Plan de Gestión de Proyectos - Sistema de Gestión de Cobros (SGC)

Plan de Gestión de Proyectos

Sistema de Gestión de Cobros (SGC)

Preparado por:

Grupo #3

Eufemia Guzmán

95-EISN-1-033

Melvyn Mena Hernandez

02-EISN-1-327

Jonathan Arias Morales

10-MISN-1-033

Vladimir Ozorio

02-EIST-1-130

Versión #1 borrador #2

Monográfico de Sistemas, O & M

Módulo 1 Administración de Proyectos TI

Fecha: 23/03/17

Tabla de contenidos

1.        Visión                                                                                         3                        

1.1.        Propósitos de proyecto                                                              3

1.2.        Objetivos del Proyecto                                                                  3

1.3.        Criterios de Éxitos                                                                      3

1.4.        Supuestos, dependencias y restricciones                                          3

1.5.        Definiciones y acrónimos                                                                  4

1.6.        Evolución de plan                                                                                       5

 2.0         Organización de proyecto                                                                       6

2.1          Interfaces internas                                                                            6

2.2           Estructuras Externa                                                                                7

2.3       Funciones y responsabilidades                                                                 8

Resumen

En la actualidad un gran porcentaje de las entidades de intermediación financiera y corporaciones de créditos  manejan la gestión de cobros con un sistema deficiente que no cumplen con los objetivos deseados, situación que los lleva a necesitar de los servicios subcontratados de  las empresas recaudadoras del mercado.

Los cobros se manejan de manera lenta, provocando una precaria tasa de retorno a la entidad bancaria, lo que lleva a la necesidad de buscar la manera de agilizar dicho proceso de manera tal que los fondos lleguen más rápido a ellos.

Por dicha razón es necesario eficientizar los procedimientos a medida que permitan realizar dicha tarea de una manera más eficaz, repercutiendo en un ahorro sustancial en tiempo y dinero; lo cual refleja beneficio para las empresas.

1. Propósitos del Proyecto

La gestión de cobros son las tareas administrativas y financieras orientadas a la captación de recursos monetarios procedentes de una transacción económica o mercantil. Por esta razón la labor principal de la gestión de cobros es la obtención de la recaudación en un organismo o empresa.

Este proyecto busca crear los mecanismos de control que nos permitan llevar a cabo el proceso de la Gestión de Cobros, de forma automatizada, eficiente y segura tanto para la empresa como para nuestros clientes. Garantizando así la confianza de los mismos.

Perseguimos conseguir el equilibrio entre las relaciones de nuestros clientes. Realizando una reingeniería al departamento de Cobros, con la finalidad de lograr una mayor eficiencia en la gestión, permitiendo la permanencia de una alta calidad en el servicio a los clientes.

Es marcar un precedente en el área de gestión de cobranza, partiendo del punto de que la empresa tenga un sistema óptimo para realizar los cobros y mantener sus carteras actualizadas además de manejarlas de forma eficiente, este proyecto pretende conquistar la mejor satisfacción de nuestros clientes, tanto de los directos (nuestros contratantes) como de los indirectos (los clientes de nuestros clientes).

2.1 Objetivos  del Proyecto

Las labores de gestión de cobros son diferentes a las de gestión de pagos, ya que cuando una organización cuenta con área de gestión de cobros, ésta se encarga de recaudar los recursos financieros procedentes de los clientes y pueden modificar las condiciones de pago aplicadas a los mismos

 Actualmente, contar con un organismos externo de gestión de cobros, brinda a las entidades comerciales poder concentrar su atención en negociaciones actuales, con clientes que presenten una buena conducta de pagos, que no ameritan una gestión más exhaustiva y desgastante.

Por dicha causa, les ofrecemos alternativas idóneas en ese ámbito.

2.1.1 Generales

Con el fin de facilitarle en todo lo posible el trabajo,  ahorrándole tiempo y gestiones innecesarias, ponemos a su disposición productos y servicios con los que podrá optimizar la gestión de sus cobros y  atender un mayor número de clientes.

Desarrollamos un sistema de gestión de cobros a clientes que mantienen una deuda al momento incobrable por ustedes, manejándola de manera tal que ese ingreso retorne a ustedes en el menor tiempo posible; y este así disponible para reinvertir en el crecimiento comercial de la entidad.

2.1.2 Específicos

• Automatización de la gestión de cobros diarios
• Reducción de errores (Informaciones incorrectas)
• Reducción del tiempo en  la gestión de cobranza
• Actualización de la Cartera de Clientes
• Reducción de gastos en un 70%
• Aumentar la cartera de clientes.
• Convertir la empresa en líder en cuanto a gestión de cobranza se refiere.
• Agilizar y mejorar el proceso de la información centralizada.
• Los usuarios se han de identificar para utilizar la aplicación. Implementar un sistema para el control de permisos
• Mejorar la relación del sistema con el cliente

Criterios de Éxitos

1. Automatización del sistema de Cobranzas de SGC
2. Integración del sistema de cobros con el Sistema Core
3. Creación de las interfaces con el sistema Core
4. Migración y actualización de los datos de nuestros clientes

Este proyecto persigue que las empresas puedan manejar en su base de datos una cartera con más de 500,000 clientes de forma que al momento de brindar o requerir una información exista la plena satisfacción tanto de la empresa como del cliente.

Muestra el reporte diario, semanal y mensual de las metas pautadas a los gestores,

        1.2        Entregables

1.3        Supuestos, Dependencia, y Restricciones

Supuestos: Prevenir circunstancias alternas que pudieran afectar el perfecto funcionamiento de la implementación del Sistema de Gestión de Cobros (SGC). Cobertura de los requerimientos funcionales y no funcionales de que dispondrá nuestro sistema.

Dependencias: Para la creación de nuestro sistema debemos tener acceso total a las informaciones de la cartera de clientes de nuestros usuarios.

• Contar con servidores de alta capacidad (8 teras)
• La realización de este proyecto dependerá de la contratación del personal capacitado para la instalación y posterior capacitación del usuario.
• este proyecto dependerá de la eficiente implementación de un software de gestión.

Restricciones: El sistema solo se instalará en el departamento de contabilidad de la empresa, los permisos de aplicación de pagos los tendrá el encargado departamental, los descuentos solo se aplicarán a casos que tengan más de 2 años de apoderamiento en la cartera de clientes…………..

1.4  Referencias

• Cartera de clientes
• Entrevista con los empleados

1.5 Definiciones y Acrónimos

SGC: Sistema de Gestión de Cobros.

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