Teoría De Excel

Planillas de cálculos Microsoft Excel

Así como el procesador de textos es una herramienta diseñada sobre todo para el procesamiento de palabras, la planilla de cálculo lo es básicamente para la manipulación de números.

La forma tradicional de trabajar, tanto en contabilidad empresarial como en cualquier otro entorno profesional o personal, consistía en escribir, en una hoja de papel, tablas en que los conceptos contabilizados se disponen en filas y columnas de cifras y con las que se realizaban distintas operaciones aritméticas cuyo resultado se anotaba en otra parte de la tabla. Se enfrenta a esta manera de trabajar el profesor analizando las notas de sus alumnos, el arquitecto preparando un cálculo de materiales, el director de proyectos controlando el uso de los recursos disponibles, el controlador de un almacén actualizando los datos de existencia, el director de cualquier institución elaborando sus presupuestos.

Las hojas de cálculo son las herramientas idóneas para la manipulación, operación, estructuración y representación de datos numéricos.

En la actualidad constituyen una herramienta sumamente útil para la resolución de problemas adaptables a una gran variedad de áreas o disciplinas.

Su utilización se extiende a:

• La realización de cálculos sobre la base del desarrollo de fórmulas

• La creación de gráficos, a partir de los datos introducidos en la planilla

• La gestión de la información, mediante la aplicación de los elementos básicos de una base de datos: ordenar, localizar, seleccionar, etc.

Para ingresar a Excel: Inicio → Programas → Microsoft Excel

Los archivos con los que se trabaja en Excel, se llaman Libro, un Libro contiene una o más hojas de cálculo, aunque soportan hasta 255 hojas,

Los libros tendrán el nombre que el usuario le designe y una extensión que la establece Excel, que será siempre .XLS.

La hoja de cálculo es el área de trabajo del usuario. Las hojas de Excel están divididas por columnas (verticales) y por filas (horizontales).

Cada columna tiene un título que es alfabético y cada fila se identifica con un número, existen en Excel 256 columnas por 65.536 filas.

La intersección de estas filas y columnas forman áreas llamadas celdas dentro de las cuales se colocaran los datos a utilizar, cada una de las celdas se reconoce por su dirección formada por la letra de la columna seguida por el número de la fila a la que pertenece, es decir, que escribimos los datos dentro de las celdas y nos referimos a ellos mediante las coordenadas de ubicación. Por ejemplo: (A1- B1- A2 -B2).

Para poder introducir un dato en una celda, la misma debe estar activa.

Se denomina celda activa a aquélla en la que estamos ubicados; podemos identificarla por estar recuadrada con un borde grueso. Al momento de ingresar a Excel, la celda activa es la A1.

Durante nuestro trabajo habitual en la planilla deberemos cambiar la localización de la celda activa, para lo cual podemos pulsar las teclas direccionales ←, ↑, →, ↓. O bien ubicar el puntero del mouse sobre la celda y dar clic.

Pantalla de Excel

Está compuesta por la Barra de Titulos, Barra de Menús, Barra de herramientas estándar, Barra de formato, Cuadro de nombres, Barra de Fórmulas, Filas, Columnas y Barra de Estado.

En una nueva hoja de cálculo, todas las celdas están vacías. Cada celda puede contener un solo dato o una sola fórmula que deben ser introducidas por el usuario.

Para introducir un dato, debe activarse la celda correspondiente, escribir el dato y presionar la tecla Enter o las teclas de desplazamiento.

En una celda se pueden ingresar:

• Etiquetas

• Números

• Fórmulas

• Funciones

Se llaman etiquetas a los símbolos que se utilizan para denominar conceptos que entre a formar parte de la hoja de cálculo. Se trata normalmente de texto y con él no se puede operar. Su única misión es comentar el significado de las cifras que aparecen en otras celdas.

Las cifras con las que pueden realizarse operaciones matemáticas constituyen los números.

Las expresiones matemáticas que permiten calcular cifras se les denomina fórmulas. Las fórmulas van precedidas por el signo =.

Una función es una fórmula que está predefinida y que puede activarse mediante el Asistente de funciones o tecleándola.

En el ingreso de datos las palabras se alinean a la izquierda y los números a la derecha.

Fórmulas

En una planilla, además de los datos, se pueden introducir fórmulas, que permiten establecer relaciones entre las celdas.

Una fórmula es una expresión que combina datos con operadores para determinar el contenido de una celda. Los operadores especifican el tipo de relación que se desea realizar con los operandos.

Hay tres tipos de operadores: aritmético, de comparación y de texto.

Los operadores aritméticos más comunes son: +, -, *, /, % y ^ (suma, resta, multiplicación, división, porcentaje y potenciación).

Los operadores de comparación son: =, >, <, >=, >=, <>. Se utilizan para comparar dos expresiones y generan el valor lógico verdadero o falso.

El operador de texto & (concatenación) une dos datos de tipo texto y de tipo numérico. Por ejemplo si el contenido de la celda A10 es “El resultado de la suma total es:” y el contenido de la celda B10 es un número que me indica cuanto es la suma, por ejemplo 12.500. La concatenación de A10&B10 da como resultado: “El resultado de la suma total es: 12500”.

Se debe tener en cuenta que las fórmulas siempre se escriben en la celda donde se desea el resultado, que se calcula al presionar la tecla Enter.

Para que el

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