o prioridades para su ejecución, por lo que en la estructura organizativa debe nivelarse y jerarquizarse las unidades administrativas.

Departamentalización. Deben fijarse muy bien los departamentos, secciones y unidades que debe tener la estructura organizativa, así como definir bien las líneas de mando, sus líneas de apoyo y asesoría.

Leyenda: También deben tenerse en cuenta las leyendas de sus relaciones de comunicación, centralización y descentralización.

En la conducción de las TIC en la empresa existen programas (Software) que realizan, modulan y simulan las estructuras organizativas, haciendo más fácil su construcción.

Uso de los Organigramas.

1. Como Herramientas de comunicación:

• Informa a los miembros de la compañía la posición relativa que ocupa y la relación que tiene con el resto de la estructura.

• Prevé un cuadro global de la estructura.

• Facilita a las personas que se incorporan a la organización, la toma de contacto con el resto de la estructura.

• Informa a terceros como está conformada la empresa.

2. Como herramienta de análisis:

• Permite revelar fallas de la estructura, ya sea a través de su observación, como también las dificultades de diseño que se presentan al momento del análisis.

• Permite determinar fallas en el control interno.

• Revela la departamentalización inadecuada.

• Se puede visualizar los errores de unidad de mando relaciones y de jerarquía.

Clasificación de los Organigramas

Los organigramas se clasifican de la siguiente manera:

1. Por su Objeto o contenido: En organigrama estructural, su propósito es representar las unidades administrativas y las relaciones que lo conforman, En sí constituye el organigrama de la empresa. Organigrama por Funciones: Hace un bosquejo en forma resumida, además representa las unidades, relaciones y funciones asignadas a cada una de ellas, estas representaciones se detallan en el manual de organización de la empresa. Organigrama de Personal o Cargos:

Describe aparte de las unidades y sus relaciones, el número de personal que tiene

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