Preparación De Pedidos

1. PREPARACION DE PEDIDOS

Es un conjunto de tares y manipulaciones destinadas a extraer y a acondicionar exactamente aquellas cantidades de productos que satisfacen las necesidades de los clientes manifestadas a través de los pedidos.

Al hablar de las cantidades exactas, nos referimos al hecho que estas cantidades deben ser entregadas de acuerdo a los requerimientos del cliente o a la oferta de servicio, en cuanto a la mínima unidad de despacho por cada una de las referencias, y a las condiciones en cuanto a la unidad de entrega.

Un esquema de la preparación de pedidos podría ser el siguiente:

Donde la operación de recepción de pedidos, comprende la forma en como la organización define las formas en que llegaran los pedidos de los clientes y el como estos serán ingresados al sistema de información.

La operación de generación de pedidos es la forma en como los pedidos de los clientes serán presentados al CEDI, para que este efectué el alistamiento y el despachos de los mismos. Esta presentación de la información puede ser en forma escrita (utilización de una orden de despacho), o en forma digital (utilización de una Terminal portátil, en la cual al mismo tiempo que se alista el pedido de va descargando el inventario).

Las operaciones de Picking, Packing y Etiquetado, en lo posible deben ser ejecutas de manera simultanea, y en estas se realiza el alistamiento del pedido como tal, en la cual la persona encargada de esta operación se desplaza de una posición de almacenamiento a otra alistando y acondicionando exactamente las cantidades solicitadas por el cliente en el pedido.

Otra de las actividades claves dentro del proceso de alistamiento de un pedido es la elaboración del documento soporte para la legalización de la salida de las cantidades alistadas del inventario. Este documento puede ser una remisión, una orden de despacho y/o una factura.

La actividad de verificación consiste en hacer una comprobación de las cantidades alistadas vrs las cantidades solicitadas vrs las cantidades descargadas del sistema, es recomendable que esta actividad sea realizada una vez se efectué el descargue de la mercancía del inventario ya que en la tarea de digitación existe una alta probabilidad de cometer errores.

Factores que determinan la recogida de Pedidos.

a. El Pedido: Este factor se refiere a la cantidad de pedidos que llegan al CEDI en una unidad de tiempo, y a la composición diferente de cada pedido lo cual genera que los recorridos que se efectúan al CEDI sean todos diferentes.

b. El Surtido: El proceso de recolección de pedidos se hace mucho más complejo y demorado a medida que aumentan el número de referencias que se manejan en el CEDI. No es lo mismo efectuar la preparación de un pedido para un surtido de 10 referencias, que para un surtido de 100 referencias.

c. Las líneas por pedidos: A mayor sea el número de líneas por cada pedido mayor será el tiempo y la complejidad para efectuar la preparación de pedidos.

d. La rotación de los productos: Entendemos por rotación la frecuencia con que un producto es solicitado en diferentes pedidos, lo que se debe buscar es que aquellos productos que tengan una alta rotación sean ubicados en la zonas con más fácil acceso y lo más cerca posible a las zonas de salida.

e. Las unidades Logísticas: A medida que la unidad de despacho se acerca a la unidad de consumo, se hace mucho más difícil el proceso de preparación de pedidos, en especial la parte del paking, ya que la unidad de almacenamiento de que se partiría seria la unidad suelta, dificultando con esto la elaboración de la unidad de despacho.

Flujos en la recogida de Pedidos.

Al evaluar o diseñar un sistema de recolección de pedidos es importante analizar los flujos de los diferentes elementos que se mueven dentro de un CEDI, con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios de la Distribución en planta:

• Principio de la integración de conjunto (Hombres, Materiales y Maquinaria)

• Principio de la mínima distancia recorrida, a igualdad de condiciones, es siempre la mejor distribución la que permita recorrer la distancia más corta.

• Principio de la circulación, la distribución debe ordenar las áreas de trabajo de modo que cada operación este en el mismo orden o secuencia del proceso.

• Principio del espacio cúbico, máxima utilización del espacio horizontal y vertical.

• Principio de la seguridad, garantizar la protección del producto y del personal.

Los elementos que se mueven dentro del proceso de recolección de pedidos son los materiales, la información y las personas.

a. Flujo de Materiales: El movimiento de los materiales dentro de la recogida de pedidos puede ser analizado de dos formas:

• Recogida Estática: Las unidades de carga no serán movidas durante el desarrollo de la composición del pedido, la recogida se realiza en la ubicación de la unidad de almacenamiento. Esta recogida también es conocida como “HOMBRE HACIA LA MERCANCIA”.

• Recogida Dinámica: Las unidades de carga son extraídas de su ubicación y transportadas a un lugar fijo de composición de pedidos.”MERCANCIA HACIA EL HOMBRE”.

b. Flujo de Información: Cuando hablamos de información nos referimos a la manera en como los pedidos son recibidos y programados para su alistamiento. La forma en como se puede procesar esta información es:

• En Batch: Para este método se establecen horas determinadas del día para efectuar un corte con los pedidos recibidos hasta ese momento, programando su despacho de acuerdo a algún criterio como la urgencia, el orden de llegada, el tipo de cliente, la zona o región de la ciudad o el país, o cualquier otro criterio.

• En Real Time: En este método los pedidos son procesados inmediatamente son recibidos, como el caso de los despachos a domicilio en una pizzería.

El criterio de selección para uno de estos métodos es básicamente la promesa de servicio efectuada por la empresa a los clientes, o por el tipo de producto que se maneja en el CEDI.

c. Flujo de Personas: El flujo de personas esta delimitado por la manera en como estas recorren las diferentes ubicaciones donde se encuentran

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