Sistemas De Informacion Documental

INFORMATICA EMPRESARIAL

NRC: 14742

TUTOR:

ING. JENNY CONSTANZA DIAZ HERRERA

ALUMNO:

HEILER ANDRES GROSSO MOTTA

ID: 000418809

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

CONTADURIA PÚBLICA

VILLAVICENCIO (META)

MAYO 2015

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL

Definición:

Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad y objetivo. La combinación de recurso humano especializado, fuentes de información y máquinas, que trabajan para optimizar la recopilación, almacenamiento, recuperación y procesamiento de datos, y posteriormente los convierten en información que las personas aprovecharán para generar conocimiento. Entendidos como el conjunto de personas, máquinas y procedimientos que transforman la información documental y bibliográfica en una información que se puede identificar, buscar, localizar, recuperar, acceder, evaluar y usar para la toma de decisiones.

Características:

1. Debería transferir siempre la dosis precisa de información que se necesitara, ni más ni menos.

2. Debería presentar la información en un lenguaje que el usuario final maneje y comprenda.

3. Que brinde información pertinente para la toma de decisiones.

4. Que ofrezca la información en el soporte que indique el usuario, y sin que deba incurrir a altos costes monetarios (o mejor aún, que sea gratis).

5. El sistema debería transferir la información en un tiempo corto de respuesta.

6. Debería entregar la información en el lugar que deseara el usuario (por ejemplo, la oficina o el domicilio particular).

Ventajas:

• Rapidez y acceso inmediato

• Acceso instantáneo a toda la documentación.

• Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo.

• Resolución del problema de localización.

• Control total sobre la documentación e información.

• Información compartida entre diferentes usuarios.

• Fácil y rápida distribución o envío de documentos.

Ahorro material

• Ahorro en impresión de documentos (fotocopias, copias impresas,...).

• Eliminación de desplazamientos.

• Ahorro de espacio físico.

Seguridad y fiabilidad

• Custodia de alta seguridad para documentos de gran valor o confidencialidad.

• Sustitución de documentos impresos por réplicas electrónicas.

• Evita la duplicidad de documentos.

Desventajas:

• Factor económico, la aplicación de este tipo de sistemas conlleva una inversión monetaria importante.

• Las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una computadora o un servidor si los protocolos de seguridad están por debajo del nivel aceptable

• Hay que definir planes de redundancia (es decir, siempre hay que almacenar la información en servidor de respaldo secundario que esté ubicado a distancia) para poder recuperar los datos en caso de robo, incendio o inundación.

• Riesgo de violar alguna ley u otros reglamentos de rastreabilidad y resguardo de la información.

Beneficios de la sistematización de la información:

El principal beneficio es el progreso de las sociedades, utilizándola para la toma de decisiones.

La frase la información

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