Sistemade control de informacion para un supermercado “Кetal”

UNIVERSIDADMAYORDE SANANDRÉS FACULTADDE CIENCIASPURASY NATURALES CARRERA DEINFORMÁTICA

PROYECTO

SISTEMADE CONTROL DE INFORMACION PARA UN SUPERMERCADO “KETAL”

POSTULANTE: Univ. FERNANDO TORREZ MONASTERIOS

TUTOR: Msc.

LAPAZ - BOLIVIA

2014

RESUMEN

En la actualidad las tecnologías de comunicación, sistemas de información y la Internet están en su apogeo, lo que implica que cualquier persona para comunicarse, informarse, etc. ya no necesita ir hasta donde se almacena la información requerida, basta con tener acceso al servidor del supermercado donde puede realizar su consulta, de tal manera que se le facilita mucho la obtención de información, por tal motivo que el supermercado ketal tiene la necesidad de implementar un sistema de Información Académico que facilite las funciones que desempeñan los administrativos de la supermercado y la obtención de información oportuna.

De tal manera que el presente proyecto se orienta en solucionar los problemas del supermercado, que se constituye en una red de servicios al consumidor y servicios afines

Con la implementación del Sistema de Información, se ayudará a desempeñar las funciones de los administrativos implicados en todas las áreas, para ello se considera los siguientes puntos importantes : la inscripción de usuarios nuevos en el supermercado, el control de pago y módulos libres, realizar un historial del cliente y usuarios en toda la trayectoria en el supermercado, un registro de ingresos y egresos, reportes informativos que ayuden a la supermercado a conocer el rendimiento, para los administrativos..

1.INTRODUCCIÓN

Un supermercado es un establecimiento comercial urbano que vende bienes de consumo en sistema de autoservicio entre los que se encuentran alimentos, ropa, artículos de higiene, perfumería y limpieza. Estas tiendas pueden ser parte de una cadena, que puede tener más sedes en la misma ciudad, estado, país. Los supermercados generalmente ofrecen productos a bajo precio. Para generar beneficios, los supermercados intentan contrarrestar el bajo margen de beneficio con un alto volumen de ventas.

Los clientes que entran a un supermercado generalmente lo recorren con un carrito o cesta, en el cual van guardando los productos que desean comprar. Los productos están distribuidos por secciones: ultramarinos, alimentos frescos, alimentos congelados, bebidas, etc. Éstas a su vez se organizan en pasillos clasificados por su naturaleza (galletas, cereales, frutas, carnes, etc). El cliente realiza el pago en cajas que se encuentran situadas generalmente en las salidas del establecimiento

Actualmente en Bolivia existen supermercados que brindan servicios de venta en diferentes productos y para lograr sus objetivos que muchas de ellas optan por sujetarse al avance tecnológico para optimizarlas funciones que desempeñan.

El presente proyecto se enfoca en solucionar los problemas del supermercado de “ketal”,

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVOS GENERALES

Desarrollar un Sistema Para Control de Inventario, Venta, facturación, Generación de

Datos Comerciales, planillas de sueldo para el supermercado “KETAL”

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Control de las ventas realizadas por cada una de los funcionarios.

Desplegar información útil a nivel gerencial para la toma de decisiones

El sistema debe almacenar in formación relevante de los proveedores de la empresa.

Se podrá consultar, adicionar, eliminar y modificar los datos de todos los funcionarios

De la organización, además de conocer sus salarios y labores respectivas.

Se podrá consultar, adicionar, eliminar y modificar los datos de todos los productos

Para determinar en mejor forma la falta de determinados productos.

Llevar la bitácora exacta de productos que entran y salen del almacén y del supermercado, para determinar en mejor forma la falta de determinados productos en almacén.

Agilizar los procesos de ventas, tanto en el estado de recibir los pedidos como en el pago del mismo.

El sistema de ventas deberá almacenar todos los datos respectivos a la venta, entre ellos se puede detallar la fecha de la transacción, los productos vendidos, el valor total, funcionario que realizo, mesa en la cual fue atendido, etc.

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3.1 ANTECEDENTES

El supermercado “Ketal” es una supermercado dedicada a la venta al público de todo tipo de artículos de la mejor calidad , para la ciudadanía ,los cuales son adquiridos directamente de los proveedores ,las ventas, la facturación ,y los inventarios de dicha supermercado y también del depósito a la sala de ventas y planillas de sueldo.

Los artículos son adquiridos por medio de pedidos a los proveedores mediante un formato que contiene los datos principales de los artículos que se solicitan al proveedor cuando alguno de los artículos del catálogo de productos se agotado en el supermercado ketal o cuando los artículos existentes en el inventario no son suficientes para cubrir algún pedido del cliente . El problema principal es que , debido a errores del personal al momento de llenar el formato del pedido, en muchos casos la información incluida no coincide con la cantidad y marcas de los productos que llegan al supermercado ketal , lo cual hace que la entrega se retrase y esto ocasiona quejas y malestar por parte de los clientes.

Actualmente en el supermercado tanto en almacén como en los ambientes del supermercado, el inventario se lleva a cabo registrando las salidas y entradas en una bitácora y posteriormente realizando un conteo de los productos existentes en ambas, para el final comparar el resultado obtenido del conteo con el de la bitácora, la empresa lleva a cabo el inventario cada 30 días .

La problemática surge debido a que en la mayoría de las veces ,no coincide el inventario lógico ,el obtenido de los totales registrados en la bitácora, con el físico ,el obtenido del conteo directo de los artículos existentes en almacén y en supermercado ketal , y al final y al final cuando el administrador desea conoces el resultado del inventario , se deben consultar uno a uno los registros de entrada y salida en la bitácora para encontrar el error lo cual implica demasiado tiempo, y generalmente el problema se debe a ,la duplicidad de registros o al extravió de estos artículos.

Actualmente dentro del supermercado no existe ningún proceso automatizado , por lo cual el proyecto toma los procesos manuales y los automatiza desde cero .

En la actividad de venta de productos , existen distintos procesos que abarcan varios funcionarios con variadas actividades que solo tienen una meta en común ,producir un solo servicio : venta de productos .Cada uno de estos procesos es cuidadosamente monitoreado, debido a que la incorrecta manipulación de los productos puede perjudicar al cliente y por consecuencia al negocio

Las actividades del supermercado están divididas en 4 procesos principales:

1. Entrada de productos: Las compras de producto se realizan de forma manual quedando como registros las facturas y boletas almacenadas en archivadores.

Internamente solo se chequea visualmente la cantidad de producto restante en almacén cada producto para la venta es diferente debido a las variaciones de clima en la ciudad de la paz, no así algunos productos como por ejemplo el pan.

A continuación se muestra los archivos o registros que maneja la institución en almacenes que nos será útil apara empezar a diseñar la parte de almacenes e inventarios:

2. Venta de productos: posteriormente el proceso de venta y atención del cliente dentro del supermercado, debido a que los clientes llegan al mismo en gran número de horarios específicos, se debe realizar con la mayor rapidez posible.

**** Cabe destacar que además de la venta tradicional (dentro del supermencado), existe la venta de productos a domicilio. Este ultimo tipo de venta debe tener contemplado los tiempos de traslado y localización en donde se encuentra el cliente.*****

3. Preparación del producto: El los productos son retirados de los estantes por los clientes, se coloca en el carrito al finalizar la adquisición de productos se va a las mesas de facturación.

4. Cancelación de la compra: A continuación se detalla el proceso de entrega de boleta al cliente, que se realiza de dos formas:

El cliente cancela directamente en la caja registradora en efectivo y tarjeta de debito

Todos los procesos detallados requieren de una coordinación muy grande, debido a que existe una gran cantidad de clientes en determinados momentos, caso contrario si se produce una descoordinación, afectara los tiempos de respuesta hacia el cliente. A continuación se identifico un proceso inicial de los que pasa en el supermercado que es rutinario

FIGURA 1Diagrama Interacción Entidad Sistema

3.1.1 Definiciones de problemas

En algunos

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