PROCESAMIENTO DE PEDIDOS

PROCESAMIENTO DE PEDIDOS

INTRODUCCION

El procesamiento de los pedidos es un paso importante dentro de una serie de procesos que llevan directamente la generación de ingresos. Y la forma en que su empresa los gestione dice mucho de ella.

Tradicionalmente, muchos llegan por fax, y su procesamiento puede ser un proceso costoso, manual y engorroso. Pero si pudiera procesar los pedidos con rapidez, eficacia y de la forma correcta, siempre, no solo generaría ingresos con más rapidez, sino que también potenciaría una mayor satisfacción de los clientes, que llevaría a que se estos pedidos se repitieran.

La tramitación de pedidos es una operación rápida en la que participan muchos empleados, departamentos y transacciones críticas. Hay que detectar y agilizar los pedidos urgentes. Podría ser necesario dirigir los pedidos complejos a personal especializado. Los clientes quieren saber cuándo se han recibido sus pedidos, si se están tramitando o se están cumplimentando. Pero los procesos que relacionados con ellos, como las auditorías y el tratamiento de los comentarios del cliente, a menudo son manuales.

ACTIVIDADES DEL CICLO DE PEDIDO

Nuestra empresa utiliza el sistema de comunicación compuesto como método de comunicación para el pedido; dicho sistema lo conforma el cliente mas una transmisión electrónica por lo cual tendrá una transmisión total equivalente a una llamada telefónica, fax, intercambio electrónico de datos o utilizando un sitio WEB.

Nuestro procesamiento de pedidos está representado por el número de actividades incluidas en el ciclo del pedido del cliente, específicamente incluyen:

1) La preparación

2) La transmisión

3) La entrada

4) El surtido

5) El informe sobre el estado del pedido.

Preparación del pedido: se refiere a las act5ividades de recopilar información necesaria sobre los productos y servicios deseados, así como la requisición formal de los productos que se vayan a comprar. Puede incluir:

• Un vendedor apropiado

• Llenar un formato de pedido

• Determinar la disponibilidad de existencia

• Comunicar por teléfono la información de un pedido al empleado

Esta actividad se ha beneficiado mucho de la tecnología electrónica ya que la tecnología está eliminando la necesidad de llenar manualmente los formularios de pedidos.

Transmisión del pedido: Incluye transferir la solicitud del pedido, desde su punto de origen hasta donde puede manejarse su entrada. Cabe destacar que la transmisión del pedido puede hacerse de dos formas: manual y electrónica.

Las transferencias electrónicas de información en sus diversas formas, como telefónica de intercambio electrónico de datos, y comunicación por satélites son las más rápidas.

Entrada del pedido: se refiere a las muchas tareas que tiene lugar antes de efectuar el levantamiento real del pedido, estas incluyen:

1. Comprobación de la precisión de la información del pedido

2. Comprobación de la disponibilidad de los artículos solicitados

3. Preparación de la documentación de órdenes atrasadas, o de cancelaciones.

4. Comprobación del estado de crédito del cliente

5. Transcripción de la información

6. Facturación

Esta etapa se ha beneficiado mucho de la tecnología, ya que ahora existen los códigos de barra, lectores ópticos y computadoras han incrementado sustancialmente la productividad de esta actividad.

Surtido del pedido: se representa por las actividades físicas requeridas para:

• Adquirir los artículos

• Empacar los artículos para el envío

• Programar el envío para su entrega

• Preparar la documentación para el envío

El proceso de surtido, bien sea de las existencias disponibles o desde su producción añade tiempo al ciclo del pedido en proporción directa con el tiempo requerido para el surtido del pedido, el empaque o la producción.

Informe sobre el estado del pedido: esta etapa se asegura de que se le suministre un buen servicio al cliente, manteniéndolo informado de cualquier retraso en el procesamiento del pedido de entrega.

El centro de información mantiene a los servidores de internet y ayuda con la planeación central de cantidades de pedidos y la habilidad de despacharlos a tiempo.

IMG: Ciclo de pedido del cliente

REGLAS DE PRIORIDAD QUE MANEJAMOS

1. Primero en ser recibido, primero en ser procesado.

2. Tiempo más corto de procesamiento.

3. Numero especificado de prioridad.

4. Primero los pedidos mas pequeños, menos complicados.

5. Fecha de entrega más próxima.

FACTORES QUE AFECTA EL TIEMPO DE PROCESAMIENTO DEL PEDIDO

- La selección del hardware y de los sistemas de procesamiento de los pedidos, representa solo una parte de las consideraciones del diseño.

- Prioridades del procesamiento: a lo pedido de alta prioridad pueden darle procesamiento preferente, en tanto que los pedidos de baja prioridad pueden guardarse para procesamiento posterior.

- Procesamiento paralelo versus secuencial: es cuando un gerente de venta revisa una copia, mientras en otro lado se realiza las actividades de transcripción y comprobación del crédito, para reducir el tiempo del procesamiento.

- Acumulación de

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