PLAN NACIONAL DE TECNOLOGIA Y INFORMACION

TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA SISTEMATIZACIÓN

1. SISTEMATIZACIÓN

La sistematización, análisis de sistemas o investigación administrativa es el examen sistemático y el análisis de una o más organizaciones relacionadas entre sí, de sus funciones, sistemas y procedimientos. La investigación administrativa se hace con la finalidad de descubrir problemas, determinar las causas que los provocan y proponer soluciones.

2. ETAPAS O FASES DE LA SISTEMATIZACIÓN

Para alcanzar lo que el investigador se propone, todo esfuerzo de mejoramiento administrativo, deberá iniciarse con una cuidadosa preparación del curso de acción que se habrá de seguir y que comprende las fases siguientes:

2.1 FASE DE PLANEACIÓN

La planeación es el proceso intelectual y la disposición mental para efectuar tareas de una manera organizada, pensar antes de hacerlas y actuar a la luz de los hechos antes que de la conjetura. El trabajo de sistemas implica necesariamente sentar las bases de las acciones futuras, su método de acción, los recursos involucrados, etc. de manera que puedan anticiparse con alguna certeza los resultados que se van a obtener.

Implica:

a) Definir el problema:

El primer paso en la planificación es definir la naturaleza del problema, detectando las principales fallas a resolver. Son síntomas de fallas:

- Retrasos en el trabajo,

- Incremento exagerado de personal,

- Personal inconforme,

- Gastos excesivos,

- Fraudes, etc.

b) Definición del objetivo del estudio:

La definición del objetivo del estudio tendrá que convenirse con la autoridad encargada de la unidad afectada. Tales objetivos pueden ser:

- Simplificación de un trámite,

- Reducción de costos,

- Nuevos procedimientos,

- Sustitución de equipos.

c) Investigación preliminar (o de reconocimiento):

Definido el objetivo del estudio, es conveniente llevar a cabo un

reconocimiento previo que ponga en contacto con la realidad que se va a

estudiar y se pueda tener una idea de la magnitud de la tarea a realizar, el tipo

de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el

problema, para poder estimar el tiempo y los recursos humanos y materiales

que sean necesarios. Esta ayuda a determinar la complejidad de la

investigación, soluciones alternativas, sus posibles costos y las técnicas más recomendables para realizarlo.

2.1.1 El plan de trabajo

Definido el problema, el objetivo del estudio y efectuada la investigación, debe formularse un plan de trabajo para llevar a cabo el estudio.

El plan de trabajo es un documento en el que se precisa la naturaleza del problema y el propósito del plan, así como las acciones, recursos, el tiempo y el costo que requerirá llevarlo a cabo.

a) Contenido del plan de trabajo:

Se deberá especificar con claridad PARA QUÉ, es decir la razón, el objetivo,

que va a solucionar; QUÉ es lo que se va a hacer y POR QUÉ, DÓNDE,

CÓMO y CUÁNDO, QUIÉNES lo harán y CUÁNTO costará hacerlo. Para la

presentación, ejecución y control del plan es muy recomendable hacerlo por

escrito, acompañado de representaciones gráficas (las que se explican más

adelante). Este documento deberá contener como mínimo los apartados o

secciones siguientes:

a.1) Los antecedentes y la justificación del estudio,

a.2) El propósito u objetivo del mismo y los resultados que se esperan obtener,

a.3) Su alcance,

a.4) Las acciones o fases necesarias para lograr el objetivo, precisando:

- Las áreas de investigación que se cubrirán (sistemas, procedimientos, funciones, puestos, etc.),

- Su localización física,

- Los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas.

a.5) Los recursos humanos, tecnológicos, materiales y financieros que sean

necesarios para llevar a cabo el estudio,

a.6) Duración aproximada del trabajo,

a.7) Costos aproximados tanto global como por cada parte del estudio,

a.8) La autorización obtenida para realizar el estudio con la debida

identificación de quienes serán los responsables del mismo en cada una

de sus fases.

2.1.2 Representación gráfica del plan:

Para tener una visualización gráfica del plan general y de los programas específicos de la investigación, es recomendable la utilización de diagramas de barras, también conocidas como de Gantt y los diagramas de red o de flechas, utilizados en las técnicas CPM/PERT, las cuales se tratan a continuación.

a) Gráfica de Gantt

La programación de las actividades de un proceso puede representarse gráficamente en forma de diagrama de barras. Haciendo así posible determinar claramente la distribución en el tiempo de los recursos necesarios para realizar el proyecto.

Es una técnica de planificación tradicional, por su simplicidad es fácil de elaborar. Es útil para planificar y también para evaluar el grado de avance de un proyecto.

Pasos para su elaboración:

1. Se determinan las principales actividades en que se divide el proyecto,

2. Se estima el tiempo de duración de cada actividad,

3. Se establece un orden de ejecución de las actividades, es decir prioridades,

4. Se listan las actividades verticalmente en la primera columna del diagrama,

siguiendo la secuencia previamente determinada,

5. Se representa cada actividad por medio de una barra horizontal, cuya

longitud, a determinada escala, será la duración de las mismas.

Ventajas:

- Muestra el avance actual del programa y su comparación con el propuesto,

- Muestra el tiempo de algún retraso,

- Se puede prever tiempo para mantenimiento o actividades imprevistas.

Desventajas:

- No determina necesariamente el mejor programa,

- No muestra explícitamente la relación entre actividades,

- No muestra las actividades críticas que determinan la duración de un proyecto.

b) Redes CPM/PERT

Las técnicas de programación por redes no surgen de la nada, ni en forma

espontánea; ellas, al igual que otras metodologías logran su desarrollo como

una aplicación del conocimiento científico a problemas cuya solución no

parece satisfactoria o no existe. Una red es una metodología que proporciona

un modelo de las tareas necesarias para llevar a cabo los objetivos del proyecto.

PERT, una de las técnicas de diagramación por redes, fue formulado por la

Oficina de Proyectos Espaciales del Departamento de Marina de los Estados

Unidos de América y su nombre está formado por las siglas de la expresión

inglesa equivalente a Evaluación de Programas y Técnicas de Revisión

(Program Evaluation and Review Technique). Se utilizó para planear y

controlar el diseño y desarrollo del proyecto del misil Polaris.

CPM, otra técnica de diagramación por red que surgió al mismo tiempo que la

anterior, se le conoce como CPM, que son las siglas de Método de Camino

(Ruta) Crítica, (en inglés es Critical Path Method). Esta técnica fue creada por

los años 1957-59 con el propósito de planificar, programar y controlar los

trabajos que requería la reparación de una gran planta química de la

compañía norteamericana Du Pont de Nemours.

Estas dos técnicas tienen diferencias menores entre sí y que las hace

complementarias, de modo que es común referirse a ellas como una sola, ya

sea como CPM/PERT o como PERT/CPM.

Conceptos básicos:

PROYECTO: Es un conjunto de acciones que es necesario realizar para

alcanzar un objetivo bien definido. Estas acciones deben ejecutarse dentro de

un marco de tiempo y de recursos preestablecidos.

ACTIVIDAD: La seria de acciones para complementar un proyecto pueden

especificarse como un conjunto de actividades separadas. Una actividad es una unidad de trabajo del proyecto que abarca todas las acciones necesarias para llevar a cabo una tarea específica y que consume tiempo. Aunque esta unidad de trabajo normalmente emplea recursos, lo característico de la actividad es el tiempo que consume. Por ejemplo, pintar una pared es una actividad que consume tiempo y recursos; dejar secar la pintura es también una actividad, pero esta sólo consume tiempo.

Cada actividad se representa gráficamente

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